Księga przychodów i rozchodów - wszystko o jej prowadzeniu

Księga przychodów i rozchodów - co warto wiedzieć?

Podatkowa księga przychodów i rozchodów prowadzona jest w ramach uproszczonej księgowości w celu ewidencjonowania bieżących operacji gospodarczych.  Na podstawie dokonanych w niej zapisów dokonuje się ustalenia zobowiązania podatkowego.

Na mocy Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów obowiązkowi temu podlegają: osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, spółki cywilne i spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie nieprzekraczające dochodu netto w wysokości 1 200 000 euro. Obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zależny jest również od wybranej formy opodatkowania. Podmioty, które wybrały opodatkowanie na zasadach ogólnych (tj. według skali lub liniowo) są zobligowane do jej prowadzenia, natomiast podmioty, które wybrały opodatkowanie w formie karty podatkowej lub ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych są z tego zwolnione.  

Do właściwego urzędu skarbowego, ze względu na adres zamieszkania, należy zgłosić fakt, że będziemy rozpoczynać prowadzenie księgi, do 20 dni od jej założenia. W przypadku spółek jawnej, partnerskiej oraz cywilnej, prowadzonych przez osoby fizyczne wymagane jest, aby każdy ze wspólników złożył zgłoszenie w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na jego miejsce zamieszkania. W przypadku rozpoczynania działalności druk można złożyć razem z dokumentami w czasie rejestracji działalności.   

W przypadku powierzenia prowadzenia księgi przychodów i rozchodów biuru rachunkowemu podatnik ma obowiązek:

  • do 7 dni po zawarciu umowy z biurem rachunkowym zaktualizować wpis w CEIDG-1, zaznaczając kwadrat w poz. 21 "Dane podmiotu prowadzącego dokumentację rachunkową wnioskodawcy" i wpisując nazwę firmy prowadzącej księgowość oraz jej NIP. Następnie należy uzupełnić poz. 22 formularza, tj. "Adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej wnioskodawcy";

  • w miejscu wykonywania działalności prowadzić ewidencję sprzedaży.

Zwolnienia z obowiązku prowadzenia KPiR

W wyjątkowych sytuacjach Naczelnik Urzędu Skarbowego na wniosek przedsiębiorcy może udzielić zwolnienia z obowiązku prowadzenia księgi. Należy jednak pamiętać, że wniosek musi zostać złożony minimum 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca na jaki chcemy uzyskać zwolnienie lub 14 dni przed powstaniem obowiązku prowadzenia księgi w przypadku rozpoczęcia działalności gospodarczej. W przypadku nowo powstałych przedsiębiorstw księga przychodów i rozchodów powinna zostać założona na pierwszy dzień działalności. Każda kolejna księga przychodów i rozchodów prowadzona powinna być od 1 stycznia nowego roku podatkowego. Zwolnienia takie mogą być umotywowane rodzajem prowadzonej działalności, wiekiem czy stanem zdrowia.

Księga przychodów i rozchodów - dokonywanie zapisów

W ramach księgi wyróżniamy 16 kolumn. Ważnym aspektem jest, aby każdy zapis był prawidłowo udokumentowany.

Kolumna 1 służy do zapisu numerów porządkowych zapisów księgowych, tym samym numerem oznaczane są dokumenty, które były podstawą zapisu księgowego.

W kolumnie 2 należy wpisać datę poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu bądź datę zestawienia sprzedaży, wynikającą z dokumentu potwierdzającego zapis księgowy.

W kolumnie 3 wpisujemy numer faktury lub innego dowodu na podstawie którego dokonujemy zapisu. W przypadku gdy zapisu dokonuje się na podstawie zestawienia sprzedaży, należy podać numer zestawienia faktur.

Kolumny 4 i 5 służą do zapisu imion, nazwisk, nazw firm oraz adresów kontrahentów, jeśli transakcje te potwierdzone są dokumentami, w przypadku przychodu ze sprzedaży na podstawie dziennych zestawień sprzedaży oraz dowodów wewnętrznych kolumn tych się nie wypełnia.

Kolumna 6 jest miejscem zapisu rodzajów wydatków i przychodów. Należy krótko opisać istotę zdarzenia gospodarczego.

W kolumnie 7 wpisuje się przychody ze sprzedaży towarów oraz usług.

W przypadku udzielania pożyczek pod zastaw (np. w lombardach) na koniec miesiąca w kolumnie tej wpisuje się kwotę stanowiącą sumę spłaconych odsetek w danym miesiącu lub różnicę między kwotą po jakiej pozyskaliśmy towar a kwotą udzielonych pożyczek.

Warto również dodać, że podatnicy prowadzący działalność kantorową w kolumnie tej wpisują miesięczną kwotę przychodu (sprzedaży wartości dewizowych) wynikającą z ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych.

Kolumna 8 służy do zapisu pozostałych przychodów np. z tytułu zbycia składników majątku, otrzymanych kar umownych, odszkodowania, różnic kursowych, odsetek na rachunku bankowym.

Kolumna 9 stanowi sumę wartości z kolumny 7 i 8.

Kolumna 10 jest miejscem zapisu zakupu materiałów oraz towarów według cen zakupu.

Podatnicy prowadzący działalność kantorową w kolumnie tej wpisują miesięczną kwotę zakupionych wartości dewizowych, wynikającą z ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych.

W kolumnie 11 wpisuje się koszty uboczne związane z zakupem materiałów czy towarów tj. koszty transportu, załadunku, wyładunku czy ubezpieczenia na drodze.

Kolumna 12 służy do zapisu wynagrodzeń brutto, które są wypłacane pracownikom zarówno w gotówce, jak i naturze. Wpis musi być dokonany w oparciu o odpowiednie dokumenty tj. listę płac czy potwierdzenie dokonania przelewu na konto pracownika, o ile nie jest wypłacane w kasie. W kolumnie tej wpisuje się również wynagrodzenia z tytułu umów o dzieło i umów zlecenie.

W kolumnie 13 wpisuje się pozostałe koszty (niewymienione w kolumnach 10-12) za wyjątkiem kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodu.  W kolumnie tej wpisuje się w szczególności takie wydatki, jak:

  • czynsz za lokal,

  • opłaty za wodę, gaz, energię elektryczną,

  • zakup wyposażenia,

  • zakup artykułów biurowych,

  • zakup paliwa,

  • koszty remontów,

  • koszty reklam.

Kolumna 14 stanowi sumę wydatków z kolumny 12 i 13.

Kolumna 15 przeznaczona jest do wpisywania innych zdarzeń gospodarczych niż w kolumnach 1-13, można również wpisywać wydatki, które odnoszą się do przyszłego miesiąca lub roku.

W kolumnie 16 należy wpisać koszty działalności badawczo-rozwojowej o których mowa w art. 26e ustawy o podatku dochodowym. Po zakończeniu roku należy zsumować te koszty.

W kolumnie 17 wpisuje się uwagi odnośnie zapisów w kolumnach 2-16. W kolumnie tej można również wpisywać pobrane zaliczki .

Po zakończeniu miesiąca dane z wszystkich kolumn za dany miesiąc należy podkreślić, a dane z kolumn 7-14 zsumować. Pod podsumowaniem danego miesiąca podatnik może wpisać sumy z poszczególnych kolumn od początku roku.

Jeżeli podatnik nie dokonuje podsumowania zapisów kolejnych miesięcy narastająco od początku roku, po zakończeniu roku podatkowego musi na oddzielnej stronie w księdze przychodów i rozchodów sporządzić zestawienie roczne. W tym celu należy wpisać do właściwych kolumn sumy z poszczególnych miesięcy i dodać je.

Zasady ujmowania kosztów w księdze przychodów i rozchodów

Ujmowanie kosztów w księdze przychodów i rozchodów może się odbywać na podstawie dwóch metod:

  • metoda memoriałowa,

  • metoda uproszczona.

Ważne jest, aby pamiętać, że wybraną metodę należy stosować przez cały rok podatkowy, natomiast zgłoszenie tego faktu do urzędu nie jest konieczne. Za dzień poniesienia kosztu uznaje się co do zasady dzień wystawienia dokumentu stanowiącego podstawę ewidencji np. faktury. Jest to zasada obejmująca zarówno podatników, którzy wybrali metodę memoriałową, jak i uproszczoną.

W przypadku metody memoriałowej podstawę stanowi oddzielenie kosztów pośrednio i bezpośrednio związanych z przychodem uzyskanym w danym roku, ponieważ od tego zależy, kiedy dany wydatek będzie ujęty w księdze. Koszty w bezpośredni sposób związane z przychodem i poniesione w roku bieżącym lub następnym, ale do dnia złożenia zeznania podatkowego, powinny zostać ujęte w roku, kiedy miał miejsce odpowiadający im przychód. W przypadku kosztów pośrednich wydatki te zalicza się do kosztów w dniu wystawienia faktury. Wyjątek stanowi sytuacja, kiedy koszty dotyczą przełomu roku, w takim przypadku powinny zostać ujęte proporcjonalnie do roku podatkowego, którego dotyczą.

Przykład 1.

Bardzo dobrym przykładem może być rachunek telefoniczny wystawiony w styczniu obejmujący abonament za styczeń oraz opłatę za rozmowy z grudnia. Należy proporcjonalnie rozdzielić te koszty i przypisać je do odpowiednich miesięcy.

Zasada ta dotyczy wyłącznie faktur z przełomu roku a nie miesięcy. Jeśli faktura przykładowo dotyczy lipca i sierpnia powinna zostać wpisana do księgi według daty wystawienia widniejącej na dokumencie.

Natomiast główna zasada metody uproszczonej mówi, że wydatki wpisuje się do KPiR według daty ich poniesienia, bez względu na to jakiego okresu dotyczą. Dodatkowo przy zastosowaniu tej metody nie trzeba dzielić kosztów na pośrednio i bezpośrednio związane z przychodami. Wszystkie wydatki traktowane są tak samo.

Przykład 2.

Różnicę między obiema metodami bardzo dobrze można zobrazować na przykładzie polisy ubezpieczeniowej zawartej na dwa lata. W przypadku metody memoriałowej przedsiębiorca byłby zmuszony do podziału kosztów proporcjonalnie na lata podatkowe, których dotyczy umowa. W przypadku wyboru metody uproszczonej przedsiębiorca ma możliwość ujęcia całości kosztów według daty widniejącej na umowie.

W przypadku metody uproszczonej wyjątek stanowią składki ZUS oraz wynagrodzenia pracowników, które wpisywane są do księgi z dniem faktycznej zapłaty.  

Podatkowa księga przychodów i rozchodów jest prostą formą rozliczania zdarzeń gospodarczych i może być prowadzona we własnym zakresie, dzięki czemu jest formą bardzo często wybieraną przez przedsiębiorców.