Praca księgowego nie należy do najprostszych. Jest ona wymagająca, trudna i wbrew wszelkim stereotypom – często bardzo stresująca. W końcu od wiedzy, skupienia i profesjonalizmu księgowego zależą finanse klienta oraz jego powodzenie w biznesie. Sytuacji nie polepsza przy tym stale zmieniające się prawo podatkowe. Wszelkiego rodzaju tarcze antycovidowe, antyinflacyjne czy antyputinowe w ciągu ostatnich 2–3 lat doprowadziły do istnego chaosu prawnego. Na szczęście na biurach rachunkowych ciąży obowiązek zawierania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej. Dzięki temu, w przypadku popełnienia istotnego błędu w rozliczeniu klienta, gdy ten zdecyduje się pociągnąć księgowego do odpowiedzialności, OC biura rachunkowego pokryje ewentualne straty. Jak zatem wygląda obowiązek ubezpieczeniowy księgowych, kto dokładnie jest zobligowany do jego zawarcia oraz jak w razie wyrządzenia szkody należy korzystać z OC? O tym w niniejszym artykule.
Ryzyko klientów biura rachunkowego
Rachunkowość jest profesją, która wymaga od księgowego szerokiej wiedzy, dużego doświadczenia oraz umiejętności pracy na liczbach. Co więcej, praca ta niejednokrotnie nie wybacza błędów. W końcu biura rachunkowe zajmują się sprawami swoich klientów i są odpowiedzialne za ich interesy oraz fundusze. Wystarczy niewielki błąd w obliczeniach lub nieznaczne uchybienie ustawowemu terminowi, aby firma klienta została wciągnięta w groźną machinę procedury karno-skarbowej. Nie tak rzadko postępowanie to potrafi doprowadzić przedsiębiorcę na skraj bankructwa. Pamiętać przy tym należy, że aktualne przepisy prawa nie są zbyt rygorystyczne względem osób prowadzących biura rachunkowe. W praktyce taką działalność może prowadzić każdy, co stwarza dodatkowe ryzyko dla podatników, którzy kwestie księgowe planują powierzyć w ręce księgowych. Dlatego też tak ważne jest, aby biuro księgowe nie zapomniało o obowiązkowej polisie OC. Dzięki niej chronione są nie tylko interesy biura, ale również – a właściwie przede wszystkim – jego klientów.
OC biura rachunkowego – obowiązek ubezpieczenia
Biura rachunkowe funkcjonują na zasadach określonych w ustawie o rachunkowości. Zgodnie z art. 76a ust. 1 tej ustawy prowadzenie biura rachunkowego stanowi działalność gospodarczą polegającą na usługowym prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Biura rachunkowe mogą być prowadzone wyłącznie w formie przedsiębiorstwa. Oznacza to, że działalność księgową w formie biura rachunkowego może prowadzić osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, osoba prawna (np. spółka z o.o.) oraz jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną (np. spółka jawna). Biuro rachunkowe może być prowadzone także przez wspólników spółki cywilnej. Działalności rachunkowej nie założy jednak osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, tj. niewpisana do rejestru przedsiębiorców CEIDG.
Obowiązek zachowania formy prowadzenia działalności nie jest jedynym warunkiem, jaki stawia ustawa o rachunkowości. Dodatkowo osoba zakładająca biuro rachunkowe musi:
- posiadać pełną zdolność do czynności prawnych, oraz
- nie być skazaną prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi oraz za przestępstwa przeciwko informacji gospodarczej.
Ostatnim ustawowym wymogiem jest właśnie obowiązek zawarcia z towarzystwem ubezpieczeniowym umowy ubezpieczania od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną przez siebie działalnością. Obowiązek ten wynika z art. 76h ustawy o rachunkowości.
Ubezpieczenie OC biura rachunkowego obejmuje odpowiedzialność cywilną przedsiębiorców za szkody wyrządzone w następstwie działania lub zaniechania ubezpieczonego w okresie ubezpieczenia w związku z wykonywaną przez siebie działalnością. Polisa nie obejmuje jednak szkód:
- polegających na uszkodzeniu, zniszczeniu lub utracie mienia, wyrządzonych przez ubezpieczonego małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu, rodzeństwu, a także powinowatemu w tej samej linii lub stopniu, osobie pozostającej w stosunku przysposobienia oraz jej małżonkowi, jak również osobie, z którą ubezpieczony pozostaje we wspólnym pożyciu;
- wyrządzonych przez ubezpieczonego, który przestał spełniać warunki wymagane do prowadzenia biura rachunkowego, o których mowa w ustawie o rachunkowości, chyba że szkoda została wyrządzona w związku z prowadzoną działalnością w czasie, w którym ubezpieczony spełniał te warunki;
- polegających na zapłacie kar umownych;
- powstałych wskutek działań wojennych, stanu wojennego, rozruchów i zamieszek, a także aktów terroru.
Umowa ubezpieczenia OC – kiedy wykupić polisę i na jaką sumę gwarancyjną?
Termin zawarcia umowy ubezpieczenia OC reguluje rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. W § 3 rozporządzenia wskazano, iż obowiązek ubezpieczenia OC powstaje nie później niż w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia wykonywania działalności w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Oznacza to, że umowę ubezpieczenia należy zawrzeć jeszcze przed rozpoczęciem faktycznego wykonywania działalności. Najbezpieczniej zatem będzie wykupić polisę najpóźniej na dzień przed zawarciem umowy z klientem.
Wyżej wspomniane rozporządzenie wskazuje także na minimalną sumę gwarancyjną, na jaką musi opiewać polisa. Suma ta w odniesieniu do jednego zdarzenia, którego skutki są objęte umową ubezpieczenia, zależna jest od przedmiotu działalności biur rachunkowych i wynosi:
- 15 000 euro – jeżeli przedmiotem działalności jest wykonywanie czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych i czynności doradztwa podatkowego;
- 10 000 euro – jeżeli przedmiotem działalności jest wyłącznie wykonywanie czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych;
- 5000 euro – jeżeli przedmiotem działalności jest wyłącznie wykonywanie czynności doradztwa podatkowego.
Należy pamiętać, że ubezpieczenie OC jest obowiązkiem, nie uprawnieniem. Oznacza to, że niezawarcie umowy w terminie przewidzianym prawem może skutkować nałożeniem na przedsiębiorcę prowadzącego biuro rachunkowe kary pieniężnej. Przepis art. 79 pkt 7 ustawy o rachunkowości wskazuje, iż każdy, kto wbrew przepisom ustawy nie spełni obowiązku zawarcia umowy ubezpieczenia OC, podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności. Zgodne z przepisami Kodeksu karnego grzywna wymierzana jest w stawkach dziennych, określając liczbę stawek oraz wysokość jednej stawki. Najniższa liczba stawek wynosi 10, najwyższa – 540. Stawka dzienna natomiast nie może być niższa od 10 zł ani wyższa niż 2000 zł. Z kolei jeżeli chodzi o ograniczenie wolności, kara może wynosić od miesiąca nawet do jednego roku.
Jak korzystać z OC biura rachunkowego?
Na postawione w nagłówku pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Wynika to z faktu, że biuro rachunkowe może zostać ubezpieczone w różnych towarzystwach ubezpieczeniowych. Z kolei każde z tych towarzystw ma własną ścieżkę proceduralną. Mimo to wiele jej elementów będzie się powtarzać, wynika to bowiem z obowiązków ustawowych.
Przedsiębiorca prowadzący biuro rachunkowe powinien pamiętać, że każda sprawa może doprowadzić do jego odpowiedzialności cywilnej. W związku z tym musi być czujny i przezorny. Ważne jest, aby skrupulatnie gromadzić wszelką dokumentację związaną z konkretną sprawą klienta.
Szkoda powinna być zgłoszona do ubezpieczyciela niezwłocznie po otrzymaniu informacji przez księgowego o jej powstaniu – maksymalnie w terminie 14 dni. Przyjąć należy, że szkoda powstaje w momencie otrzymania przez biuro roszczeń ze strony klienta. Nie chodzi tu jednak wyłącznie o moment wpłynięcia do sądu pozwu czy prawomocnego wyroku nakazującego księgowemu wypłacić odszkodowanie. Jako przekazanie roszczeń trzeba traktować każdy sygnał od klienta, zarówno zgłoszony pisemnie, mailowo, jak i telefonicznie. W każdej sytuacji powzięcia przez biuro informacji o roszczeniu, nawet tym nieuzasadnionym, ubezpieczony powinien niezwłocznie zawiadomić towarzystwo.
Biuro rachunkowe, zgłaszając szkodę, musi przede wszystkim zadbać o przekazanie ubezpieczycielowi wszelkiej niezbędnej dokumentacji. Jest to między innymi:
- pismo z żądaniami klienta;
- pismo z opisem zdarzenia oraz stanowiskiem biura rachunkowego w przedmiocie zasadności roszczeń, opisem błędu popełnionego przez biuro oraz czasem i miejscem jego powstania;
- dowody potwierdzające wysokość powstałej szkody;
- umowa o prowadzenie ksiąg rachunkowych zawarta z klientem;
- umowa ubezpieczenia OC.
Powyższa dokumentacja nie jest jedyną właściwą. Konkretny ubezpieczyciel może wymagać również innego rodzaju dokumentów. Szczegóły w tej kwestii powinny znajdować się w umowie biura rachunkowego z towarzystwem ubezpieczeniowym. Po zgłoszeniu szkody Ubezpieczyciel ma ustawowo 30 dni na wydanie decyzji. Termin należy liczyć od momentu otrzymania kompletu wymaganych dokumentów.
Podsumowując, najlepiej jak najszybciej oraz jak najrozsądniej. W przypadku powstania szkody, tj. zgłoszenia przez klienta swojego roszczenia, biuro rachunkowe ma 14 dni na przekazanie tego ubezpieczycielowi. W przeciągu tego terminu biuro ma obowiązek zebrać wymaganą dokumentację i przesłać ją likwidatorowi szkody. Rozpoznanie sprawy powinno odbyć się w terminie 30 dni. W trakcie całej procedury ubezpieczony powinien pozostawać w kontakcie z poszkodowanym, przy czym mimo wszystko musi zachować powściągliwość. Księgowy nie powinien składać żadnych oświadczeń czy deklaracji naprawienia szkody przez ubezpieczyciela. Roszczenia klientów są często nieuzasadnione, a obietnice bez pokrycia mogą wpłynąć bardzo negatywnie na renomę biura rachunkowego.
