Fiskus wydaje ostatnimi czasy pozytywne stanowisko, które pozwala aby wydatki na poprawę kondycji pracowników ujęte zostały w kosztach podatkowych. Poniżej prezentujemy przegląd stanowiska organów podatkowych w tym zakresie wraz z najważniejszymi tezami kluczowymi dla pracodawców.
Wydatki na poprawę kondycji pracowników - czy ma związek z działalnością?
Każdy wydatek, który potencjalnie ma zostać zaliczony do kosztów podatkowych działalności gospodarczej, musi być rozpatrywany w kontekście art. 22 ust. 1 ustawy o PIT.
Zgodnie z tym przepisem kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów, winien, w myśl powołanego przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:
- pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub ze źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu;
- nie znajdować się na liście wydatków nieuznanych za koszty uzyskania przychodów wymienionych w art. 23 ust. 1 ww. ustawy;
- być właściwie udokumentowany.
Analizując możliwość zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych, należy mieć na uwadze przesłanki celowości oraz racjonalności ponoszenia wydatku. W kwestii celowości wydatku należy mieć na względzie, że dany wydatek musi być ponoszony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodu. W rezultacie musi wystąpić związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy wydatkiem a prowadzoną działalnością gospodarczą.
Nie ma przy tym znaczenia, czy dany wydatek przyniósł oczekiwany skutek w postaci osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła. Istotne jest, czy w momencie jego ponoszenia podatnik mógł – obiektywnie oceniając – oczekiwać takiego efektu.
Należy przy tym podkreślić, że obowiązek jednoznacznego wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a przychodem uzyskanym z działalności, zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła tego przychodu, każdorazowo spoczywa na podatniku.
Organy podatkowe akceptują występowanie takiego związku pomiędzy przychodami pracodawcy a wydatkami ponoszonymi na poprawę kondycji fizycznej pracowników. W takim wypadku mamy do czynienia z tzw. kosztami pracowniczymi.
Pojęcie to obejmuje przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników, ale może obejmować również inne wydatki ponoszone na rzecz pracowników.
Ponoszone przez pracodawcę świadczenia na rzecz pracowników są kosztem uzyskania przychodów pracodawcy, niezależnie od tego, czy podstawą ich wypłaty jest Kodeks pracy, wydane na jego podstawie przepisy wykonawcze, układ zbiorowy pracy czy też regulamin pracy, chyba że przepisy w sposób wyraźny taką możliwość ograniczają lub wyłączają.
Ponadto wydatki na poprawę kondycji pracowników wpływają na większą motywację pracowników oraz atrakcyjność oferty zatrudnienia, co przekłada się na zwiększenie przychodów pracodawcy.
Pracownik utrzymujący dobrą kondycję fizyczną jest wydajniejszy, pracuje szybciej, popełnia mniej błędów (albo w ogóle ich nie popełnia), jest potencjalnie mniej konfliktowy, ma lepszy kontakt z zespołem. Potraktować należy taki wydatek za w pełni uzasadniony, wpisujący się ponadto w filozofię propagowania zdrowego stylu życia (zarówno w kontekście zdrowia fizycznego, jak i psychicznego) – pismo z 13 lutego 2023 roku wydane przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (0111-KDIB1-1.4010.777.2022.2.SG).
Natomiast w interpretacji z 14 lutego 2023 roku (0111-KDIB1-3.4010.870.2022.2.ZK) możemy przeczytać, że wydatki na poprawę kondycji pracowników służą zarówno samym pracownikom, jak i w sposób pośredni pracodawcy – zmniejszają ryzyko spadku kreatywności, produktywności, wydajności w pracy, a tym samym polepszają zdolność pracowników do świadczenia ww. usług będących zasadniczym przedmiotem działalności gospodarczej. Tym samym programy te, w sposób pośredni, mogą przyczynić się do zwiększenia osiąganych przychodów, gdyż jej podstawowym „kapitałem” są właśnie pracownicy, którzy te przychody generują.
Na wstępie wskazaliśmy, że za koszt uzyskania przychodu można uznać każdy wydatek, który jest celowy (tzn. jest ponoszony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów) i nie został wymieniony w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT.
W kontekście rozpatrywanego problemu warto zwrócić uwagę na treść art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o PIT, gdzie podano, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
Zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt 1 Ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych pojęcie działalności socjalnej oznacza usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.
Jednakże wydatki na poprawę kondycji fizycznej pracowników nie mogą być traktowane jako „świadczenie socjalne”, o których mowa w art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o PIT. Opisane świadczenia są bowiem całkowicie niezależne od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej poszczególnych pracowników, a więc nie spełniają definicji wydatków na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
W konsekwencji w przypadku wydatków na poprawę kondycji fizycznej pracowników wyłączenie z kosztów, o którym mowa w art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o PIT, nie znajdzie zastosowania.
Jak klasyfikować wydatki na poprawę kondycji pracowników?
Na ogół przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie poniesione racjonalnie uzasadnione wydatki, poza enumeratywnie wskazanymi w ustawie, związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Mogą to być więc koszty bezpośrednio lub pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodu.
Koszty bezpośrednio związane z uzyskiwanym przychodem to wydatki, których poniesienie przyczynia się wprost do osiągnięcia konkretnych przychodów składających się na całość przychodów osiąganych przez podatnika w roku podatkowym.
Natomiast do kosztów pośrednich zalicza się wydatki, które nie mają bezpośredniego odzwierciedlenia w osiąganych przychodach, a więc takie, którym nie można przypisać konkretnego przychodu, jakkolwiek ich ponoszenie warunkuje ich uzyskanie. Kosztami takimi są więc w szczególności wydatki związane z całokształtem działalności podatnika.
Stanowisko, zgodnie z którym wydatki na poprawę kondycji pracowników stanowią koszt w działalności gospodarczej pracodawcy, należy uznać za ugruntowane. Fiskus w tym zakresie wydaje przychylne dla przedsiębiorców interpretacje, wskazując na prawidłowość takiego stanowiska.
