Prowadzenie własnej działalności gospodarczej wiąże się z wieloma formalnościami zarówno pod względem organów podatkowych jak i organów ubezpieczeniowych. Dla początkujących przedsiębiorców może to stanowić duże wyzwanie. Część przedsiębiorców decyduje się na korzystanie z księgowości internetowej, zaś inni wybierają usługi biura rachunkowego. Niekiedy forma opodatkowania działalności wymusza powierzenie usług rozliczeniowo – księgowych profesjonalnym podmiotom. Warto jednak sprawdzić kto ponosi odpowiedzialność za błędy biura rachunkowego?
Umowa z biurem rachunkowym - najważniejsze informacje
Podstawą współpracy przedsiębiorcy i biura rachunkowego powinna być umowa o świadczenie usług. Określa ona wzajemne obowiązki stron umowy, zakres usług oferowanych przez biuro rachunkowe oraz koszty obsługi.
Przedsiębiorcy decydujący się na korzystanie z pomocy biur rachunkowych często pozostają w błędnym przekonaniu, że powierzenie obsługi rachunkowej zwalnia ich z jakichkolwiek obowiązków rozliczeniowych działalności. Nic bardziej mylnego.
Przedsiębiorcy powinni zadbać aby w treści umowy znalazły się postanowienia dotyczące udostępniania dokumentów księgowych i informacji dotyczących działalności gospodarczej w trakcie trwania umowy i po jej rozwiązaniu. W interesie przedsiębiorcy jest to aby umowa określała czy biuro posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej oraz aby zawierała informacje i dane umożliwiające dochodzenie odszkodowania, w szczególności nr polisy ubezpieczeniowej. Może ona również określać zasady i sposób partycypowania biura w wydatkach związanych z niewłaściwym i nierzetelnym dokonaniem rozliczeń z organami podatkowymi i ubezpieczeniowymi.
Błędy w księgach rachunkowych
Pomimo tego, że wnikliwie przygotowana umowa pozwala w dużej mierze zabezpieczyć interes przedsiębiorcy, na skutek niedopatrzenia, błędów niedopełnione zostają obowiązki sprawozdawcze bądź inne, mające wpływ np. na wysokość zobowiązań względem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz względem Urzędu Skarbowego.
Zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy z 29.09.1994 r. o rachunkowości odpowiedzialność za błędy w księgach rachunkowych jednostki, zaległości podatkowe oraz ZUS, ponosi kierownik jednostki. Kierownikiem jednostki, w zależności od formy prawnej, w której przedsiębiorca prowadzi działalność mogą być: wspólnicy prowadzący sprawy spółki albo zarząd, komplementariusze prowadzący sprawy spółki, likwidator czy syndyk. W przypadku gdy działalność jest prowadzona w formie indywidualnej działalności gospodarczej, odpowiedzialność ponosi osoba fizyczna, która ją prowadzi. Kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, także wówczas gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości zostaną powierzone innej osobie na podstawie umowy. Nie ma przeszkód aby umową uregulować roszczenie regresowe, przewidujące finansową odpowiedzialność biura rachunkowego za niedopełnienie obowiązków.
Biuro rachunkowe nie odpowiada przed organami skarbowymi za zobowiązania podatkowe klientów, a także nie ponosi odpowiedzialności za zobowiązania składkowe wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Uprawnione organy dochodzą spłaty zaległości podatkowych lub składkowych, wynikających z nierzetelnego sporządzenia rozliczeń bezpośrednio od przedsiębiorcy.
W wyroku z 4.09.2012 r. Sąd Apelacyjny w Białymstoku, III AUa 409/12, uznał, że to płatnik jest zobowiązany do wyliczenia składki, zatem okoliczność korzystania przez płatnika z usług profesjonalnego biura rachunkowego, czy programu do wyliczenia wysokości składek nie zwalnia go z obowiązku opłacenia składek w terminie i w prawidłowej wysokości. Błąd biura rachunkowego, czy też ewentualny błąd programu komputerowego w takim wypadku obciąża stronę zobowiązaną do obliczenia i opłacenia składek.
O odpowiedzialności skarbowej stanowi art. 26 Ordynacji Podatkowej, według którego podatnik odpowiada całym swoim majątkiem za wynikające z działalności gospodarczej zobowiązania podatkowe. Dlatego też ponosi on odpowiedzialność karno- skarbową z tytułu powstałych zaległości. Naczelny Sąd Administracyjny, w wyroku z dnia 16 października 2003 r., (sygn. akt SA/Bd 1730/03) stwierdził, że to podatnik jest odpowiedzialny za właściwe dokumentowanie pod względem podatkowym swojej działalności i do niego należy właściwy dobór biura rachunkowego.
Odpowiedzialność cywilna biura rachunkowego
Ponownie w tym miejscu należy odwołać się do umowy zawartej pomiędzy przedsiębiorcą a biurem rachunkowym. Umowa powinna regulować zasady odpowiedzialności biura rachunkowego w przypadku popełnienia błędu i niedopatrzeń przez właściciela biura lub jego pracowników. Profesjonalnie przygotowana umowa znacznie ułatwia proces dochodzenia odszkodowania.
Podstawą odpowiedzialności odszkodowawczej biura rachunkowego jest art. 471 Kodeksu cywilnego, na podstawie którego jest ono zobowiązane do naprawy szkody wynikającej z nienależytego wykonania obowiązków. Dłużnik obowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.
Przedsiębiorca, chcąc uzyskać odszkodowanie od biura rachunkowego, powinien określić zakres powierzonych mu obowiązków, wykazać popełnione błędy oraz wykazać związek przyczynowy między niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem zobowiązania, a powstałą szkodą.
Zgodnie z treścią art. 76 ustawy o rachunkowości przedsiębiorcy prowadzący działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg, prowadzenia innych ewidencji podatkowych i sporządzania deklaracji podatkowych zobowiązani sąd do zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z tą działalnością. Przez umowę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej ubezpieczyciel zobowiązuje się do zapłacenia określonego w umowie odszkodowania za szkody wyrządzone osobom trzecim, wobec których odpowiedzialność za szkodę ponosi ubezpieczający albo ubezpieczony. Z jednej strony pozwala to zabezpieczyć interes biura rachunkowego, a z drugiej ułatwia przedsiębiorcom dochodzenie odszkodowania. Zawarcie umowy ubezpieczenia nie uchyla odpowiedzialności właściciela biura rachunkowego. Przedsiębiorca, według swojego wyboru, może dochodzić swojego roszczenia bezpośrednio od ubezpieczonego, ubezpieczyciela albo od obu podmiotów jednocześnie. Z tym jednak zastrzeżeniem że spełnienie roszczenia przez ubezpieczonego pozwoli mu dochodzić zwrotu świadczenia bezpośrednio od ubezpieczyciela.
Odpowiedzialność karno-skarbowa biura rachunkowego
Na podstawie art. 9 § 3 Kodeksu karnego skarbowego za przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe odpowiada, jak sprawca, także ten, kto na podstawie przepisu prawa, decyzji właściwego organu, umowy lub faktycznego wykonywania zajmuje się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi, osoby fizycznej, osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej. Odpowiada za sprawstwo nie tylko ten, kto wykonuje czyn zabroniony sam albo wspólnie i w porozumieniu z inną osobą, ale także ten, kto kieruje wykonaniem czynu zabronionego przez inną osobę lub wykorzystując uzależnienie innej osoby od siebie, poleca jej wykonanie takiego czynu. Jak sprawca na podstawie art. 56 § 1 w zw. z art. 9 § 3 KKS ponosi odpowiedzialność także osoba, która składając organowi podatkowemu, innemu uprawnionemu organowi lub płatnikowi deklarację lub oświadczenie, podaje nieprawdę lub zataja prawdę albo nie dopełnia obowiązku zawiadomienia o zmianie objętych nimi danych, przez co naraża podatek na uszczuplenie.
Przepisy te znajdują także swoje odzwierciedlenie w Kodeksie karnym. Na podstawie art. 296 za przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe odpowiada bowiem jak sprawca także ten, kto na podstawie umowy lub faktycznego wykonywania zajmuje się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi, osoby fizycznej, osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, której odrębne przepisy przyznają zdolność prawną.
Z kolei zgodnie z art. 303 KK kto wyrządza szkodę majątkową osobie fizycznej, prawnej albo jednostce organizacyjnej nie mającej osobowości prawnej, przez nieprowadzenie dokumentacji działalności gospodarczej albo prowadzenie jej w sposób nierzetelny, niezgodny z prawdą, np. niszcząc, usuwając, podrabiając dokumenty dotyczące tej działalności, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.
Odpowiedzialność biur rachunkowych określa również ustawa o rachunkowości. W art. 77 pkt 1 ustawy o rachunkowości mowa jest o karze grzywny i karze pozbawienia wolności do 2 lat, za prowadzenie ksiąg rachunkowym wbrew obowiązującym ustawom i prawu. Natomiast wówczas gdy biuro rachunkowe prowadzi działalność bez wymaganych uprawnień, a także gdy nie spełnia obowiązku posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej, to podlega ono grzywnie albo karze ograniczenia wolności na podstawie art. 79 ustawy o rachunkowości.
Odpowiedzialność za błędy biura rachunkowego - wnioski
Podsumowując, przedsiębiorca zawierający umowę z biurem rachunkowym nadal ponosi odpowiedzialność względem organów skarbowych i składkowych za prawidłowość i rzetelność rozliczeń prowadzonej działalności. Może on jedynie dochodzić od biura rachunkowego odszkodowania z tytułu poniesionych szkód w związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem umowy. Wszystkie przesłanki odpowiedzialności karno-skarbowej będą analizowane odrębnie dla przedsiębiorcy jak i osoby dokonującej kalkulacji. Odpowiedzialność karna poniesiona przez księgowego nie zwalnia z niej przedsiębiorcy.
Powyższe rozważania powinny zmotywować podmioty gospodarcze do starannej analizy przy wyborze biura rachunkowego. Konsekwencje zaniedbań w doborze biura jak i przygotowaniu umowy o świadczenie usług księgowych mogą być daleko idące i wywołują skutki przede wszystkim w sferze praw przedsiębiorcy.
Podstawa prawna
- Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2021 r. poz. 217 t.j.).
- Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja Podatkowa (Dz.U. z 2021 r. poz. 1540 t.j.).
- Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (Dz.U. z 2020 r. poz. 1740 t.j.).
- Ustawa z dnia 10 września 1999 r. Kodeks Karny Skarbowy (Dz.U. z 2022 r. poz. 859 t.j.).
- Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks Karny (Dz.U. z 2021 r. poz. 2345 t.j.).
Materiał opracowany przez zespół „Tak Prawnik”.
Właścicielem marki „Tak Prawnik” jest BZ Group Sp. z o.o.
