Podatki w kosztach uzyskania przychodu - czy to możliwe?

Z definicji kosztów uzyskania przychodu, czyli kosztów firmowych, wynika, że są to wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu, zachowania lub zabezpieczenia jego źródła. Wydatki, które kategorycznie nie mogą stanowić kosztu firmowego, wymienia art. 23 ustawy o PIT. Wśród nich znajdują się m.in. podatki. Jednak należy zauważyć, że w niektórych sytuacjach przedsiębiorcy będą mogli ująć podatki w kosztach.

Podatki w kosztach uzyskania przychodu - czy to możliwe?

Zasadniczo kwoty zapłacone z tytułu zobowiązań podatkowych nie mogą być się kosztem uzyskania przychodów. Zasada ta odnosi się przede wszystkim do:

  • podatku dochodowego,

  • podatku od spadków i darowizn oraz

  • podatku od wydobycia niektórych kopalin.

Nie są to jednak wszystkie podatki, którymi może zostać obciążony przedsiębiorca. W niektórych przypadkach określone podatki, którymi jest obciążany podatnik w ramach wykonywanej działalności, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Zatem podatki, które można ująć w kosztach, to m.in.:

  • podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC),

  • podatek od środków transportowych zaliczanych do środków trwałych albo

  • podatek od nieruchomości użytkowanych na potrzeby działalności,

  • podatek akcyzowy (pod warunkiem, że nie dotyczy nadmiernych ubytków i niedoborów).

Uwaga!

Aby powyższe podatki mogły być w ogóle kosztem, powinny nie tylko mieć związek z wykonywaną działalnością, ale również zostać opłacone. Księguje się je zazwyczaj na podstawie dowodów wpłat, umów, decyzji wydanych o ich wymiarze (podatek od nieruchomości).

Podatki w kosztach - VAT

Podatek od towarów i usług zgodnie z ustawą o PIT nie jest ujmowany jako koszt uzyskania przychodu. Od tej zasady istnieje jednak kilka wyjątków, które uprawniają podatnika do uwzględnienia VAT-u w kosztach firmowych.

Podatnik zwolniony z VAT

Możliwość ujęcia podatku VAT w kosztach uzyskania przychodu mają przede wszystkim podatnicy zwolnieni z VAT i to niezależnie od tego, z jakiego rodzaju zwolnienia korzystają - przedmiotowego (ze względu na rodzaj wykonywanej działalności) czy podmiotowego (ze względu na nieprzekroczenie 150 000 zł obrotu). Podatnicy zwolnieni maja prawo zaliczyć w kosztach wydatki firmowe w kwocie brutto, bowiem nie mogą odliczyć VAT od wydatków. Zatem VAT stanowi w ich przypadku koszt.

Warto także zwrócić uwagę, że podatnik korzystający ze zwolnienia z VAT zaliczy ten podatek w kosztach uzyskania przychodu m.in. przy transakcjach wewnątrzwspólnotowych, kiedy to jako nabywca towaru lub usługi ma obowiązek naliczyć i odprowadzić VAT do urzędu skarbowego.

Uwaga!

Podatnicy zwolnieni z VAT od zakupu usług wewnątrzwspólnotowych są zobowiązani samodzielnie naliczyć oraz odprowadzić VAT oraz wykazać go w odpowiedniej deklaracji - VAT-9M.

Podatnicy zwolnieni z VAT, którzy zakupili towar od kontrahenta z Unii Europejskiej, dopiero po przekroczeniu ustalonego limitu 50 000 zł zakupu są zobowiązani składać do urzędu skarbowego VAT-8 oraz opłacić wynikający z niej podatek.

Sprzedaż mieszana

Możliwość zaliczenia do kosztów podatku VAT przysługuje przedsiębiorcy, który prowadzi sprzedaż mieszaną, choć nie od każdego zakupu. Podatnik powinien ustalić, które wydatki związane są z przychodami opodatkowanymi VAT, a które ze zwolnionymi. Dodatkowo powinien wyodrębnić koszty, których nie można jednoznacznie zaliczyć do którejś z tych dwóch grup.

W takiej sytuacji podatek VAT od zakupów związanych ze sprzedażą zwolnioną można będzie uznać za koszt podatkowy w pełnej wysokości, natomiast ten dotyczący kosztów niezakwalifikowanych do żadnej z grup - na podstawie proporcji.

Uwaga!

Podatek VAT od wydatków poniesionych w związku ze sprzedażą opodatkowaną VAT nie stanowi kosztu - rozliczany jest osobno w deklaracji VAT.

Czynny podatnik VAT

W niektórych sytuacjach VAT może stanowić koszt również u czynnych podatników VAT. Wynika to z faktu, że od niektórych zakupów co do zasady podatnikom nie przysługuje odliczenie VAT. Dotyczy to głównie zakupu:

  • usług hotelowych,

  • usług gastronomicznych,

  • zakupu paliwa i innych wydatków eksploatacyjnych związanych z samochodem osobowym używanym w celach mieszanych - bowiem możliwe jest odliczenie jedynie 50% VAT-u od zakupu paliwa i innych wydatków eksploatacyjnych związanych z danym pojazdem. Wówczas 50% nieodliczonego VAT powiększa kwotę netto z faktury, czyli trafia w koszty.

Uwaga!

Usługi gastronomiczne powinny być z rozwagą kwalifikowane w kosztach uzyskania przychodu, ponieważ w tym przypadku istnieje bardzo cienka granica pomiędzy wydatkiem firmowym a wydatkiem na reprezentację. Zasadniczo wydatki na reprezentację nie mogą być kosztem firmowym.

Reprezentacja nie posiada ustawowej definicji, wobec tego bardzo trudno zdecydować, jaki dokładnie wydatek będzie reprezentacją. Dla właściwego zdefiniowania pojęcia reprezentacji najistotniejszy jest cel poniesienia określonego wydatku. Reprezentacja, zgodnie z orzeczeniami sądów, to działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów, przy czym konieczna jest analiza całokształtu okoliczności, aby definitywnie ocenić, czy działanie podatnika faktycznie stanowi reprezentację.

Jeśli więc zakupiona usługa gastronomiczna (obiad z kontrahentem) ma na celu przedstawić przedsiębiorcę w korzystnym świetle (np. dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy, a nawet stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia), to istnieje ryzyko, że taki wydatek zostanie zakwestionowany przez urząd skarbowy.

Podatek VAT a zakup lub leasing samochodu

Na podatek VAT należy zwrócić uwagę przy zakupie lub leasingu samochodu osobowego. Przed zakupem lub leasingiem podatnik powinien określić czy pojazd:

  • będzie używany wyłącznie na cele działalności gospodarczej - wtedy przysługuje mu odliczenie 100% VAT pod warunkiem:

    • zgłoszenia pojazdu do urzędu skarbowego na druku VAT-26,

    • prowadzenia szczegółowej kilometrówki VAT oraz

    • wprowadzenia regulaminu używania pojazdu w firmie,

  • będzie używany w działalności i prywatnie - wtedy można odliczyć 50% kwoty VAT z pozostała, nieodliczona część VAT trafia w koszty.

W praktyce istnieje wiele sytuacji, w których można ująć podatki w kosztach uzyskania przychodu. Koszty obniżają podstawę opodatkowania, a co za tym idzie - zmniejszają wysokość należnego podatku do urzędu skarbowego, warto zatem wiedzieć, jakie wydatki można zakwalifikować jako koszty firmowe.