Sposoby na przechowywanie dokumentacji firmowej

Obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest przechowywanie dokumentacji firmowej w oryginalnej formie przez ustawowo określony termin. Istotne jest, aby znajdowała się w siedzibie firmy bądź jej oddziale. Dotyczy to głównie przyjętych zasad rachunkowości, ksiąg rachunkowych lub podatkowych, dowodów księgowych, inwentaryzacyjnych oraz sprawozdań finansowych. Przedsiębiorca obowiązkowo musi także chronić dokumenty przed uszkodzeniem lub zniszczeniem, niedozwolonymi zmianami lub nieupoważnionym rozpowszechnianiem. 

Przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej

Przepisy prawa krajowego przewidują możliwość elektronicznego przechowywania dokumentacji firmowej. Warto jednak pamiętać o systematycznym tworzeniu kopii zapasowych. Ważne jest też, aby komputer na którym będą przechowywane dokumenty był zabezpieczony przed wirusami. Wskazane jest także zaopatrzenie się w urządzenie pozwalające na odtworzenie danych w postaci wydruku w każdej chwili. W postaci elektronicznej przedsiębiorca może archiwizować:

  • księgi rachunkowe lub podatkowe,
  • dowody księgowe,
  • kopie dokumentów kasowych,
  • dokumenty inwentaryzacyjne,
  • sprawozdania finansowe,
  • listy płac.

Przechowywanie elektroniczne możliwe jest także w przypadku wszystkich kopii dokumentów powstałych oryginalnie w tej formie, np. wyciągów bankowych, poleceń księgowania i deklaracji podatkowych.

Dokumenty podatkowe - przechowywanie

Do kategorii dokumentów podatkowych zalicza się faktury oraz rachunki, dokumentacje związane z poborem i inkasem podatkowym, a także księgi podatkowe. Przedsiębiorca zobowiązany jest do ich przechowywania przez 5 lat od zakończenia roku, w którym nastąpiło przedawnienie zobowiązania podatkowego. Osoba niestosująca się do tego obowiązku może zostać ukarana karą grzywny, która w skrajnych przypadkach wyniesie nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych.

Dokumentacja ZUS - przechowywanie

Prowadząc działalność gospodarczą przedsiębiorca ma obowiązek rejestracji jako płatnik składek w ZUS. Przepisy nie określają czasu, przez jaki należy przechowywać m.in. dokumenty potwierdzające rejestrację oraz potwierdzający uprawnienie do rozliczania składek za zatrudnione osoby. Przez wzgląd na fakt, że podczas kontroli należy okazać wskazane dokumenty, przyjęło się, że należy je archiwizować przez cały okres prowadzenia działalności.

Natomiast przed okres 10 lat od daty przesłania do ZUS należy przechowywać:

  • deklaracje rozliczeniowe,
  • imienne raporty miesięczne,
  • korekty.

Dotyczy to również kopii dokumentów przesłanych w formie papierowej oraz drogą elektroniczną. Natomiast dowody płatnicze, świadczące o poniesieniu kosztów i uprawnieniu do emerytury, należy przechowywać do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych lub poświadczenia przez ZUS uprawnień emerytalnych.

Dokumentacja pracownicza - przechowywanie

Jak wynika z regulacji Ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, dokumentację pracowniczą, wraz z dokumentami dotyczącymi zatrudnień i wynagrodzeń, powinno się przechowywać przez okres 50 lat od daty zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.