Poradnik Przedsiębiorcy

OC biura rachunkowego - czy zawsze jest obowiązkowe?

Jednym z podstawowych obowiązków biura rachunkowego jest wykupienie ubezpieczenia OC. Jak wygląda podstawa prawna tego obowiązku? Ile wynosi suma gwarancyjna ubezpieczenia i jaki jest jego zakres? Sprawdzamy, czy posiadanie OC biura rachunkowego jest wymagane w każdym przypadku świadczenia usług księgowych!

Podstawa prawna obowiązku zawarcia umowy OC przez biura rachunkowe

Fakt obowiązku zawarcia umowy ubezpieczenia OC przez biura rachunkowe w bardzo jednostronny sposób reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z 6 listopada 2014 roku, które taki obowiązek nakłada na podmioty wykonujące działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Zgodnie z tym samym rozporządzeniem, termin zawarcia umowy ubezpieczenia powinien być zgodny z terminem rozpoczęcia działalności gospodarczej. Co to oznacza w praktyce dla przedsiębiorców otwierających biuro rachunkowe? Ubezpieczeniem OC należy się zainteresować jeszcze przed zarejestrowaniem działalności. Jeśli zwłoka choćby jednego dnia zostanie wykryta przez organy kontrolujące, istnieje wysokie prawdopodobieństwo nałożenia grzywny finansowej. 

Zakres ubezpieczenia OC biura rachunkowego

Przed czym chroni nas wykupione ubezpieczenie OC biura rachunkowego? Przede wszystkim przed odpowiedzialnością cywilną związaną ze szkodami wynikłymi wskutek prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jak powszechnie wiadomo, specyfika działalności biur rachunkowych wymaga należytej staranności i dotrzymywania nieprzekraczalnych terminów. W przypadku zaniechania lub działania skutkującego szkodą klienta, karą finansową lub grzywną jest obarczone biuro rachunkowe. W takich sytuacjach wszelkie kwoty odszkodowań, kar czy innych zadośćuczynień pokryje wykupiona polisa. 

Jakie są wyłączenia zakresu ubezpieczenia? OC nie pokryje żadnych strat związanych z ogółem działań kadrowo-płacowych. W tym aspekcie obliczanie składek ZUS, wynagrodzeń czy kwestii podatkowych nie wchodzi w zakres ubezpieczenia OC. Dodatkowo wszelkie szkody popełnione wskutek błędów w przetwarzaniu danych osobowych nie będą pokryte ubezpieczeniem. OC nie pokryte również szkód polegających na zapłacie kar umownych.

Ostatnim wyłączeniem jest brak ochrony w przypadku zaniechań lub błędów popełnionych podczas prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, która stosowana jest w przypadku księgowości uproszczonej.

Na jaką kwotę gwarancyjną opiewa obowiązkowe ubezpieczenie OC biur rachunkowych? Ta kwestia również jest uregulowana rozporządzeniem Ministra Finansów. Minimalna suma gwarancyjna w 2021 roku w odniesieniu do pojedynczego zdarzenia wynosi dokładnie 10 tysięcy euro. W przeliczeniu na złotówki, zgodnie z kursem średnim Narodowego Banku Polskiego, wszelkie straty o wartości do 45 485 złotych zostaną pokryte przez ubezpieczyciela. 

Na co zwrócić uwagę przy zakupie OC biura rachunkowego?

Ze względu na wprowadzenie obowiązku wykupienia obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej, coraz więcej firm ubezpieczeniowych decyduje się na wprowadzenie do swojej oferty właśnie takiego produktu ubezpieczeniowego. Dla biur rachunkowych to korzystna sytuacja, która pozwoli im dokonać swobodnego wyboru spośród wielu ofert. Na co warto zwrócić uwagę, szukając odpowiedniej oferty OC biura rachunkowego?

Przede wszystkim wartość składki, jaką przyjdzie zapłacić firmie za ochronę. Podobnie, jak w przypadku popularnego OC dla właścicieli pojazdów, tutaj również różni ubezpieczyciele obliczają składkę ubezpieczeniową, ważąc ryzyko, przeszłe incydenty, a także wiele innych zmiennych. Bez względu jednak na to ubezpieczyciele oferują nam niższe i wyższe stawki, a to, którą wybierzemy, zależy oczywiście od nas. 

Innymi czynnikami, które mogą ułatwić nam decyzję, jest możliwość zwiększenia sumy gwarancyjnej, a także możliwość rozszerzenia ochrony ubezpieczeniowej na obszar kadrowo-płacowy, który nie jest pokryty przez standardowe ubezpieczenie. To atrakcyjna możliwość dla firm, których działalność opiera się w głównej mierze na wsparciu w procesach kadrowych lub dla tych biur rachunkowych, które obsługują dużych klientów. Większość biur prowadzi również rozliczenia klientów na księgowości uproszczonej zatem warto zadbać o ubezpieczenie OC z tego zakresu działalności.

Tradycyjne ubezpieczyciele oferują nam możliwość płatności składki jako jednej płatności lub w ratach, co może mieć oczywiście wpływ na finalną wartość składki ubezpieczeniowej. 

Konsekwencje braku OC biura rachunkowego

Bardzo istotnym faktem jest, że ubezpieczenie OC biura rachunkowego, prowadzącego księgi rachunkowe to ubezpieczenie w pełni obowiązkowe a potwierdzeniem tego są przepisy ustawy o rachunkowości. 

Zgodnie z tymi zapisami brak spełnienia obowiązku posiadania ważnego ubezpieczenia OC grozi grzywną a w skrajnych przypadkach nawet ograniczeniem wolności. Oczywiście w przypadku braku ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej, biuro rachunkowe, które ze względu na niedopatrzenie zadziałało na szkodę klienta, będzie musiało z własnych środków ponieść zadośćuczynienie w postaci odszkodowania lub kar pieniężnych.

Część biur rachunkowych w związku z nieświadczeniem usług prowadzenia ksiąg rachunkowych, nie posiada żadnego ubezpieczenia OC, gdyż nie jest to wymagane przepisami prawa. Warto jednak zaznaczyć, że w związku z deregulacją zawodu księgowego powstała na rynku spora konkurencja wśród biur rachunkowych. Posiadanie polisy OC jest sygnałem dla potencjalnego klienta, że dane biuro podchodzi profesjonalnie do świadczonych przez siebie usług.

Inne wymogi formalne związane z prowadzeniem biura rachunkowego

Przedsiębiorcy, którzy planują w przyszłości założenie własnego biura rachunkowego z prowadzeniem ksiąg rachunkowych, muszą mieć świadomość pewnych wymogów, które muszą spełnić, by taka działalność została w pełni zalegalizowana. 

Oczywiście obowiązek zawarcia umowy ubezpieczenia OC to jeden z warunków. Dodatkowo jednak działalność usługową mogą wykonywać jedynie Ci przedsiębiorcy, którzy mają pełną zdolność do czynności prawnych, a także nie byli nigdy skazani prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo związane z obrotem gospodarczym, obrotem środkami finansowymi, przestępstwami skarbowymi czy fałszowaniem dokumentów księgowych.