Błędy w informacji VAT-UE - na co uważać?

Przedsiębiorcy współpracujący z kontrahentami z terytorium Unii Europejskiej są zobowiązani do zarejestrowania się do VAT-UE niezależnie od tego, czy na terenie kraju są czynnymi podatnikami VAT czy też są z niego zwolnieni. Rejestracja do VAT-UE i dokonywanie unijnych transakcji wiążą się z obowiązkiem składania informacji podsumowujących VAT-UE. Artykuł opisuje główne błędy w informacji VAT-UE. Dowiedz się, na co uważać!

Kiedy składać VAT-UE?

Informacja podsumowująca VAT-UE nie jest deklaracją rozliczeniową, a, jak sama nazwa wskazuje, podsumowującą przeprowadzone transakcje unijne - ale nie wszystkie. VAT-UE składają czynni podatnicy VAT, posiadający aktywny numer VAT-UE, jeśli w trakcie okresu rozliczeniowego dokonali:

  • wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT),

  • wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT)

  • wewnątrzwspólnotowej sprzedaży usług.

Ponadto VAT-UE składają również m.in. podatnicy zwolnieni z VAT przy wewnątrzwspólnotowej sprzedaży usług, dla których stosuje się art. 28b.

W informacji podsumowującej nie wykazuje się importu usług.

VAT-UE składa się:

  • w wersji papierowej - do 15 dnia miesiąca po miesiącu lub kwartale, w którym doszło do którejś z wymienionych transakcji lub

  • w wersji elektronicznej - do 25 dnia miesiąca po miesiącu lub kwartale, w którym doszło do którejś z wymienionych transakcji.

Zwróć uwagę na właściwą wersję druku

W internecie z łatwością można znaleźć informację VAT-UE, już nie tylko w darmowej wersji do pobrania, ale i z możliwością wypełniania online. Podatnicy powinni jednak zwrócić szczególną uwagę na to, czy trafili na aktualny druk, bowiem w niektórych przypadkach może okazać się, że dana wersja już dawno nie obowiązuje.

W większości przypadków aktualizacje druków podatkowych to drobne zmiany, niemniej złożenie informacji VAT-UE na nieaktualnym formularzu skutkować może tym, że urząd uzna, że nie została ona złożona w ogóle. Organy podatkowe akceptują wyłącznie obowiązujące wersje informacji podsumowującej (chyba że przepisy przewidują tzw. okres przejściowy, czyli stosowanie przez krótki czas starych druków).

W takich sytuacjach aby mieć pewność co do prawidłowości druku warto szukać ich na rzetelnych serwisach podatkowych.

Informacje kwartalne nie zawsze możliwe

Co do zasady podatnicy mogą sami zdecydować, za jakie okresy składają informacje podsumowujące - miesięczne czy kwartalne. Decydując się na kwartalne składanie VAT-UE, należy jednak pilnować określonych limitów transakcji unijnych, ponieważ po ich przekroczeniu podatnik będzie zobowiązany do składania miesięcznych informacji.

Podatnicy składający informacje VAT-UE za okresy kwartalne będą zobowiązani do zmiany sposobu składania na okres miesięczny, jeżeli:

  1. całkowita wartość wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów a także dostaw realizowanych w transakcjach trójstronnych przez drugiego podatnika w łańcuchu dostaw -  bez podatku od wartości dodanej - przekroczyła w danym kwartale kwotę 250 000 zł lub

  2. całkowita wartość wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów, bez podatku przekroczyła w danym kwartale kwotę 50 000 zł,

Uwaga!

Transakcja trójstronna to sprzedaż, która odbywa się pomiędzy trzema różnymi podmiotami, natomiast fizycznie towar przekazywany jest wyłącznie pomiędzy pierwszym a ostatnim z podmiotów. Każdy z nich musi być zidentyfikowany na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Przykład 1.

Francja zamówiła w Polsce produkty produkowane przez Niemcy. Polska zamówiła towary w Niemczech, a następnie odsprzedała go Francji, przy czym towar został wysłany bezpośrednio z Niemiec do Francji.

Według zasad ogólnych po stronie Niemiec jest to wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów opodatkowana stawką 0% (z zachowaniem ustawowych warunków), natomiast dla Polski (drugiego podatnika w łańcuchu dostawy) to wewnątrzwspólnotowe nabycie niezależnie od tego, że produkty zostały bezpośrednio wysłane do Francji.


W obu wymienionych przypadkach limity liczone są osobno, ale już przekroczenie jednego z nich  skutkuje obowiązkiem składania VAT-UE za okresy miesięczne i dotyczy on wszystkich transakcji unijnych (bez importu usług, którego co do zasady nie wykazuje się na VAT-UE).

Błędy w informacji VAT-UE - nieprawidłowa wartość WNT

Jednym z często pojawiających się błędów jest wykazanie WNT (wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów) w kwocie brutto (łącznie z VAT należnym) lub ujęcie nieprawidłowej podstawy opodatkowania WNT.

Podstawą opodatkowania WNT jest kwota, którą nabywca musi zapłacić za zakupiony towar (cena nabycia, lub gdy taka nie istnieje, koszt wytworzenia). W skład tej kwoty wchodzą:

  • podatki, cła opłaty i inne należności związane z nabyciem towarów, z wyjątkiem podatku VAT,

  • prowizje, koszty opakowania, transportu, ubezpieczenia pobieranych przez dostawce od podmiotów dokonujących wewnątrzwspólnotowego nabycia.

Brak kodu państwa przed NIP

W przypadku transakcji zagranicznych z krajami UE przedsiębiorcy powinni pamiętać o tym, że NIP (zarówno ich, jak i kontrahenta) powinien być poprzedzony określonym kodem państwa (tzw. prefiks polskiego podatnika to PL, niemieckiego - DE, a włoskiego - IT itp.). Oznacza on, że dany podatnik jest zarejestrowany jako podatnik VAT-UE, a transakcję rozlicza się na zasadach wewnątrzwspólnotowych.

To, czy kontrahent faktycznie jest zarejestrowany do celów VAT-UE, można sprawdzić w systemie VIES, który informuje o aktywności numeru VAT-UE. Jeżeli kontrahent nie posiada aktywnego numeru VAT-UE, sprzedaż należy co do zasady rozliczyć według krajowych przepisów (tj. stosuje się polską stawkę VAT).

Jeżeli na fakturze nie zostanie umieszczony prefiks kraju przed NIP, a zagraniczna firma w rzeczywistości jest zarejestrowana do VAT-UE i wszystkie niezbędne formalności są dopełnione (np. posiadanie dokumentów wywozu przy WDT), brak kodu państwa przed NIP kontrahenta to po prostu pomyłka techniczna, którą sprzedawca może poprawić za pomocą faktury korygującej dane formalne.

Informacja podsumowująca VAT-UE a deklaracje rozliczeniowe VAT

Wartości WDT i WNT ujęte w informacji podsumowującej powinny być równe wartościom tych samych transakcji wykazanych w deklaracjach rozliczeniowych - VAT-7 lub VAT-7K. Kwoty WDT i WNT w informacji VAT-UE wpisuje się w kwocie netto. Ewentualne różnice w kwotach mogą wynikać z zaokrągleń i nie powinny przekraczać łącznie kilkunastu złotych.

W przypadku wewnątrzwspólnotowego świadczenia usług wartości mogą się różnić ze względu m.in. na ustalenie miejsca opodatkowania usług oraz naliczenie w odrębny sposób VAT w deklaracjach. Zasadniczo jednak wartości świadczonych usług ujętych na VAT-UE nie będą wyższe niż wartości wskazane w deklaracjach rozliczeniowych - VAT-7, VAT-7K lub VAT-7D.