Kasy fiskalne - co należy o nich wiedzieć?

Od początku 2015 roku obowiązuje nowe rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 04.11.2014 roku dotyczące zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kasy fiskalnej. Rozporządzenie określa zmiany odnośnie podmiotów objętych obowiązkiem prowadzenia kas fiskalnych. Regulacje te znacznie zawęziły grupę zwolnionych z prowadzenia kas rejestrujących. Wprowadzone zmiany mają na celu zmniejszenie skali nadużyć oraz ułatwienie pracy organów sprawdzających, a także wzrost dochodów budżetowych. Jacy przedsiębiorcy powinni mieć w swoich firmach kasy fiskalne? Jak można je wprowadzić? Podpowiadamy! 

Kasy fiskalne - obowiązek ewidencji

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kasy fiskalnej.

Jednakże zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, jest możliwość zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej. Zgodnie z § 3.1. ust. 1 rozporządzenia, zwolnienie to dotyczy podatników, u których obrót zrealizowany na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym kwoty 20 000 zł. Natomiast w przypadku podatników rozpoczynających w roku podatkowym dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli obrót z tego tytułu nie przekroczył, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności, kwoty 20 000 zł.

Oczywiście z tego zwolnienia nie mogą korzystać wszyscy przedsiębiorcy. Na mocy ustawy zwolnień nie stosuje się w stosunku do:

  1. dostawy

    1. gazu płynnego,

    2. części do silników,

    3. silników spalinowych wewnętrznego spalania stosowanych do napędu pojazdów,

    4. nadwozi pojazdów silnikowych,

    5. naczep, przyczep oraz kontenerów,

    6. naczep, przyczep oraz innych pojazdów bez napędu mechanicznego,

    7. akcesoriów i części pojazdów silnikowych,

    8. silników spalinowych tłokowych wewnętrznego spalania, głównie stosowanych w motocyklach,

    9. sprzętu telekomunikacyjnego, telewizyjnego oraz radiowego, za wyjątkiem lamp elektronowych, części aparatów i urządzeń do operowania obrazem i dźwiękiem oraz anten,

    10. sprzętu fotograficznego, za wyjątkiem akcesoriów, wyposażenia oraz części,

    11. wyrobów z metali szlachetnych lub z domieszką tych metali,

    12. zapisanych oraz niezapisanych nośników danych cyfrowych,

    13. wyrobów przeznaczonych jako paliwa silnikowe bez względu na symbol PKWiU,

    14. wyrobów tytoniowych, napojów alkoholowych o zawartości powyżej 1,2% oraz mieszanek napojów niealkoholowych z piwami, gdzie zawartość alkoholu nie przekracza 0,5%, bez względu na symbol PKWiU, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,

    15. perfum oraz wód toaletowych, za wyjątkiem towarów dostarczanych na pokładach samolotów.

  1. świadczenie usług:

    1. przewozów pasażerskich w komunikacji samochodowej, za wyjątkiem przewozów wymienionych w poz. 15 i 16 załącznika do rozporządzenia,

    2. przewozu osób oraz bagażu taksówkami,

    3. naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów,

    4. wymiany kół oraz opon,

    5. badania oraz przeglądy techniczne pojazdów,

    6. opieki medycznej lekarzy i lekarzy dentystów,

    7. prawniczych, z wyłączeniem usług określonych w poz. 28 załącznika do rozporządzenia,

    8. doradztwa podatkowego,

    9. związanych z wyżywieniem, stosowanych przez stacjonarne placówki, sezonowo oraz catering,

    10. fryzjerskich, kosmetycznych oraz kosmetologicznych.

Założenie działalności w trakcie trwania roku podatkowego

Zwolnieniu z posiadania kasy fiskalnej podlegają podmioty, których obrót na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności lub rolników ryczałtowych w poprzednim lub bieżącym roku nie przekroczył 20 000 zł.

W przypadku, gdy firma rozpoczyna swoją działalność w trakcie roku, nie musi od pierwszego dnia rejestrować sprzedaży (wyjątkiem są sklepy sprzedające artykuły objęte akcyzą oraz elektronika). Na wdrożenie do systemu kas przedsiębiorca ma dwa pełne miesiące kalendarzowe od dnia pierwszej sprzedaży.

Przykład 1.

Jeśli firma została założona 19 marca, a pierwsza sprzedaż zanotowana została 23 marca, przedsiębiorca ma obowiązek stosować kasę fiskalną od 1 czerwca, gdyż muszą upłynąć dwa pełne miesiące. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby posiadać kasę fiskalną przed upływem tego czasu.

Na mocy rozporządzenia do zwolnienia podmiotowego z obowiązku ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej do limitu obrotu nie wlicza się sprzedaży środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji, a także sprzedaży nieruchomości. W tym wypadku przedsiębiorca ma jednak obowiązek wystawienia faktury dokumentującej to zdarzenie gospodarcze.

Nieterminowe zastosowanie kasy fiskalnej

Za niedostosowanie się przedsiębiorców do terminów wdrażania kasy fiskalnej Ministerstwo Finansów przewidziało sankcje. Zgodnie z art. 111 ust. 2 ustawy o VAT, dla przedsiębiorców, którzy mają obowiązek zainstalować kasę fiskalną, a nie zostanie to zrobione w ustalonym terminie, przewidziane są kary skarbowe lub utracą oni prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę stanowiącą równowartość 30% kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług.

Należy pamiętać, że kasy fiskalne muszą być wdrożone w terminie - opóźnienie uniemożliwia uzyskanie zwrotu kosztów poniesionych na jej zakup.

Kasy fiskalne a sprzedaż internetowa

Przy sprzedaży internetowej podatnik ma obowiązek wystawienia faktury, jeżeli nabywcą jest podmiot prowadzący działalność gospodarczą lub paragon w przypadku sprzedaży na rzecz osób prywatnych. Oczywiście na żądanie klienta sprzedawca ma obowiązek wystawienia faktury do paragonu. W związku z tym sprzedawca ma obowiązek rejestracji sprzedaży na kasie fiskalnej, gdy sprzedaż przez internet jest skierowana do osób fizycznych nieprowadzących działalności, po przekroczeniu limitu zwolnienia z kasy fiskalnej.

Wyjątek stanowi sytuacja, gdy sprzedaż przez internet jest wyłącznie wysyłkowa, przy czym wszystkie wpłaty trafiają na konto bankowe sprzedawcy. Także z ewidencji i dowodów wpłat, które dokumentują zapłatę jednoznacznie można stwierdzić jakiej czynności dotyczy zapłata oraz na rzecz kogo została dokonana. Jeśli przedsiębiorca spełnia te warunki, wówczas dalej może korzystać ze zwolnienia z ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej.

Należy jednak pamiętać, że każda sprzedaż na rzecz osób prywatnych będzie dokonywana za pomocą płatności gotówkowej, wówczas musi być ona zarejestrowana na kasie fiskalnej.

Targowisko a posiadanie kasy fiskalnej

Targowiska są w dalszym ciągu bardzo popularnym miejscem zawierania transakcji kupna sprzedaży, zwłaszcza w małych miejscowościach. W wielu przypadkach przy zakupie towaru w takich miejscach nie dostaje się dowodu zakupu. Podmioty te również objęte są obowiązkiem posiadania kasy fiskalnej, jeśli ich obroty przekraczają 20 000 zł. W wielu przypadkach dochody są zaniżane w celu uniknięcia obowiązku posiadania kasy. Mimo że nie otrzymuje się dowodu zakupu, towary zakupione na targowiskach podlegają gwarancji, wystarczy że świadek potwierdzi, że dokonaliśmy danej transakcji.

Kasy fiskalne - obowiązki informacyjne oraz fiskalizacja

Posiadanie kasy fiskalnej związane jest również z obowiązkiem jej zgłoszenia oraz fiskalizacją. Przedsiębiorca ma obowiązek dokonać wszystkich formalności do dwóch miesięcy od momentu przekroczenia limitu do zainstalowania i prowadzenia ewidencji na  kasie fiskalnej. Działania te można ująć w trzech krokach:

  1. zgłoszenie liczby i miejsca użytkowania kas fiskalnych,

  2. fiskalizacja kasy fiskalnej,

  3. zgłoszenie kasy.

Krok 1.

Przed rozpoczęciem użytkowania kasy fiskalnej należy zgłosić do naczelnika urzędu skarbowego informację na ten temat. W zgłoszeniu należy określić liczbę kas, jaką będziemy wykorzystywać w naszej działalności oraz wskazać miejsca użytkowania kas.

Krok 2.

Fiskalizacja, czyli przygotowanie i przystąpienie do użytkowania kasy fiskalnej w trybie fiskalnym. Jest to czynność jednorazowa, lecz konieczna. Czynności te muszą być dokonywane w obecności serwisanta. W terminie 7 dni od zakończenia fiskalizacji zarówno serwisant, jak i przedsiębiorca muszą zgłosić ten fakt do urzędu skarbowego.

Krok 3.

Po otrzymaniu niezbędnych dokumentów naczelnik urzędu zobowiązany jest do nadania kasie numeru ewidencyjnego. Jest to numer indywidualny, przypisany do konkretnego urządzenia, podatnik ma obowiązek w sposób trwały umieść ten numer na kasie.

Należy pamiętać, że tylko przestrzeganie terminów oraz zasad instalowania kas daje możliwość do skorzystania z ulgi na zakup kas. W przypadku posiadania większej liczby kas limit dotyczy każdej kasy z osobna. W celu uzyskania zwrotu wymagane jest:

  • posiadanie dowodu zakupu,

  • do naczelnika US został złożony pisemne zgłoszenie o liczbie zakupionych kas oraz miejscu ich użytkowania,

  • zgłoszenie informacji do US o instalacji kasy fiskalnej,

  • rozpoczęcie ewidencji nastąpiło w wyznaczonych ramach czasowych.

Ulga na zakup kasy może obniżyć podatek VAT należny w przypadku czynnych płatników VAT, jeżeli taki wychodzi do zapłaty albo podatnik może otrzymać zwrot na konto bankowe. W przypadku zwolnienia z podatku VAT zwrot za zakup kasy przelewany jest na konto bankowe podatnika, po napisaniu oświadczenia o zwrot wydatków na zakup kasy fiskalnej. Zwrot ten nie może sięgać 90% wartości zakupionej kasy, lecz nie może przekraczać 700 zł, zarówno dla podatników czynnych, jak i zwolnionych z podatku VAT.