Poradnik Przedsiębiorcy

Kasa fiskalna - wszystko co warto wiedzieć

Obowiązek stosowania kas fiskalnych co do zasady dotyczy wszystkich przedsiębiorców dokonujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Natomiast ustawodawca przewidział szereg zwolnień z posiadania kasy fiskalnej, a także wskazał rodzaje działalności, które bezwzględnie muszą korzystać z kasy fiskalnej. Czy kasa fiskalna jest niezbędna w działalności? Wszystko o kasie fiskalnej - przeczytaj w naszym artykule! 

Podmioty zobowiązane do stosowania kasy fiskalnej

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2018 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących wskazuje rodzaje działalności, które bezwzględnie zobowiązane są do stosowania kasy fiskalnej.

Obowiązek rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej występuje wówczas, gdy podatnik dokonuje na rzecz osób fizycznych oraz rolników ryczałtowych dostaw:

  1. gazu płynnego,
  2. części do silników (CN 8409 91 00 i 8409 99 00),
  3. silników do napędu pojazdów i motocykli (CN ex 8407, ex 8408 20),
  4. nadwozi do pojazdów silnikowych (CN 8707),
  5. przyczep i naczep (CN 8716 10, 8716 31 00, ex 8716 39, 8716 40 00); kontenerów (CN 8609 00),
  6. części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego (CN 8716 90),
  7. części i akcesoriów do pojazdów silnikowych [(CN ex 8708 z wyłączeniem 8708 21, 8708 29, 8708 95), (CN ex 9401 90 80)] (z wyłączeniem motocykli), to jest do: ciągników; pojazdów silnikowych do przewozu dziesięciu lub więcej osób z kierowcą; samochodów i pozostałych pojazdów silnikowych przeznaczonych zasadniczo do przewozu osób, włącznie z samochodami osobowo-towarowymi (kombi) oraz samochodami wyścigowymi; pojazdów silnikowych do transportu towarów; pojazdów silnikowych specjalnego przeznaczenia innych niż te zasadniczo przeznaczone do przewozu osób lub towarów (na przykład pojazdów pogotowia technicznego, dźwigów samochodowych, pojazdów strażackich, betoniarek samochodowych, zamiatarek, polewaczek, przewoźnych warsztatów, ruchomych stacji radiologicznych),
  8. silników spalinowych tłokowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych w motocyklach (PKWiU 30.91.3),
  9. komputerów, wyrobów elektronicznych i optycznych (PKWiU ex 26 i ex 27.11),
  10. sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego (PKWiU ex 26.70.1),
  11. wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwanej dalej "ustawą",
  12. zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych,
  13. wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na symbol PKWiU,
  14. wyrobów tytoniowych (CN 2401, 2402, 2403), napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2% oraz napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5%, bez względu na kod CN, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,
  15. perfum i wód toaletowych (CN 3303 00 10, 3303 00 90), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów;

Bezwzględny obowiązek stosowania kas fiskalnych dotyczy także świadczenia usług:

  1. przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji, z wyłączeniem przewozów wymienionych w poz. 15 i 16 załącznika do rozporządzenia,
  2. przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami,
  3. naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów (w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania),
  4. w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,
  5. w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów,
  6. w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, z wyłączeniem usług świadczonych przez osoby wymienione w poz. 48 załącznika do rozporządzenia,
  7. prawniczych, z wyłączeniem usług określonych w poz. 27 załącznika do rozporządzenia,
  8. doradztwa podatkowego,
  9. związanych z wyżywieniem (PKWiU ex 56.10, PKWiU 56.21*), PKWiU 56.29, PKWiU ex 56.30), wyłącznie:
    1. świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz
    2. usług przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (catering),
  10. fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych,
  11. kulturalnych i rozrywkowych - wyłącznie w zakresie wstępu na przedstawienia cyrkowe,
  12. związanych z rozrywką i rekreacją - wyłącznie w zakresie wstępu do wesołych miasteczek, parków rozrywki, na dyskoteki, sale taneczne.

Limit zwolnienia z obowiązku stosowania kasy fiskalnej

Jak stanowi wyżej wspomniane rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów, przedsiębiorcy mogą skorzystać ze zwolnienia z posiadania kasy fiskalnej ze względu na nieprzekroczenie limitu obrotów.

Z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej zwolnieni zostali podatnicy, u których obrót na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym kwoty 20 000 zł.

Natomiast w przypadku podatników, którzy rozpoczęli prowadzenie działalności w poprzednim roku podatkowym mogą oni skorzystać ze wspomnianego zwolnienia, jeśli z tytułu dokonywanej sprzedaży osiągnięty obrót nie przekroczył w proporcji do okresu wykonywania działalności w poprzednim roku podatkowym kwoty 20 000 zł.

Przykład 1.

Podatnik, który rozpoczął działalność 20 października 2020 roku, dokonał pierwszej sprzedaży na rzecz osoby fizycznej 25 października 2020 roku. Ile wynosi limit obrotów uprawniający do skorzystania ze zwolnienia z kasy fiskalnej?

Kwota limitu: 20 000 zł

Liczba dni prowadzenia sprzedaży pozostała do końca roku: 67

Liczba dni w roku podatkowym: 365

20 000 zł x (68 dni/365 dni) = 3 715,85 zł

Po przekroczeniu limitu w kwocie 3 715,85 zł podatnik będzie zobowiązany do zainstalowania kasy fiskalnej.

Sprzedaż wysyłkowa a kasa fiskalna

Zgodnie z punktem 36 załącznika do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.12.2018 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, zwolnieniu z kasy podlega dostawa towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi), jeżeli dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za dostawę towarów za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem). Ponadto z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę musi jednoznacznie wynikać, jakiej konkretnie czynności dotyczyła dostawa i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres).

Innymi słowy, podatnik, który dokonuje sprzedaży wysyłkowej w celu skorzystania ze zwolnienia z kasy fiskalnej, musi spełnić łącznie poniższe warunki:

  • każda zapłata musi być otrzymana za pośrednictwem poczty, banku czy też spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej,

  • podatnik musi prowadzić ewidencję bądź posiadać dowody zapłaty, z których wynika, kto jest nabywcą towaru oraz co jest przedmiotem transakcji.

Ulga na zakup kasy fiskalnej

Podatnicy zobowiązani do posiadania kasy fiskalnej mogą skorzystać z ulgi na jej zakup.

Zgodnie z art. 111 ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy, u których:
1) powstał obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i którzy w obowiązujących terminach rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, o których mowa w ust. 6a,
2) nie powstał obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i którzy rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, o których mowa w ust. 6a, oraz dotychczas nie używali kas rejestrujących lub kas, o których mowa w art. 145a ust. 1, do prowadzenia ewidencji sprzedaży
- mają prawo do odliczenia od podatku należnego kwoty wydanej na zakup każdej z kas rejestrujących, w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł, a w przypadku gdy kwota ta jest w okresie rozliczeniowym wyższa od kwoty podatku należnego, mają prawo do zwrotu ich różnicy na rachunek bankowy podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, lub do odliczenia od podatku należnego tej różnicy za następne okresy rozliczeniowe, pod warunkiem że zakup kas rejestrujących nastąpił nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji.

Podatnik może dokonać odliczenia ulgi na zakup kasy w JPK_V7 składanym za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczął ewidencjonowanie na niej sprzedaży lub w kolejnych okresach rozliczeniowych.

Ulga na zakup kasy fiskalnej dla nievatowców

Przedsiębiorca, który nie jest czynnym podatnikiem podatku VAT i został zobowiązany do ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej, może ubiegać się o zwrot za zakup kasy fiskalnej, poprzez złożenie wniosku do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

Urząd skarbowy dokonuje zwrotu kwoty należnej podatnikowi na rachunek bankowy podatnika bądź na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem.

Zgodnie z art. 111 ust. 5 ustawy o VAT:

"W przypadku gdy podatnicy, o których mowa w ust. 4, wykonują wyłącznie czynności zwolnione od podatku lub są podatnikami, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9, urząd skarbowy dokonuje zwrotu kwoty określonej w ust. 4 na rachunek bankowy podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, w terminie do 25. dnia od dnia złożenia wniosku przez podatnika."