Podróż służbowa to czarna owca wśród rozliczeń, zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Jednak całe zamieszanie wokół delegacji jest spowodowane najczęściej brakiem wiedzy w tej kwestii. Pracownicy często mają problem z zakwalifikowaniem kosztów związanych z delegacją i tym samym przekraczają zawarte w odpowiednich przepisach limity. Ponadto nie pamiętają o należytym udokumentowaniu poniesionych wydatków. Pracodawcy natomiast mają tendencję do mylenia podstawowych pojęć – np. oddelegowanie traktują jak podróż służbową, mimo że ma ono zupełnie inne skutki prawne – lub zwyczajnie nie orientują się, jakie diety przysługują pracownikom udającym się w delegacje. Wychodząc naprzeciw wszystkim problemom związanym z tematem podróży służbowych, przedstawiamy małe kompendium wiedzy o nich.
Podróż służbowa - definicja
Najważniejsze jest, aby zarówno pracodawca, jak i pracownik, byli w stanie odróżnić dwa podstawowe pojęcia, tj.:
-
oddelegowanie – ma miejsce, gdy pracodawca powierza zatrudnionemu wykonywanie pracy innej niż ustalona w umowie o pracę. Przede wszystkim dotyczy to zmiany miejsca świadczenia pracy. Przeniesienie takie nie może powodować obniżenia wynagrodzenia pracownika, a powierzona praca powinna odpowiadać jego kwalifikacjom. Powierzenie pracownikowi innej pracy ma formę polecenia pracodawcy, przy czym nie musi być dokonane na piśmie oraz zawierać uzasadnienia. Pracodawca nie jest zobowiązany do konsultowania z podwładnym zamiaru oddelegowania. Dodatkowo wynikające z organizacji pracy stałe wykonywanie zadań w różnych miejscach i terminach przez samego przedsiębiorcę lub jego pracownika także nie jest to podróż służbowa, a co za tym idzie – podczas oddelegowania czy zmian miejsca pracy nie obowiązują te same przywileje, z których mogą korzystać pracownicy udający się w podróż służbową.
| Ważne! Oddelegowanie pracownika jest ograniczone czasowo i nie może przekraczać 3 miesięcy w roku kalendarzowym. |
-
podróż służbowa – jest to wyjazd pracownika poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy lub stałe miejsce wykonywania pracy, w celu realizacji zadań bądź wykonywania obowiązków na polecenie pracodawcy. Taka sytuacja ma jednak charakter incydentalny i tymczasowy. W trakcie trwania podróży służbowej stosunek pracy nie ulega żadnym zmianom, ale pracownikowi przysługują dodatkowe uprawnienia.
Inaczej w przypadku kierowców - za podróż służbową można uznać każdy odrębny wyjazd w celu wykonywania przewozu drogowego poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub inne miejsce prowadzenia działalności, np. filie, przedstawicielstwa itd.
Z kolei, gdy w podróż służbową udaje się osoba prowadząca działalność gospodarczą – dla niej podróżą taką jest wyjazd związany z przedmiotem działalności gospodarczej, poza miejsce jej prowadzenia. W związku z tym typową podróżą służbową będą targi lub podpisanie umowy z kontrahentem, a także szkolenia.
Podróż służbowa - formalności
Podróż służbowa odbywa się na podstawie wydanego przez pracodawcę polecenia wyjazdu służbowego. Polecenie wyjazdu jest dokumentem potwierdzającym odbycie podróży służbowej. Dokument ten, wraz z dowodami potwierdzającymi poniesione wydatki, jest podstawą do rozliczenia kosztów delegacji. Polecenie wyjazdu służbowego musi zawierać w szczególności dane pracownika wysłanego w delegację oraz pozostałe informacje związane z wyjazdem, takie jak:
-
termin (daty, godziny wyjazdu i powrotu, liczbę godzin w podróży na terenie kraju i ewentualnie poza jego granicami),
-
cel podróży służbowej,
-
miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży,
-
środek transportu, z którego podczas delegacji będzie korzystać pracownik,
-
kwotę zaliczki, którą przekazano pracownikowi w celu pokrycia wydatków,
-
termin rozliczenia pracownika,
-
podpis przełożonego.
W przypadku, gdy pracownik odmówi wykonania polecenia, czyli nie pojedzie w podróż służbową, zostaną wobec niego wyciągnięte odpowiednie konsekwencje.
| Ważne! Istnieją jednak sytuacje, gdy pracodawca nie może wyciągać żadnych konsekwencji, kiedy pracownik nie zgodzi się na wykonanie zadania, jakim jest wyjazd służbowy. Mianowicie, dotyczy to kobiet w ciąży lub jednego z rodziców opiekujących się dzieckiem do 4. roku życia. Osoby te mogą zostać wysłane w podróż służbową pod warunkiem, że wyrażą na to zgodę. |
Czas trwania i maksymalna liczba podróży służbowych
Obecnie ustawodawca nie przewidział ograniczenia liczby odbywanych podróży służbowych czy też czasu ich trwania. W związku z tym teoretycznie pracownik może być wysyłany w delegacje wiele razy w roku, jednocześnie odbywając je nawet przez kilka miesięcy. Jednak eksperci prawa pracy uważają, że podróże służbowe trwające powyżej 3 miesięcy powinny być już traktowane jako oddelegowanie.
Ile czasu na pracę i wypoczynek w trakcie podróży?
Do czasu pracy zalicza się w całości czas delegacji pokrywający się z normalnymi godzinami pracy pracownika wynikającymi z jego rozkładu pracy. Natomiast do czasu pracy poza godzinami pracy pracownika wlicza się jedynie ten czas, który pracownik poświęca na wykonywanie zadania podczas podróży służbowej.
| Ważne! Przemieszczanie się do miejsca delegowania i z powrotem poza godzinami wynikającymi z rozkładu pracy pracownika, nie zalicza się do czasu pracy. Generalnie czas przepracowany w trakcie podróży służbowej pracodawca powinien rozliczać tak, jak czas przepracowany w stałym miejscu pracy. |
Poza czasem pracy, pracownikowi odbywającemu podróż służbową przysługuje prawo do 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego (35 godzin w tygodniu). W szczególnych przypadkach odpoczynek ten może zostać skrócony do maksymalnie 24 godzin w tygodniu. Ma to miejsce jeżeli:
-
pracownik w imieniu pracodawcy zarządza zakładem pracy,
-
zaistnieje konieczność prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia, środowiska lub usunięcia awarii.
W sytuacji, gdy odpoczynek pracownika został naruszony (np. przez dojazd), pracodawca powinien zrekompensować ten odpoczynek w innym terminie. Ponadto, po powrocie z podróży służbowej, pracownik ma prawo do 8 godzin odpoczynku (np. gdy wraca z niej w nocy), zanim rozpocznie pracę w kolejnym dniu.
