Poradnik Przedsiębiorcy

Powered by

wFirma.pl

Poznaj
niezbędne narzędzia
do zarządzania
Twoją firmą!

Dostępne
na wszystkie
platformy

Apple Windows Android BlackBerry

Księga przychodów i rozchodów - wszystko o jej prowadzeniu

Księga przychodów i rozchodów - co warto wiedzieć?

Podatkowa księga przychodów i rozchodów prowadzona jest w ramach uproszczonej księgowości w celu ewidencjonowania bieżących operacji gospodarczych.  Na podstawie dokonanych w niej zapisów dokonuje się ustalenia zobowiązania podatkowego.

Na mocy Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów obowiązkowi temu podlegają: osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, spółki cywilne i spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie nieprzekraczające dochodu netto w wysokości 1 200 000 euro. Obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zależny jest również od wybranej formy opodatkowania. Podmioty, które wybrały opodatkowanie na zasadach ogólnych (tj. według skali lub liniowo) są zobligowane do jej prowadzenia, natomiast podmioty, które wybrały opodatkowanie w formie karty podatkowej lub ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych są z tego zwolnione.  

Do właściwego urzędu skarbowego, ze względu na adres zamieszkania, należy zgłosić fakt, że będziemy rozpoczynać prowadzenie księgi, do 20 dni od jej założenia. W przypadku spółek jawnej, partnerskiej oraz cywilnej, prowadzonych przez osoby fizyczne wymagane jest, aby każdy ze wspólników złożył zgłoszenie w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na jego miejsce zamieszkania. W przypadku rozpoczynania działalności druk można złożyć razem z dokumentami w czasie rejestracji działalności.   

W przypadku powierzenia prowadzenia księgi przychodów i rozchodów biuru rachunkowemu podatnik ma obowiązek:

  • do 7 dni po zawarciu umowy z biurem rachunkowym zaktualizować wpis w CEIDG-1, zaznaczając kwadrat w poz. 21 "Dane podmiotu prowadzącego dokumentację rachunkową wnioskodawcy" i wpisując nazwę firmy prowadzącej księgowość oraz jej NIP. Następnie należy uzupełnić poz. 22 formularza, tj. "Adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej wnioskodawcy";

  • w miejscu wykonywania działalności prowadzić ewidencję sprzedaży.

Zwolnienia z obowiązku prowadzenia KPiR

W wyjątkowych sytuacjach Naczelnik Urzędu Skarbowego na wniosek przedsiębiorcy może udzielić zwolnienia z obowiązku prowadzenia księgi. Należy jednak pamiętać, że wniosek musi zostać złożony minimum 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca na jaki chcemy uzyskać zwolnienie lub 14 dni przed powstaniem obowiązku prowadzenia księgi w przypadku rozpoczęcia działalności gospodarczej. W przypadku nowo powstałych przedsiębiorstw księga przychodów i rozchodów powinna zostać założona na pierwszy dzień działalności. Każda kolejna księga przychodów i rozchodów prowadzona powinna być od 1 stycznia nowego roku podatkowego. Zwolnienia takie mogą być umotywowane rodzajem prowadzonej działalności, wiekiem czy stanem zdrowia.

Księga przychodów i rozchodów - dokonywanie zapisów

W ramach księgi wyróżniamy 16 kolumn. Ważnym aspektem jest, aby każdy zapis był prawidłowo udokumentowany.

Kolumna 1 służy do zapisu numerów porządkowych zapisów księgowych, tym samym numerem oznaczane są dokumenty, które były podstawą zapisu księgowego.

W kolumnie 2 należy wpisać datę poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu bądź datę zestawienia sprzedaży, wynikającą z dokumentu potwierdzającego zapis księgowy.

W kolumnie 3 wpisujemy numer faktury lub innego dowodu na podstawie którego dokonujemy zapisu. W przypadku gdy zapisu dokonuje się na podstawie zestawienia sprzedaży, należy podać numer zestawienia faktur.

Kolumny 4 i 5 służą do zapisu imion, nazwisk, nazw firm oraz adresów kontrahentów, jeśli transakcje te potwierdzone są dokumentami, w przypadku przychodu ze sprzedaży na podstawie dziennych zestawień sprzedaży oraz dowodów wewnętrznych kolumn tych się nie wypełnia.

Kolumna 6 jest miejscem zapisu rodzajów wydatków i przychodów. Należy krótko opisać istotę zdarzenia gospodarczego.

W kolumnie 7 wpisuje się przychody ze sprzedaży towarów oraz usług.

W przypadku udzielania pożyczek pod zastaw (np. w lombardach) na koniec miesiąca w kolumnie tej wpisuje się kwotę stanowiącą sumę spłaconych odsetek w danym miesiącu lub różnicę między kwotą po jakiej pozyskaliśmy towar a kwotą udzielonych pożyczek.

Warto również dodać, że podatnicy prowadzący działalność kantorową w kolumnie tej wpisują miesięczną kwotę przychodu (sprzedaży wartości dewizowych) wynikającą z ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych.

Kolumna 8 służy do zapisu pozostałych przychodów np. z tytułu zbycia składników majątku, otrzymanych kar umownych, odszkodowania, różnic kursowych, odsetek na rachunku bankowym.

Kolumna 9 stanowi sumę wartości z kolumny 7 i 8.

Kolumna 10 jest miejscem zapisu zakupu materiałów oraz towarów według cen zakupu.

Podatnicy prowadzący działalność kantorową w kolumnie tej wpisują miesięczną kwotę zakupionych wartości dewizowych, wynikającą z ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych.

W kolumnie 11 wpisuje się koszty uboczne związane z zakupem materiałów czy towarów tj. koszty transportu, załadunku, wyładunku czy ubezpieczenia na drodze.

Kolumna 12 służy do zapisu wynagrodzeń brutto, które są wypłacane pracownikom zarówno w gotówce, jak i naturze. Wpis musi być dokonany w oparciu o odpowiednie dokumenty tj. listę płac czy potwierdzenie dokonania przelewu na konto pracownika, o ile nie jest wypłacane w kasie. W kolumnie tej wpisuje się również wynagrodzenia z tytułu umów o dzieło i umów zlecenie.

W kolumnie 13 wpisuje się pozostałe koszty (niewymienione w kolumnach 10-12) za wyjątkiem kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodu.  W kolumnie tej wpisuje się w szczególności takie wydatki, jak:

  • czynsz za lokal,

  • opłaty za wodę, gaz, energię elektryczną,

  • zakup wyposażenia,

  • zakup artykułów biurowych,

  • zakup paliwa,

  • koszty remontów,

  • koszty reklam.

Kolumna 14 stanowi sumę wydatków z kolumny 12 i 13.

Kolumna 15 przeznaczona jest do wpisywania innych zdarzeń gospodarczych niż w kolumnach 1-13, można również wpisywać wydatki, które odnoszą się do przyszłego miesiąca lub roku.

W kolumnie 16 należy wpisać koszty działalności badawczo-rozwojowej o których mowa w art. 26e ustawy o podatku dochodowym. Po zakończeniu roku należy zsumować te koszty.

W kolumnie 17 wpisuje się uwagi odnośnie zapisów w kolumnach 2-16. W kolumnie tej można również wpisywać pobrane zaliczki .

Po zakończeniu miesiąca dane z wszystkich kolumn za dany miesiąc należy podkreślić, a dane z kolumn 7-14 zsumować. Pod podsumowaniem danego miesiąca podatnik może wpisać sumy z poszczególnych kolumn od początku roku.

Jeżeli podatnik nie dokonuje podsumowania zapisów kolejnych miesięcy narastająco od początku roku, po zakończeniu roku podatkowego musi na oddzielnej stronie w księdze przychodów i rozchodów sporządzić zestawienie roczne. W tym celu należy wpisać do właściwych kolumn sumy z poszczególnych miesięcy i dodać je.