Księga przychodów i rozchodów – must-know

Obowiązki związane z prowadzeniem księgi przychodów i rozchodów, czyli jakie znaczenie ma dzisiaj remanent w przedsiębiorstwie.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nakłada obowiązek prowadzenia ksiąg podatkowych. Dotyczy to zasadniczo osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich wykonujących działalność gospodarczą.

Wskazane podmioty zobowiązane są prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, chyba że wysokość ich przychodów przekroczy określoną w przepisach prawa kwotę albo gdy same zdecydują się na prowadzenie ksiąg rachunkowych.

 Sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, szczegółowe warunki, jakim powinna odpowiadać ta księga oraz szczegółowy zakres obowiązków związanych z jej prowadzeniem, w celu umożliwienia wykorzystania tej księgi jako dowodu pozwalającego na określenie zobowiązań podatkowych w prawidłowej wysokości zostały określone w akcie prawnym rangi rozporządzenia. 

Zasady związane z prowadzeniem księgi przychodów i rozchodów 

Ustawa narzuca reguły prowadzenia księgi. Podstawowymi zasadami jest prowadzenie księgi rzetelnie i w sposób niewadliwy. Jednocześnie za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia, według ustalonego wzoru księgi i zgodnie z objaśnieniami do wzoru księgi. Natomiast księga jest rzetelna, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. A ponadto, gdy: 

1. niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym organ podatkowy stwierdził te błędy, lub

2. brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie księgi, lub

3. błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny, lub

4. podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez organ podatkowy lub w terminie, w którym podatnikowi przysługuje uprawnienie do skorygowania deklaracji na podstawie art. 62 ust. 4 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej, lub

5. błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada dowody księgowe potwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej: 

• wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

• datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

• przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

• podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

• oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Podmiot prowadzony księgi zobowiązany jest do dokonywania zapisów w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów. 

Jeśli wystąpiły błędy w dowodach księgowych można je poprawiać, przy zachowaniu określonej procedury. Procedura korekty błędów zakłada wyłącznie skreślenie niewłaściwie napisanego tekstu lub liczby, w sposób pozwalający odczytać tekst lub liczbę pierwotną i wpisanie tekstu lub liczby właściwej. Poprawka dokonana w dowodzie księgowym jest potwierdzana datą i podpisem osoby dokonującej poprawki. Należy jednak pamiętać, że do poprawy błędów wobec dowodów księgowych, nie stosuje wspomnianych zasad, na mocy innych przepisów istnieje zakaz dokonywania jakichkolwiek poprawek, także w stosunku do dowodów obcych. Dowody obce mogą być poprawione przez wystawienie i przesłanie kontrahentowi dowodu korygującego (noty). Dowody własne zewnętrzne przesłane uprzednio kontrahentowi mogą być poprawione tylko przez wystawienie dowodu korygującego (noty).

Remanent w przedsiębiorstwie 

Popularnie znany remanent określany jest również jako inwentaryzacja lub jako spis z natury. 

 Podatnicy są zobowiązani do sporządzenia i wpisania do księgi spisu z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów, na dzień 1 stycznia, na koniec każdego roku podatkowego, na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego, a także w razie utraty w ciągu roku podatkowego prawa do opłacania podatku na podstawie ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz. U. z 2019 r. poz. 43, 1495, 1649 i 2200), zmiany wspólnika, zmiany proporcji udziałów wspólników lub likwidacji działalności.

 Sporządzanie inwentaryzacji rządzi się pewnymi prawami, podobnie jak prowadzenie całych ksiąg, wymaga się aby spis został sporządzony w sposób staranny i trwały oraz zakończony i zaopatrzony w podpisy osób uczestniczących w spisie.

 Co do zasady wymaga się, aby spis obejmował: imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy), datę sporządzenia spisu, numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury, szczegółowe określenie towaru jednostkę miary, ilość stwierdzoną w czasie spisu, cenę w złotych i groszach za jednostkę miary, wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową, wartość wynikającą z przemnożenia ilości innych składników przez ich cenę jednostkową, łączną wartość spisu z natury. Pod koniec spisu należy umieścić specjalne oświadczenie „Spis zakończono na pozycji ...", które należy podpisać. Podpisują spis osoby dokonujące spisu oraz właściciel zakładu (wspólnicy).

 Dla uproszenia prowadzenia spisu, przy pewnych specyficznych branżach przyjęto, że w przypadku księgarń i antykwariatów księgarskich w spisie można wskazywać jedną pozycje wydawnictwa o tej samej cenie, bez względu na nazwę i nazwisko autora, z podziałem na książki, broszury, albumy i inne. W przypadku działalności kantorowej przyjęto, że spisem z natury należy objąć niesprzedane wartości dewizowe, a z kolei w przypadku działów specjalnych produkcji rolnej - spisem z natury należy objąć niezużyte w toku produkcji materiały i surowce oraz ilość zwierząt według gatunków z podziałem na grupy.

 Jeśli podatnik ma jakieś towary w dniu sporządzenia spisu, które znajdują się poza zakładem podatnika, wówczas spis z natury obejmuje również te towary.

Wycena towarów i materiałów na stanie 

Dokonując wyceny materiałów i towarów handlowych należy dokonać jej według cen zakupu lub nabycia albo według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia. Jeśli mamy do czynienia z półwyrobami (półfabrykatami), wyrobów gotowych i braków własnej produkcji wycenia się je według kosztów wytworzenia.

W przypadku odpadów użytkowych, które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową, należy je wycenić według wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania.

Przy działalności usługowej i budowlanej produkcję niezakończoną wycenia się według kosztów wytworzenia, z tym że nie może to być wartość niższa od kosztów materiałów bezpośrednich zużytych do produkcji niezakończonej.

Produkcję zwierzęcą objętą spisem z natury wycenia się według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, z uwzględnieniem gatunku, grupy i wagi zwierząt.

Wartość spisu z natury, należy pomniejszyć o kwotę, o którą podatnik zmniejszył koszty uzyskania przychodów lub zwiększył przychody, jeżeli zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów związane było z zaliczeniem do kosztów uzyskania przychodów wydatków dotyczących towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów (półfabrykatów), produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów, objętych tym spisem. Pomniejszenia dokonuje się o tę część kwoty zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów, która przypada na towary handlowe, materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze, półwyroby (półfabrykaty), produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady, objęte tym spisem.

W ciągu 14 dni od sporządzenia remanentu należy go wycenić. Przedsiębiorcy mają na to czas maksymalnie.

Znaczenie remanentu w prowadzonej działalności 

Inwentaryzacja to mozolny i czasochłonny proces, dlatego trudno oczekiwać, że przedsiębiorcy cieszą się, kiedy zmuszeni są przez przepisy ustawy do jej przeprowadzenia. Tym bardziej, że dla wielu z nich jest to spore przedsięwzięcie organizacyjne, niektórzy zamykają się na ten czas dla swoich klientów, inni zatrudniają dodatkowych pracowników. 

Remanent stanowi jednak kopalnię wiedzy na temat przedsiębiorstwa, w szczególności dotyczy to wiedzy w zakresie stanów magazynowych lub ewentualnych brakach produktów. Wiedza ta oczywiście ma przełożenie na ustalenie faktycznego dochodu firmy w danym roku podatkowym.

Ponadto, wiedza na temat materiałów i towarów, pozwala uporządkować informacje o tym, które produkty się sprzedają a co mniejsze zbycie lub w ogóle odbiorcy nie są zainteresowani danym produktem.

Podstawa prawna

1. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1387, z późn. zm.).

2. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, Dz.U.2019.2544.

Materiał opracowany przez zespół „Tak Prawnik”.

Właścicielem marki „Tak Prawnik” jest BZ Group Sp. z o.o.