Podróż służbową można rozliczyć w kosztach działalności

Wyjazdy służbowe to powszechna praktyka w biznesie. Nic dziwnego - w zasadzie każdy właściciel firmy utrzymuje relacje z krajowymi lub zagranicznymi kontrahentami. Artykuł zostanie poświęcony kwestii rozliczenia wydatków związanych z podróżą służbową. Okazuje się, że mogą one być zakwalifikowane jako koszt podatkowy i tym sposobem obniżać zobowiązanie wobec urzędu skarbowego. Zapraszamy do lektury.

Podróż a działalność gospodarcza

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych w art. 22 ust. 1 określa, jakie wymogi muszą być spełnione, aby dany wydatek zaliczyć do kosztów firmowych. Musi on być poniesiony w celu osiągnięcia lub zachowania przychodów bądź zabezpieczenia ich źródła. Ponadto taki wydatek nie może znajdować się w spisie kosztów, które nie stanowią z zasady kosztów uzyskania przychodu - katalog ten znajduje się w art. 23 rzeczonej ustawy.

Uwaga!

Przedsiębiorca powinien mieć dokumentację udowadniającą, że dana podróż cechowała się charakterem służbowym. W tym przypadku przydatne mogą być zawarte umowy, materiały ze szkoleń, korespondencja itp.

Dokumentowanie wydatków w trakcie podróży służbowej

O konieczności dokumentowania podróży służbowej wie każdy, nie wszyscy jednak zdają sobie sprawę z tego, które dowody księgowe są tutaj najwłaściwsze.

Opłaty za przejazd autostradą oraz bilety

Rozporządzenie Ministra Finansów z 3 grudnia 2013 roku w sprawie wystawia faktur mówi, że fakturą może być jednorazowy bilet, który dokumentuje przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 kilometrów. Zgodnie z przepisem bilet taki ma być wystawiony przez podatników uprawnionych do świadczenia usług przewozowych:

  • kolejami normalnotorowymi,
  • taborem samochodowym,
  • statkami pełnomorskimi,
  • środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej,
  • promami,
  • samolotami,
  • śmigłowcami.

Powyżej wspomniane bilety powinny zawierać:

  • numer i datę wystawienia,
  • imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
  • informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
  • kwotę podatku,
  • kwotę należności ogółem.

Paliwo

Jeśli podróż służbowa jest realizowana przy użyciu samochodu i pojawia się konieczność zaliczenia wydatków na paliwo do kosztów, niezbędna jest faktura. Co istotne, taki wymóg dotyczy jedynie zakupów na terenie Polski - za granicą taką rolę spełni paragon lub dokument kasowy, co wynika z par. 14 pkt. Rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Warto pamiętać o odpowiednim opisaniu takich dokumentów - w przeciwnym przypadku nie będą stanowić dowodu księgowego.

Jakie informacje umieścić dodatkowo na paragonie?

  • swoje nazwisko (lub nazwę firmy),
  • adres,
  • rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.

Jeśli podróż służbowa jest realizowana za pomocą firmowego samochodu, wtedy takie wydatki są bezpośrednio ujmowane w kosztach. Z kolei w przypadku prywatnego pojazdu należącego do przedsiębiorcy wydatki eksploatacyjne trzeba rozliczyć na podstawie tzw. kilometrówki, czyli ewidencji przebiegu pojazdu.

Nocleg i inne wydatki

Fakturą dokumentować trzeba też usługi noclegowe - zarówno krajowe, jak i zagraniczne. Podobny wymóg istnieje w przypadku innych wydatków, na przykład opłaty za udział w targach czy opłat za szkolenie. Trzeba pamiętać o tym, że z prawa do naliczania ryczałtu za nocleg mogą korzystać tylko pracownicy - przedsiębiorcy prawo to nie dotyczy.

Ważne!

Przy usługach noclegowych - według art. 88 ust. 1 pkt 4 - podatnik nie może odliczyć podatku VAT, dlatego kosztem jest kwota brutto zapisana na fakturze.

Wyżywienie

Wydatków na jedzenie - nawet udokumentowanych fakturą - nie można zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodów, gdyż noszą one znamiona wydatku prywatnego. Pewną rekompensatą jest tutaj fakt, iż przedsiębiorca może naliczyć sobie diety i ująć je w kosztach, o czym stanowi art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT:

Art. 23 ust. 1 pkt 52.

"Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra."

Co ważne, organy skarbowe również podzielają takie stanowisko. Oto interpretacja podatkowa (sygn. ITPB1/415-1142/12/IG) z dnia 10 stycznia 2013 roku, wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy:

“Wydatki za usługi noclegowe związane z wykonywaniem działalności gospodarczej mogą stanowić koszt uzyskania przychodu. Natomiast faktycznie poniesione wydatki na wyżywienie przedsiębiorcy nie stanowią kosztu uzyskania przychodu. Z wartości wynikającej z faktur za usługi hotelowe należy zatem wyodrębnić koszt noclegu, który może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów oraz wydatki na wyżywienie, które tych kosztów nie stanowią. Do kosztów uzyskania przychodu prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej Wnioskodawczyni może zaliczać wartość diet za czas dokonanych podróży krajowych - wskazanych w ww. rozporządzeniu w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju - o ile podróże te mają rzeczywiście związek z usługami wykonywanymi w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.”

Zasady naliczania diet w podróży służbowej

Diety krajowe

Od 1 marca zeszłego roku pełna dieta krajowa ma wysokość 30 złotych - o 7 zł więcej niż było to wcześniej. Regulacje dotyczące naliczania diet pozostały niezmienne:

  • jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

    • od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety,

    • ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;

  • jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

    • do 8 godzin – przysługuje połowa diety,

    • ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Polecamy

PIP sprawdza - w 2014 r. planowanych jest 88 tysięcy kontroli

Diety zagraniczne

Wysokość pełnej diety w zagranicznej podróży służbowej zależna jest od tego, do jakiego kraju ma ona miejsce. Warto podkreślić, że zasady naliczania diet są tutaj nieco odmienne niż w przypadku diet krajowych:

  • za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości

  • za niepełną dobę podróży:

    • do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety

    • ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety

    • ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Poniżej przykładowe stawki diet w określonych krajach:

Państwo

Wysokość diety

Niemcy

49 EUR

Rosja

48 EUR

Czechy

41 EUR

Wielka Brytania

35 GBP

Włochy

48 EUR

Ewidencja podróży

Do ewidencji wydatków na podróż służbową niezbędny jest dowód wewnętrzny, czyli inaczej rozliczenie podróży służbowej - szczególnie w kwestii diet. To, jak je dokumentować, reguluje par. 14 ust. 2 pkt 5 oraz ust. 3 rozporządzenia o KPiR.

Dowód wewnętrzny rozliczający podróż służbową musi zawierać:

  • imię i nazwisko,
  • cel podróży,
  • nazwę miejscowości docelowej,
  • liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu),
  • stawkę i wartość przysługujących diet.

Kolumna w KPiR odpowiednia do ewidencji takich wydatków to kolumna  13 - “pozostałe wydatki”.

Praktyka pokazała, że popularne jest też ujmowanie takich wydatków bezpośrednio w kosztach, na bazie dokumentów zakupu. W takiej sytuacji dowód wewnętrzny używany jest wyłącznie do naliczania diet i ewidencjowania ich w księdze przychodów i rozchodów.

Ważne!

Zagraniczne wydatki  należy przeliczyć po średnim kursie NBP ogłoszonym w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym dzień, w którym koszt został poniesiony. Dniem poniesienia kosztu jest data widniejąca na dokumencie potwierdzającym wydatek.

 

Ważne!

Diety również należy przeliczać po średnim kursie NBP ogłoszonym w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym dzień, w którym koszt został poniesiony. Dniem poniesienia kosztu jest dzień rozliczenia zagranicznej podróży służbowej.