Księga przychodów i rozchodów - wszystko co warto wiedzieć!

Podatkowa księga przychodów i rozchodów jest ewidencją księgową służącą do ujmowania operacji gospodarczych w formie uproszczonej. Księguje się w niej wszelkiego rodzaju przychody (przychody ze sprzedaży, a także pozostałe przychody), zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych oraz koszty uboczne związane z tymi zakupami a także wydatki, przez które należy rozumieć wynagrodzenia, zarówno w gotówce, jak i w naturze, a także wszystkie inne wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Kto ma obowiązek prowadzić księgę przychodów i rozchodów?

Nie każdy podatnik ma możliwość prowadzenia uproszczonej księgowości w formie księgi przychodów i rozchodów. Prowadzenie KPiR dotyczy:

• osób fizycznych, które osiągają przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej i jako formę opodatkowania przychodu wybrały zasady ogólne lub podatek liniowy,
• spółek jawnych osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek partnerskich

- których przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów oraz operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyły równowartości w walucie polskiej 2 000 000 euro. Po przekroczeniu tego limitu podmioty te są zobligowane do prowadzenia pełnych ksiąg.

Kto może zostać zwolniony z prowadzenia księgi przychodów i rozchodów?

Podatnik może zostać zwolniony z prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów lub z poszczególnych czynności z zakresu prowadzenia księgi w szczególnych sytuacjach. Jak stanowi § 4 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR mogą decydować o tym uzasadnione okoliczności związane:

• ze stanem zdrowia oraz wiekiem osoby prowadzącej działalność gospodarczą,
• rozmiarem i rodzajem prowadzonej działalności.

Chcąc skorzystać z takiej możliwości, podatnik składa pisemny wniosek w urzędzie skarbowym (właściwym dla swojego miejsca zamieszkania), co najmniej 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, od którego zwolnienie to miałoby obowiązywać. W przypadku rozpoczęcia wykonywania działalności lub powstania obowiązku prowadzenia KPiR w trakcie roku podatkowego, wniosek ten należy złożyć w ciągu 14 dni od rozpoczęcia wykonywania działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi.

Jak założyć księgę przychodów i rozchodów?

Kwestia zakładania księgi przychodów i rozchodów została uregulowana w § 9 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR. Zgodnie z jego treścią księga przychodów i rozchodów powinna zostać założona na dzień 1 stycznia roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej. Gdy istnieje obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży, również powinna być ona założona na dzień 1 stycznia roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej.

Podatkowa księga przychodów i rozchodów prowadzona elektronicznie

Podatnik może zdecydować się na prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów w sposób elektroniczny. Zgodnie z § 28 ust. 1 rozporządzenia w sprawie KPiR w przypadku prowadzenia księgi w systemie teleinformatycznym warunkiem uznania księgi za prawidłową jest:

• określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia księgi;
• stosowanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz umożliwiającego wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi;
• przechowywanie zapisanych danych na informatycznych nośnikach danych, w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem, naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania lub ich modyfikacją w sposób nieuprawniony.

Terminy dokonywania zapisów w KPiR

Ogólne terminy księgowania w KPiR

Zapisów w księdze przychodów i rozchodów należy dokonywać na bieżąco, raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w następnym dniu.

Istnieje możliwość dokonywania przez podatnika zapisów w porządku chronologicznym w terminie do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, jeśli księga jest prowadzona przez biuro rachunkowe.

Terminy wykazywania przychodów w KPiR

Przychody w KPiR należy ujmować w dacie, która jest uznawana za moment powstania przychodu zgodnie z ustawą o PIT. Zgodnie z zasadą ogólną wyrażoną w art. 14 ust. 1c ustawy za datę powstania przychodu należy przyjąć dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień:

• wystawienia faktury lub
• uregulowania należności.

O szczególnych momentach powstawania przychodu na gruncie podatku dochodowego od osób fizycznych można przeczytać w artykule: Obowiązek podatkowy - wszystko co warto wiedzieć

Terminy księgowania kosztów w KPiR

Koszty uzyskania przychodów należy ewidencjonować w księdze w różnych datach, w zależności od rodzaju kosztu, o czym więcej poniżej.

Zakup towarów handlowych oraz materiałów podstawowych

Zakup towarów handlowych oraz materiałów, ewidencjonuje się w dacie wystawienia faktury, pod warunkiem że wraz z dostawą towarów przedsiębiorca otrzymuje fakturę. Jeżeli materiał lub towar handlowy został dostarczony lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury, należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału lub towaru handlowego, podając: imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału lub towaru handlowego i dokonać zapisu w księdze na podstawie opisu. Opis potwierdzany jest datą zakupu i podpisem osoby, która przyjęła towary lub materiały. Co ważne opis ten musi być przechowywany jako dowód zakupu i połączony z nadesłaną następnie fakturą. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze musi być wpisana do księgi (ewidencji) w dniu otrzymania faktury.

Koszty wynagrodzeń oraz ubezpieczeń społecznych pokrywanych przez pracodawcę

Wynagrodzenia oraz składki ZUS finansowane przez pracodawcę należy ujmować pod datą faktycznego poniesienia wydatku, czyli wypłaty lub postawienia do dyspozycji.

Pozostałe wydatki w KPiR

Sposób księgowania kosztów kwalifikowanych jako pozostałe wydatki uzależniony jest od wyboru metody księgowania kosztów:

• metoda kasowa - polega na uwzględnianiu kosztów w dacie poniesienia kosztu, tj. w dacie wystawienia dowodu księgowego;
• metoda memoriałowa - wymaga rozróżniania kosztów bezpośrednio i pośrednio związanych z osiąganym przychodem; podatnik stosujący tę metodę powinien ujmować koszty bezpośrednie w okresie, w którym powstają odpowiadające im przychody, natomiast koszty pośrednie – w dacie ich poniesienia, tj. w dacie wystawienia dokumentu księgowego stanowiącego podstawy zapisu w księdze; przy czym koszty pośrednie, które przypadają na okres przekraczający dany rok podatkowy, podlegają proporcjonalnemu podziałowi na lata podatkowe (lub miesiące), których dotyczy.

Przechowywanie księgi przychodów i rozchodów

Księga przychodów i rozchodów powinna być przechowywana w miejscu wykonywania działalności lub miejscu wskazanym przez podatnika jako siedziba.

Gdy podatnik prowadzi przedsiębiorstwo wielozakładowe, to w każdym z zakładów ma obowiązek znajdować się księga. Podatnik może prowadzić wspólną księgę dla wszystkich zakładów, pod warunkiem, że w każdym zakładzie będzie prowadzić co najmniej ewidencję sprzedaży, a w razie wykonywania działalności kantorowej - także ewidencję kupna i sprzedaży wartości dewizowych.

Wówczas jedna wspólna księga powinna znajdować się w siedzibie firmy, jednak gdy taka nie istnieje, księga może być przechowywana w jednym z zakładów.

W sytuacji, gdy podatnik powierzył prowadzenie KPiR biuru rachunkowemu, miejscem przechowywania księgi może być zarówno biuro rachunkowe, jak i miejsce wykonywania działalności lub siedziba firmy (w zależności od treści umowy).

Rzetelność i niewadliwość księgi przychodów i rozchodów

Księga przychodów i rozchodów powinna być prowadzona rzetelnie i niewadliwie. Obowiązek ten wynika z § 10 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR.

Rzetelność KPiR

Przez rzetelność KPiR należy rozumieć, że dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Ponadto księga jest rzetelna, gdy:

• niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym organ podatkowy stwierdził te błędy,
• brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie księgi,
• błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny,
• podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez organ podatkowy lub w terminie, w którym podatnikowi przysługuje uprawnienie do skorygowania deklaracji na podstawie art. 62 ust. 4 ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej,
• błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada dowody księgowe odpowiadające warunkom określonym w przepisach.

Niewadliwość KPiR

Księga przychodów i rozchodów jest niewadliwa, gdy jest prowadzona zgodnie z przepisami rozporządzenia o KPiR i objaśnieniami do wzoru księgi. Księgę uważa się za wadliwą, np. jeżeli brakuje w niej dat, występują niechronologiczne zapisy, zapisy są zaklejane czy też brakuje wszystkich danych kontrahentów.

Księga przychodów i rozchodów a zasady dokonywania zapisów

Zapisy w KPiR powinny być dokonywane w języku polskim, w polskiej walucie, ponadto w sposób czytelny, staranny i trwały. Ewidencji dokonuje się na podstawie rzetelnych i prawidłowych dowodów księgowych. Podatnik ma obowiązek kolejno ponumerować karty księgi oraz ją zbroszurować.

Księga przychodów i rozchodów a poszczególne kolumny

Aktualna wersja księgi przychodów i rozchodów składa się z 17 kolumn. Każda z nich służy ujęciu innych informacji. Zgodnie z objaśnieniami do KPiR, które wskazuje rozporządzenie w sprawie jej wprowadzenia:

Kolumna 1 Liczba porządkowa - jest przeznaczona do wpisania kolejnego numeru zapisów do księgi. Tym samym numerem należy oznaczyć dowód stanowiący podstawę dokonania zapisu.

W kolumnie 2 Data zdarzenia gospodarczego - należy wpisywać dzień miesiąca wynikający z dokumentu stanowiącego podstawę dokonywania wpisu (datę poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu albo datę zestawienia sprzedaży).

W kolumnie 3 Nr dowodu księgowego - należy wpisywać numer faktury lub innego dowodu. Jeżeli zapisów dokonuje się na podstawie dziennego zestawienia sprzedaży, należy wpisywać numer zestawienia faktur.

Kolumny 4 Imię i nazwisko (firma) i 5 Adres - są przeznaczone do wpisywania imion i nazwisk (nazw firm) oraz adresów kontrahentów (dostawców lub odbiorców), z którymi zawarte zostały transakcje dotyczące zakupu surowców, materiałów, towarów itp. lub sprzedaży wyrobów gotowych (towarów), gdy transakcje te udokumentowane są fakturami i paragonami. Kolumn tych nie wypełnia się w wypadku zapisów dotyczących przychodu ze sprzedaży na podstawie dziennych zestawień sprzedaży oraz dowodów wewnętrznych.

W kolumnie 6 Opis zdarzenia gospodarczego - należy wpisać rodzaje przychodów lub wydatków. Określenie to powinno zwięźle oddawać istotę dokonanego zdarzenia gospodarczego, np. zakup blachy, zapłata za niklowanie obręczy, wypłata wynagrodzeń za okres …….

Kolumna 7 Wartość sprzedanych towarów i usług - jest przeznaczona do wpisywania przychodów ze sprzedaży wyrobów (towarów handlowych) i sprzedaży usług.

Podatnicy prowadzący działalność kantorową w kolumnie tej wpisują miesięczną wysokość przychodu (sprzedaży wartości dewizowych) wynikającą z ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych.

Kolumna 8 Pozostałe przychody - jest przeznaczona do wpisywania pozostałych przychodów, np. przychodów z odpłatnego zbycia składników majątku, otrzymanych kar umownych, wynagrodzenia płatnika.

Kolumna 9 - Razem przychód -  jest przeznaczona do wpisywania łącznej kwoty przychodów zaewidencjonowanych w kolumnach 7 i 8.

Kolumna 10 Zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych wg cen zakupu - jest przeznaczona do wpisywania zakupu materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu.

Podatnicy prowadzący działalność kantorową w kolumnie tej wpisują miesięczną kwotę zakupionych wartości dewizowych, wynikającą z ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych.

Kolumna 11 Koszty uboczne zakupu - jest przeznaczona do wpisywania kosztów ubocznych związanych z zakupem, np. kosztów dotyczących transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze.

Kolumna 12 Wynagrodzenia w gotówce i naturze - jest przeznaczona do wpisywania wynagrodzeń brutto wypłacanych pracownikom (w gotówce i w naturze). Wynagrodzenia w naturze, jeżeli przedmiotem świadczeń w naturze są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej pracodawcy, wpisuje się według przeciętnych cen stosowanych wobec innych odbiorców, a w pozostałych przypadkach - na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia. Wpisu dokonuje się:

1. na podstawie listy płac lub innych dowodów, na których pracownik potwierdza własnym podpisem kwoty otrzymanych wynagrodzeń w gotówce i w naturze - w przypadku wypłaty wynagrodzenia w kasie,
2. na podstawie innych dowodów, np. dowodu potwierdzającego przekazanie wynagrodzenia na rachunek pracownika - jeżeli wynagrodzenie nie jest wypłacane w kasie.

W kolumnie tej ewidencjonuje się również wynagrodzenia wypłacane osobom z tytułu umów zlecenia i umów o dzieło.

Kolumna 13 Pozostałe wydatki - jest przeznaczona do wpisywania pozostałych kosztów (poza wymienionymi w kolumnach 10-12), z wyjątkiem kosztów, których zgodnie z art. 23 ustawy o podatku dochodowym nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów. W kolumnie tej wpisuje się w szczególności takie wydatki, jak: czynsz za lokal, opłatę za energię elektryczną, gaz, wodę, c.o., opłatę za telefon, zakup paliw, wydatki dotyczące remontów, amortyzację środków trwałych, składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracowników w części finansowanej przez pracodawcę, składki na ubezpieczenie wypadkowe pracowników, wartość zakupionego wyposażenia, to jest rzeczowych składników majątku, związanych z wykonywaną działalnością, niezaliczonych, zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym, do środków trwałych.

Zapisów dotyczących kosztów podróży służbowej, w tym również diet właściciela oraz osób z nim współpracujących, dokonuje się na podstawie rozliczenia tych kosztów sporządzonego na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej. Do rozliczenia należy dołączyć dowody (faktury) potwierdzające poszczególne wydatki. Jeżeli uzyskanie dowodu (faktury) nie było możliwe, pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Nie wymagają udokumentowania fakturami diety oraz wydatki objęte ryczałtem, a także koszty przejazdu własnym samochodem pracownika.

Kolumna 14 Razem wydatki - jest przeznaczona do wpisywania łącznej kwoty wydatków wykazanych w kolumnach 12 i 13.

Kolumna 15 - jest wolna. W kolumnie tej można wpisywać inne zaszłości gospodarcze poza wymienionymi w kolumnach 1-13. W kolumnie tej można również wpisywać wydatki odnoszące się do przychodów miesiąca lub roku następnego (lat następnych).

Kolumna 16 Koszty działalności badawczo-rozwojowej, o których mowa w art. 26e ustawy o podatku dochodowym - jest przeznaczona do wpisywania kosztów działalności badawczo-rozwojowej, o których mowa w art. 26e ustawy o podatku dochodowym. Po zakończeniu roku należy zsumować te koszty. W kolumnie tej należy wpisać wszystkie koszty działalności badawczo-rozwojowej, niezależnie od tego, jaka ich część będzie odliczona od podstawy opodatkowania.

Kolumna 17 Uwagi - jest przeznaczona do wpisywania uwag co do treści zapisów w kolumnach 2-16. Kolumna ta może być także wykorzystywana np. do wpisywania pobranych zaliczek, obrotu opakowaniami zwrotnymi. W kolumnie tej mogą być także ewidencjonowane przychody faktycznie przez podatnika otrzymane. W przypadku wyboru w następnym roku podatkowym opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, limit otrzymanych przychodów w poprzednim roku podatkowym w kwocie stanowiącej równowartość 25 000 euro jest - zgodnie z art. 21 ust. 1b ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne - warunkiem korzystania z kwartalnego sposobu wpłacania ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Podatnicy, o których mowa w art. 24a ust. 1a ustawy o podatku dochodowym, prowadzący księgę, wykazują przychody i związane z nimi koszty z działalności opodatkowanej podatkiem tonażowym albo zryczałtowanym podatkiem od wartości sprzedanej produkcji wyłącznie w kolumnie 17.

Po zakończeniu miesiąca wpisy dokonane w danym miesiącu należy podkreślić, a dane z kolumn 7-14 zsumować. Wynikłe z podsumowania kwoty należy podkreślić. Podatnik może pod podsumowaniem danego miesiąca wpisać w poszczególnych kolumnach sumy od początku roku do miesiąca poprzedzającego dany miesiąc i w kolejnej pozycji wpisać w poszczególnych kolumnach sumę od początku roku.

Korygowanie zapisów w KPiR

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie prowadzenia KPiR mamy dwa warianty poprawiania błędnie dokonanych zapisów:

• skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, przy czym w dalszym ciągu zapis musi pozostać czytelny, a poprawka podpisana i oznaczona datą dokonania niniejszej poprawki,
• wpisanie do księgi dowodów zawierających korekty błędnych zapisów; zapisy zmniejszające przychody bądź koszty mogą być zapisywane ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym (wówczas nie jest potrzebny znak ujemny).

Korekt zapisów w KPiR nie wolno dokonywać w żaden inny sposób, gdyż rozporządzenie dotyczące prowadzenia księgi nie przewiduje innych metod.

Księga przychodów i rozchodów a obowiązek prowadzenia dodatkowych ewidencji

Przedsiębiorcy oprócz prowadzenia księgi mają obowiązek prowadzenia dodatkowej ewidencji środków trwałych oraz w określonych przypadkach:

• ewidencji sprzedaży,
• ewidencji kupna-sprzedaży wartości dewizowych.

Ewidencja środków trwałych

Ewidencja środków trwałych służy do gromadzenia danych o posiadanych i użytkowanych przez podatnika składnikach majątku trwałego (środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych) oraz danych potrzebnych do ustalenia odpisów amortyzacyjnych stanowiących koszty uzyskania przychodów. Rozpoczęcie dokonywania odpisów amortyzacyjnych następuje w miesiącu kolejnym po miesiącu nabycia danego środka trwałego. Wyjątkiem są odpisy amortyzacyjne przy amortyzacji jednorazowej, które są wykazywane w kolumnie 13 KPiR w miesiącu przyjęcia środka trwałego do użytkowania. Amortyzacja trwa do momentu całkowitego zamortyzowania, likwidacji, zbycia, stwierdzenia niedoboru czy wycofania z działalności środka trwałego lub przekazania go na potrzeby prywatne.

Do ewidencji środków trwałych należy obowiązkowo wprowadzać te składniki majątku, których wartość początkowa przekracza kwotę 10 000 zł (netto w przypadku czynnych podatników VAT, lub brutto w przypadku podatników zwolnionych z VAT), a które:

• stanowią własność lub współwłasność podatnika,
• są kompletne i zdatne do użytku,
• będą użytkowane do celów działalności lub oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze 

- o przewidywanym okresie użytkowania dłuższym niż 1 rok.

Ewidencja środków trwałych powinna zawierać takie dane jak:

• liczba porządkowa oraz data nabycia,
• data przyjęcia do używania,
• określenie dokumentu, na podstawie którego można stwierdzić nabycie,
• określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,
• symbol KŚT (Klasyfikacja Środków Trwałych),
• wartość początkowa,
• stawka amortyzacyjna,
• wartość ulepszenia,
• zaktualizowana wartość początkowa,
• zaktualizowana kwota odpisów amortyzacyjnych,
• kwoty odpisów amortyzacyjnych za dany rok podatkowy oraz narastająco za okres dokonywania tych odpisów,
• data likwidacji środka trwałego,
• przyczyna likwidacji środka trwałego.

Ewidencja sprzedaży

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży mają:

• podatnicy dokonujący sprzedaży i świadczący usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,
• osoby, które prowadzą działalność gospodarczą wielozakładową i prowadzą jedną księgę,
• osoby, które prowadzą handel obwoźny i obnośny i nie przechowują księgi w miejscu wykonywania działalności gospodarczej,
• osoby, które powierzyły prowadzenie księgi biuru rachunkowemu.

Ewidencja sprzedaży powinna być zbroszurowana i posiadać kolejno ponumerowane karty. Prawidłowo prowadzona ewidencja sprzedaży stanowi podstawę do dokonywania zapisów w KPiR dotyczących przychodów ze sprzedaży towarów i usług (nieudokumentowanych fakturami i rachunkami).

Zapisy dokonywane są raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży w dniu następnym.

Ewidencja kupna-sprzedaży wartości dewizowych

Ewidencja kupna-sprzedaży wartości dewizowych dotyczy wyłącznie działalności kantorowej. Ewidencja ta musi być prowadzona w sposób trwały i ciągły. Obejmuje wszelkie operacje powodujące zmianę wartości dewizowych oraz waluty polskiej w kantorze. Powinna zawierać:

• kolejny numer transakcji lub operacji;
• datę zawarcia i datę realizacji transakcji lub datę przeprowadzenia operacji;
• określenie rodzaju transakcji lub operacji: kupno, sprzedaż, zasilenie kasy z rachunku bankowego, odprowadzenie z kasy na rachunek bankowy;
• sposób rozliczenia transakcji: wpłata do kasy, wypłata z kasy, wpłata na rachunek bankowy, wypłata z rachunku bankowego, rozliczenie za pośrednictwem rachunków bankowych;
• nazwę i ilość wartości dewizowych lub waluty polskiej będących przedmiotem transakcji lub operacji;
• kurs waluty i równowartość transakcji w walucie polskiej;
• cenę jednostkową oraz wartość w walucie polskiej w przypadku transakcji kupna i sprzedaży złota dewizowego lub platyny dewizowej.

Dowody księgowe stosowane przy prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów

Podatnik dokonuje wszelkiego rodzaju wpisów w KPiR przy użyciu dowodów księgowych oraz dokumentów zbiorczych. Muszą być one oznaczone numerem lub umożliwiać w inny sposób powiązanie dowodu z zapisami dokonanymi w księdze.

Wszelkiego rodzaju dowody księgowe powinny być sporządzone w języku polskim, a ich treść musi być pełna i zrozumiała. Dopuszcza się stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie wartość jest podana wyłącznie w walucie obcej, podatnik jest zobowiązany przeliczyć walutę obcą na złote po obowiązującym w dniu dokonania operacji kursie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym.

Podstawowymi dowodami księgowymi są m.in. faktury, rachunki, dokumenty celne oraz faktury korygujące oraz noty korygujące.

Zestawienie sprzedaży

Jest to dokument zbiorczy, w którym podatnik sumuje wartość wszystkich faktur sprzedaży z danego dnia. Powinien zawierać dane:

• datę sporządzenia zestawienia,
• kolejny numer zestawienia,
• numery faktur ujętych w zestawieniu (od–do),
• suma zbiorcza tych faktur,
• podpis osoby, która sporządziła zestawienie.

Raporty fiskalne

Do sporządzania dobowych oraz miesięcznych raportów fiskalnych zobowiązani są podatnicy ewidencjonujący obroty przy użyciu kas fiskalnych. Stanowią one podstawę zapisów w KPiR. Jednak zapisy te muszą być skorygowane o wartość dokonanych zwrotów (prowadzonych w oddzielnej ewidencji).

Paragony fiskalne - są dokumentem drukowanym przez kasy rejestrujące (fiskalne), które powinny być niezwłocznie wydawane nabywcy zaraz po dokonaniu transakcji. Muszą być sporządzone w języku polskim i zawierać:

• imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
• adres punktu sprzedaży lub adres siedziby podatnika,
• numer identyfikacji podatkowej podatnika (NIP),
• numer kolejny wydruku,
• datę oraz godzinę i minutę sprzedaży,
• oznaczenie "PARAGON FISKALNY",
• nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację,
• cenę jednostkową towaru lub usługi,
• ilość i wartość sumaryczną sprzedaży danego towaru lub usługi z oznaczeniem literowym przypisanej stawki podatku,
• wartość rabatów lub narzutów, o ile występują,
• wartość sprzedaży brutto i kwoty podatku według poszczególnych stawek podatku po uwzględnieniu ewentualnych rabatów,
• wartość sprzedaży zwolnionej z podatku z oznaczeniem literowym,
• łączną kwotę podatku,
• łączna kwotę sprzedaży brutto,
• oznaczenie waluty, w której rejestrowana jest sprzedaż,
• kolejny numer paragonu fiskalnego,
• numer kasy oraz oznaczenie kasjera - przy więcej niż jednym stanowisku kasowym,
• NIP nabywcy na jego żądanie,
• logo fiskalne i unikatowy numer kasy.

Raporty dobowe - podatnicy ewidencjonujący swoje obroty przy użyciu kas fiskalnych obowiązani są do sporządzania dobowych raportów sprzedaży na koniec dnia pracy, jednak nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży w dniu następnym. Stanowi to podstawę do zapisów w KPiR, chyba że podatnik wybrał metodę dokonywania zapisów w oparciu o raport miesięczny.

Raporty miesięczne - podatnik jest zobowiązany do jego wygenerowania w ostatnim dniu miesiąca, w którym prowadzona jest sprzedaż, jednak nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym miesiącu. Raport ten uwzględnia dobowe obroty poszczególnych kwot podatku (według poszczególnych stawek oraz sprzedaży zwolnionej z podatku) z poszczególnych dni miesiąca, którego raport dotyczy.

Paragon - jest to dowód księgowy dokumentujący zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów biurowych, środków czystości i bhp. Paragonami mogą być również wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów. Powinien zawierać dane:

• datę,
• stempel jednostki wydającej paragon,
• cenę jednostkową, ilość i wartość, za jaką dokonano zakupu,
• oznaczenie nabywcy dokonującego zakupu (dokonuje tego podatnik); nanosi imię i nazwisko lub nazwę nabywcy, adres i rodzaj zakupionego przez nabywcę towaru.

Nota księgowa - jest to dowód księgowy służący dokumentowaniu transakcji, dla których nie przewidziano odrębnych formularzy. Służy do skorygowania błędnych zapisów dotyczących operacji gospodarczych, w dowodach własnych lub obcych, otrzymanych od kontrahenta lub przekazanych kontrahentowi. Powinna zawierać:

• nazwę „Nota księgowa”,
• numer dokumentu,
• datę wystawienia,
• nazwę i adres wystawcy i adresata noty,
• opis operacji oraz jej wartość,
• podpis wystawcy noty.

Nota może dotyczyć m.in.:

• obciążenia kontrahenta odsetkami od niezapłaconych zobowiązań,
• obciążenia kontrahenta karą umowną,
• obciążenia kontrahenta kwotą kaucji gwarancyjnej,
• obciążenia pracowników za prywatne rozmowy telefoniczne.

Dowody wewnętrzne (przychodowe i kosztowe) służą udokumentowaniu:

• faktu poniesienia niektórych wydatków,
• wartości uzyskanego, ale nieudokumentowanego przychodu.

Nie są one same w sobie podstawą do zaewidencjonowania kosztu czy też przychodu. Muszą być stworzone w oparciu o faktury, wyciągi bankowe itp. Najlepszym rozwiązaniem jest podpięcie dokumentu potwierdzającego koszt lub przychód do dowodu wewnętrznego.

Rodzaje dowodów wewnętrznych:

Rozliczenie kosztów podróży służbowej - dowód ten służy do rozliczenia wszelkich kosztów związanych z podróżą służbową zarówno podatnika, jak i jego pracowników, np.: noclegi w hotelach, dojazdy, ubezpieczenia pracowników w czasie podróży itp. Wydatki takie muszą być udokumentowane w postaci faktur, rachunków, paragonów i innych dowodów zapłaty.

W przypadku, gdy pracownik odbywający podróż służbową poniósł wydatek, jednak nie posiada żadnego dowodu potwierdzającego ten fakt, jest zobowiązany do sporządzenia pisemnego oświadczenia o dokonanym wydatku, jego wysokości i przyczynie jego nieudokumentowania. Aby podróż służbowa została prawidłowo rozliczona, polecenie wyjazdu służbowego powinno zawierać:

• imię i nazwisko delegowanej osoby,
• cel podróży,
• docelowe miejsce podróży,
• daty oraz godziny wyjazdu i powrotu,
• wysokości i kwoty diet, ryczałtów, opłat za noclegi i innych wydatków.

Dowody przesunięć - są pewnego rodzaju odmianą dowodów wewnętrznych. Dokumentują fakt przesunięć towarów handlowych oraz materiałów podstawowych między zakładami podatnika. Należy sporządzać je w dwóch egzemplarzach (jeden pozostaje w zakładzie, w którym został sporządzony, drugi natomiast skierowany jest do jednostki, do której towary czy też materiały zostały przesunięte). Podstawowe informacje, jakie powinien zawierać dowód przesunięcia to:

• numer kolejny wpisu,
• data przesunięcia,
• nazwa towarów lub materiałów,
• ich ilość i wartość według cen zakupu.

Dowody opłat pocztowych, bankowych i innych - powinny zawierać podstawowe informacje, takie jak:

• datę dokonania opłaty,
• kwotę opłaty.

Inne dowody opłat - w ten sposób ewidencjonuje się następujące wydatki:

• wpłatę składek na ubezpieczenia społeczne,
• Fundusz Pracy,
• Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Listy płac - stanowią zbiorcze ujęcie kwot wynagrodzeń wypłacanych pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę (zatem nie dotyczy umów cywilnoprawnych). W KPiR ewidencjonuje się wyłącznie kwotę brutto wynagrodzenia. Podstawą ewidencji jest sama lista płac w przypadku wypłacania wynagrodzeń z kasy, jednak gdy wynagrodzenia wypłacane są za pomocą przelewu bankowego, wówczas podstawę ewidencji stanowią wyciągi bankowe.

Rachunek zleceniobiorcy - na ich podstawie są wypłacane wynagrodzenia dla pracowników zatrudnionych na podstawie umowy zlecenie czy też umowy o dzieło. Powinien zawierać dane:

• datę wystawienia rachunku,
• oznaczenie zleceniobiorcy,
• dane umowy, której dotyczy rachunek,
• kwotę wynagrodzenia brutto,
• kwotę kosztów uzyskania przychodów,
• ewentualne potrącenia za składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne,
• kwotę zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych,
• informacje na temat statusu zleceniobiorcy,
• informacje na temat sposobu zapłaty,
• podpis wystawcy,
• pokwitowanie odbioru gotówki, jeżeli wypłata ma formę gotówki.

Indywidualne karty przychodów pracowników - jest to dodatkowa ewidencja wypłacanych wynagrodzeń. Karta ta powinna zawierać informacje takie jak:

• imię i nazwisko pracownika,
• NIP albo PESEL pracownika,
• miesiąc, w którym miała miejsce wypłata wynagrodzenia,
• sumę przychodów za dany miesiąc w wartości brutto (w gotówce i w naturze),
• koszty uzyskania przychodów,
• składki na ubezpieczenie społeczne opłacane z wynagrodzenia pracownika,
• dochód narastająco od początku roku,
• należną zaliczkę na podatek dochodowy.

Karty indywidualnych przychodów pracownika należy wypełnić najpóźniej do 20. dnia następnego miesiąca. W przypadku prowadzenia kart przy zastosowaniu technik informatycznych należy do tego dnia sporządzić wydruk zapisów dokonanych w poprzednim miesiącu.

Spis z natury (remanent) - polega na sprawdzeniu faktycznej ilości towarów, materiałów podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, odpadów i braków z zapisami dokonanymi przez podatnika w dokumentacji. Spis z natury ponadto powinien obejmować również towary stanowiące własność podatnika, które znajdują się poza zakładem oraz towary obce znajdujące na terenie zakładu podatnika. Towary obce są ujmowane wyłącznie w sposób ilościowy, co oznacza, że nie podlegają wycenie. Podatnicy prowadzący ewidencję w oparciu o KPiR, spis z natury przeprowadzają minimum raz w roku. Remanent należy sporządzić w sposób czytelny, staranny i trwały. Powinien zawierać:

• imię i nazwisko właściciela zakładu oraz nazwę firmy,
• datę sporządzenia wpisu,
• numer kolejny spisu z natury,
• szczegółowe określenie towaru,
• jednostkę miary,
• ilość stwierdzoną w czasie spisu,
• cenę jednostkową towaru,
• wartość towaru (ilość wynikająca ze spisu; cena jednostkowa),
• łączną wartość spisu z natury,
• klauzulę „spis zakończony na pozycji…”,
• podpis osób sporządzających spis oraz podpis właściciela zakładu.

Sposoby wyceny:

• towary handlowe oraz materiały podstawowe należy wycenić według cen zakupu, cen nabycia lub cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia;
• produkcję w toku, wyroby gotowe i braki własnej produkcji wycenia się według kosztów wytworzenia;
• odpady użytkowe, które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową, wycenia się według wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania.

Więcej informacji dotyczących sposobów wyceny znajduje się w § 26 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23.12.2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Spis z natury należy zapisać w wolnych polach księgi lub, gdy podatnik ogranicza się do wpisania jego sumy, można dokonać zapisu „Spis z natury na dzień… wynosi…”. Bardzo ważne jest, aby wpis dokonany był pod faktyczną datą sporządzenia spisu.

Zdarzenia niepodlegające wpisom do KPiR

Przepisy jasno wskazują, które ze zdarzeń gospodarczych nie podlegają wykazaniu w księdze przychodów i rozchodów. Zalicza się do nich:

• zaliczki - otrzymanie częściowej przedpłaty na poczet dostawy (sprzedaży) towarów, materiałów czy wykonania usługi nie stanowi przychodu podlegającego opodatkowaniu. Tak samo zapłata zaliczki na poczet zakupu towarów czy materiałów nie podlega wpisowi do KPiR, gdyż nie stanowi ona kosztów uzyskania przychodów.
• koszty inwestycji w trakcie jej realizacji - rozpoczęcie inwestycji, w wyniku której powstanie środek trwały o wartości przekraczającej kwotę 10 000 złotych, nie podlega wpisom do KPiR. Wpisy mają miejsce po jej zakończeniu i przyjęciu inwestycji do użytkowania poprzez odpisy amortyzacyjne. Jednak w trakcie należy pamiętać o gromadzeniu dokumentów potwierdzających wydatki związane z inwestycją, aby móc prawidłowo ustalić wartość początkową środka trwałego.
• obrót opakowaniami zwrotnymi - nie stanowi przychodu podlegającego opodatkowaniu w momencie, gdy opakowania zwrotne wydawane są podatnikowi za kaucją, a więc nie stanowią jego własności.
• otrzymanie jednorazowej pomocy na rozpoczęcie działalności gospodarczej, m.in. dla osoby bezrobotnej.

Jak prowadzić KPIR w systemie wFirma.pl?

W systemie wFirma.pl możliwe jest prowadzenie KPIR do której automatycznie dodawane są zapisy wskazywane w zakładkach PRZYCHODY i WYDATKI. Ułatwieniem prowadzenia KPIR jest to, że dokonując wystawiania dokumentów czy księgowania stosuje się schematy księgowe, które księgują wydatki i przychody do właściwych kolumn KPIR.