Księga przychodów i rozchodów

Co to jest podatkowa księga przychodów i rozchodów?

Księga przychodów i rozchodów jest dokumentem służącym do ewidencji operacji gospodarczych w formie uproszczonej. Księguje się w niej:

  • wszelkiego rodzaju przychody (przychody ze sprzedaży, a także pozostałe przychody)
  • zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych oraz koszty uboczne związane z tymi zakupami
  • wydatki, przez które należy rozumieć wynagrodzenia, zarówno w gotówce jak i w naturze, a także wszystkie inne wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej

Kto musi prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów?

  • osoby fizyczne, które osiągają przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej i jako formę opodatkowania przychodu wybrały zasady ogólne lub podatek liniowy
  • spółki jawne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych, spółki partnerskie, których przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów oraz operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyły równowartości w walucie polskiej 1 200 000 euro.

Kto może zostać zwolniony z prowadzenia księgi?

Podatnik może zostać zwolniony z prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów lub z poszczególnych czynności z zakresu prowadzenia księgi w szczególnych sytuacjach. Należą do nich: stan zdrowia oraz wiek osoby prowadzącej działalność gospodarczą, rozmiar i rodzaj prowadzonej działalności.

W takim przypadku podatnik składa pisemny wniosek w urzędzie skarbowym (właściwym dla swojego miejsca zamieszkania) nie później niż 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, od którego zwolnienie to miałoby obowiązywać.

W przypadku rozpoczęcia wykonywania działalności lub powstania obowiązku prowadzenia KPiR w trakcie roku podatkowego, wniosek ten należy złożyć w ciągu 14 dni od rozpoczęcia wykonywania działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi.

Jak założyć księgę przychodów i rozchodów?

Księga przychodów i rozchodów powinna być założona na dzień 1-ego stycznia roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej. Gdy istnieje obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży, również powinna być ona założona na dzień 1-ego stycznia roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej. Podatnik w ciągu 20 dni od momentu jej założenia, ma obowiązek zgłoszenia tego faktu naczelnikowi urzędu skarbowego według miejsca swojego zamieszkania.

Podatnicy, którzy rozpoczynają prowadzenie działalności gospodarczej albo w poprzednim roku podatkowym korzystali ze zryczałtowanego opodatkowania podatkiem dochodowym lub prowadzili księgi rachunkowe, są zobowiązani zawiadomić w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego, właściwego według miejsca zamieszkania podatnika, o prowadzeniu księgi w terminie 20 dni od dnia jej założenia.
W przypadku wspólników spółki partnerskiej, spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej osób fizycznych księga przychodów i rozchodów powinna być prowadzona dla spółki, a nie oddzielnie dla każdego ze wspólników. Każdy wspólnik jest obowiązany zgłosić fakt prowadzenia książki do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla swojego miejsca zamieszkania

Podatkowa księga przychodów i rozchodów prowadzona elektronicznie

Gdy podatnik zdecyduje się na prowadzenie podatkowej książki przychodów i rozchodów przy użyciu komputera, księga będzie uznana za prawidłową, gdy:

  • podatnik będzie posiadał pisemną instrukcję obsługi programu,
  • podatnik będzie wykorzystywał program komputerowy w taki sposób, który zapewni bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie ze wzorem księgi przychodów i rozchodów,
  • podatnik będzie przechowywał zapisane dane na magnetycznych nośnikach informacji, do czasu wydruku w sposób chroniący przed zatarciem lub zniekształceniem tych danych albo naruszenia ustalonych zasad ich przetwarzania.

Na koniec każdego miesiąca, lecz nie później niż do 20-tego dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, należy sporządzić wydruk zapisów dokonanych za dany miesiąc zgodnie ze wzorem księgi określonym w załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie p.k.p.i r.

W sytuacji, gdy program nie posiada niniejszego wzoru podatnik obowiązany jest założyć księgę. Po zakończeniu miesiąca należy sporządzić wydruk komputerowy zawierający podsumowanie zapisów za dany miesiąc i wpisać do odpowiednich kolumn księgi sumy miesięczne wynikające z tego wydruku.

Terminy dokonywania zapisów w księdze

OGÓLNIE

Zapisów w księdze przychodów i rozchodów należy dokonywać na bieżąco, raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w następnym dniu. Istnieje możliwość dokonywania przez podatnika zapisów w porządku chronologicznym w terminie do 20-tego dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, jeśli księga jest prowadzona przez biuro rachunkowe.

PRZYCHODY

Przychody należy ujmować w dacie, która jest uznawana za moment powstania przychodu. Przez moment powstania przychodu należy rozumieć dzień wydania towaru, wykonania usługi, jednak nie później niż dzień:

  • wystawienia faktury
  • uregulowania należności

KOSZTY

Koszty uzyskania przychodów należy ewidencjonować w księdze w różnych datach, w zależności od rodzaju kosztu:

  • zakup towarów handlowych oraz materiałów podstawowych - należy ujmować w księdze pod datą ich otrzymania, jednak nie później niż termin przekazania ich do magazynu, przerobu czy sprzedaży,
  • koszty wynagrodzeń, ubezpieczeń społecznych pokrywanych przez pracodawcę - należy ujmować pod datą faktycznego poniesienia wydatku, czyli wypłaty lub postawienia do dyspozycji,
  • koszty zaliczane do pozostałych wydatków - są uzależnione od wyboru metody księgowania kosztów: metoda kasowa - polega na uwzględnianiu kosztów w dacie wystawienia dowodu księgowego; natomiast metoda memoriałowa - wymaga rozróżniania kosztów bezpośrednio i pośrednio związanych z osiąganym przychodem; podatnik stosujący tę metodę powinien ujmować koszty bezpośrednie w okresie, w którym powstają odpowiadające im przychody, natomiast koszty pośrednie – w dacie ich poniesienia, tj. w dacie wystawienia dokumentu księgowego stanowiącego podstawy zapisu w księdze; przy czym koszty pośrednie, które przypadają na okres przekraczający dany rok podatkowy, podlegają proporcjonalnemu podziałowi na lata podatkowe, których dotyczą.

Przechowywanie księgi przychodów i rozchodów

Księga Przychodów i Rozchodów powinna być przechowywana w miejscu wykonywania działalności lub miejscu wskazanym przez podatnika jako siedziba. Gdy podatnik prowadzi przedsiębiorstwo wielozakładowe to w każdym z zakładów ma obowiązek znajdować się księga. Podatnik może prowadzić wspólną księgę dla wszystkich zakładów, pod warunkiem, że w każdym zakładzie prowadzi ewidencję sprzedaży. Wówczas ta jedna wspólna księga powinna znajdować się w siedzibie firmy, jednak gdy taka nie istnieje księga może być przechowywana w jednym z zakładów.

W sytuacji, gdy podatnik powierzył prowadzenie księgi przychodów i rozchodów biuru rachunkowemu, miejscem przechowywania księgi może być zarówno biuro rachunkowe, jak i miejsce wykonywania działalności lub siedziba firmy (w zależności od treści umowy). Podatnik jest zobowiązany do zgłoszenia tego faktu w ciągu 7 dni od zawarcia umowy z biurem rachunkowym do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla swojego miejsca zamieszkania. Musi wskazać nazwę i adres biura oraz miejsce przechowywania księgi.