Dowód wewnętrzny - do czego służy i co można nim dokumentować?

Wydatki przedsiębiorcy - zgodnie z rozporządzeniem w sprawie prowadzenia KPiR - mogą zostać udokumentowane m.in. poprzez fakturę, rachunek lub dowód wewnętrzny. Do czego służy dowód wewnętrzny i jak prawidłowo go wystawić - dowiesz się z treści poniższego artykułu.

Dowód wewnętrzny - do czego służy?

Podstawowym dokumentem księgowym jest faktura. Jednak nie każdy wydatek może być udokumentowany poprzez wystawienie tego dokumentu. W Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów z dnia 26 sierpnia 2003 r. uwzględniono sytuacje, w których nie jest potrzebny zewnętrzny dokument zakupu. Niektóre transakcje, dla których nie jest wymagana faktura można zaksięgować do KPiR poprzez wystawienie dowodu wewnętrznego.  

Zgodnie z § 14 ust. 2 wspomnianego rozporządzenia podatnik jest upoważniony do wystawienia dowodu wewnętrznego w następujących okolicznościach:
  • zakup, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych lub zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na ubój zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;
  • zakup od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0),
  • wartość produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika,
  • zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych,
  • koszty diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących,
  • zakup od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych,
  • wydatki związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele,
  • opłaty sądowe i notarialne,
  • opłaty skarbowej uiszczanej znakami tej opłaty do dnia 31 grudnia 2008 r.;
  • wydatki związane z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

Jak prawidłowo wystawić dowód wewnętrzny?

Dowód wewnętrzny jest dokumentem księgowym, który stanowi podstawę do rozliczenia w KPiR. Dokument należy sporządzić w języku polskim, a jego treść musi być zrozumiała i pełna.

Wystawiony prawidłowo dowód wewnętrzny (DW) powinien zawierać takie informacje jak:

  • data wystawienia,
  • podpis osoby, która bezpośrednio dokonała wydatku,
  • nadany nr dokumentu.

W przypadku wydatków osoba, która dokonuje zakupu powinna określić nazwę towarów oraz ilość, cenę jednostkową i wartość. W pozostałych przypadkach należy określić wysokość kosztu.