Poradnik Przedsiębiorcy

Powered by

wFirma.pl

Poznaj
niezbędne narzędzia
do zarządzania
Twoją firmą!

Dostępne
na wszystkie
platformy

Apple Windows Android BlackBerry

Księga przychodów i rozchodów - warto wiedzieć

Księga przychodów i rozchodów jest ewidencją księgową służącą do ujmowania operacji gospodarczych w formie uproszczonej. Księguje się w niej:

  • wszelkiego rodzaju przychody (przychody ze sprzedaży, a także pozostałe przychody)

  • zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych oraz koszty uboczne związane z tymi zakupami

  • wydatki, przez które należy rozumieć wynagrodzenia, zarówno w gotówce, jak i w naturze, a także wszystkie inne wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Ponadto w KPiR od kwietnia 2016 roku wykazuje się koszty prac badawczo-rozwojowych.

Kto musi prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów?

Do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów zobligowane są:

  • osoby fizyczne, które osiągają przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej i jako formę opodatkowania przychodu wybrały zasady ogólne lub podatek liniowy,

  • spółki jawne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych, spółki partnerskie

- których przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów oraz operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyły równowartości w walucie polskiej 1 200 000 euro. Po przekroczeniu tego limitu podmioty te są zobligowane do prowadzenia pełnych ksiąg.

Kto może zostać zwolniony z prowadzenia księgi przychodów i rozchodów?

Podatnik może zostać zwolniony z prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów lub z poszczególnych czynności z zakresu prowadzenia księgi w szczególnych sytuacjach. Jak stanowi par. 7 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR należą do nich:

  • stan zdrowia oraz wiek osoby prowadzącej działalność gospodarczą,

  • rozmiar i rodzaj prowadzonej działalności.

Chcąc skorzystać z takiej możliwości, podatnik składa pisemny wniosek w urzędzie skarbowym (właściwym dla swojego miejsca zamieszkania), nie później niż 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, od którego zwolnienie to miałoby obowiązywać. W przypadku rozpoczęcia wykonywania działalności lub powstania obowiązku prowadzenia KPiR w trakcie roku podatkowego, wniosek ten należy złożyć w ciągu 14 dni od rozpoczęcia wykonywania działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi.

Jak założyć księgę przychodów i rozchodów?

Kwestia zakładania księgi przychodów i rozchodów została uregulowana w par. 10 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR. Zgodnie z jego treścią:

  • KPiR powinna zostać założona na dzień 1 stycznia roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej. Gdy istnieje obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży, również powinna być ona założona na dzień 1 stycznia roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej. Podatnik w ciągu 20 dni od momentu jej założenia ma obowiązek zgłoszenia tego faktu naczelnikowi urzędu skarbowego według miejsca swojego zamieszkania.

  • Podatnicy, którzy rozpoczynają prowadzenie działalności gospodarczej albo w poprzednim roku podatkowym korzystali ze zryczałtowanego opodatkowania podatkiem dochodowym lub prowadzili księgi rachunkowe, są zobowiązani zawiadomić w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania podatnika o prowadzeniu księgi, w terminie 20. dni od dnia jej założenia.

  • W przypadku wspólników spółki partnerskiej, spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej osób fizycznych KPiR powinna być prowadzona dla spółki, a nie oddzielnie dla każdego ze wspólników. Każdy wspólnik jest obowiązany zgłosić fakt prowadzenia książki do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla swojego miejsca zamieszkania.

Ważne!

Treść rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR jasno nawiązuje do obowiązku zgłoszenia, naczelnikowi US właściwego dla miejsca zamieszkania, założenia księgi w ciągu 20 dni. Niemniej jednak w praktyce część US nie wymaga takiego zgłoszenia, gdyż wyboru prowadzonej ewidencji dokonuje się podczas rejestracji działalności, na druku CEIDG-1.

Podatkowa księga przychodów i rozchodów prowadzona elektronicznie

Podatnik może zdecydować się na prowadzenie księgi przychodów i rozchodów w sposób elektroniczny. Zgodnie z par. 31 rozporządzenia w sprawie KPiR w przypadku prowadzenia księgi w systemie teleinformatycznym warunkiem uznania księgi za prawidłową jest:

  • określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia księgi;

  • stosowanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz umożliwiającego wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi;

  • przechowywanie zapisanych danych na informatycznych nośnikach danych, w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem, naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania lub ich modyfikacją w sposób nieuprawniony.

Ważne!

W przypadku użytkowników systemu wfirma.pl dwa pierwsze warunki są spełnione, program posiada bowiem szczegółową instrukcję obsługi oraz umożliwia niezwłoczny wgląd do wprowadzonych zapisów oraz ich wydruk zgodnie ze wzorem KPiR określonym w rozporządzeniu. Natomiast o trzeci warunek przedsiębiorca musi zadbać samodzielnie (mimo że wfirma.pl tworzy codzienne backupy), archiwizując dane np. w postaci plików pdf, jakie generowane są w systemie wfirma.pl, poza system np. na zewnętrznym dysku.

Terminy dokonywania zapisów w KPiR

Ogólne terminy księgowania w KPiR

Zapisów w księdze przychodów i rozchodów należy dokonywać na bieżąco, raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w następnym dniu.

Istnieje możliwość dokonywania przez podatnika zapisów w porządku chronologicznym w terminie do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, jeśli księga jest prowadzona przez biuro rachunkowe.