Poradnik Przedsiębiorcy

Księgi rachunkowe - kto musi je założyć?

Księgi rachunkowe, potocznie znane jako pełne księgi, mają obowiązek prowadzić nie tylko spółki prawa handlowego, ale również niektóre osoby fizyczne, spółki cywilne czy jawne lub inne podmioty. Dodatkowo, podmioty, które nie mają takiego obowiązku, mogą dobrowolnie prowadzić księgowość na pełnych księgach. W artykule tym omówione zostanie, które dokładnie podmioty mają obowiązek prowadzenia pełnych ksiąg oraz jakie ewidencje należy w związku z tym prowadzić.

Księgi rachunkowe - Kto musi prowadzić?

Informacje, jakie podmioty mają obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych, możemy znaleźć w ustawie o rachunkowości w art. 2 ust. 1 - dotyczy on:

  1. spółek handlowych (osobowych i kapitałowych, w tym również w organizacji) oraz spółek cywilnych, z zastrzeżeniem pkt 2, a także innych osób prawnych, z wyjątkiem Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego;

  2. osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2 000 000 euro;

  3. jednostek organizacyjnych działających na podstawie Prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi, przepisów o funduszach inwestycyjnych, przepisów o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, przepisów o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych lub przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, bez względu na wielkość przychodów,

  4. gmin, powiatów, województw i ich związków, a także:

    1. państwowych, gminnych, powiatowych i wojewódzkich jednostek budżetowych,
    2. gminnych, powiatowych i wojewódzkich zakładów budżetowych,

  5. jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, z wyjątkiem spółek, o których mowa w pkt 1 i 2;

  6. oddziałów i przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej ;

  7. jednostek niewymienionych w pkt 1-6, jeżeli otrzymują one na realizację zadań zleconych dotacje lub subwencje z budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego lub funduszów celowych - od początku roku obrotowego, w którym dotacje lub subwencje zostały im przyznane.

Wszystkie wyżej wymienione podmioty mają obowiązek prowadzenia pełnych ksiąg, natomiast pozostałe podmioty, które nie mają takiego obowiązku, mogą dobrowolnie je prowadzić.

Jeżeli chodzi o limit 2 000 000 Euro obrotu, po którego przekroczeniu w danym roku podatkowym należy przejść do prowadzenia ksiąg rachunkowych w roku następnym, to oblicza się go po średnim kursie NBP na pierwszy dzień roboczy października. Limit w 2018 roku wynosi:

2 000 000 Euro x 4,3137 zł/euro = 8.627.400 zł

Księgi rachunkowe - dziennik

Dziennik w księgach rachunkowych powinien zawierać chronologiczny spis zdarzeń, jakie miały miejsce w danym okresie sprawozdawczym. Zapisy w nim zawarte powinny być kolejno numerowane oraz oznaczone w taki sposób, aby możliwe było powiązanie ich z odpowiednimi dowodami księgowymi. Jeżeli suma zapisów w dzienniku zgadza się z łącznymi zapisami na kontach syntetycznych, to oznacza, że zdarzenia gospodarcze zostały poprawnie kwotowo ujęte w księgach rachunkowych. Jeżeli w przedsiębiorstwie prowadzi się więcej niż jeden dziennik, to na koniec każdego okresu sprawozdawczego należy sporządzić zestawienie ich obrotów.

Księgi rachunkowe - konta syntetyczne oraz analityczne

Konta syntetyczne, inaczej konta księgi głównej oraz konta analityczne, nazywane również kontami ksiąg pomocniczych służą do rejestrowania zdarzeń gospodarczych, stosując zasadę podwójnego zapisu. Zasada ta polega na tym, że zdarzenie gospodarcze księguje się na danych kontach księgi głównej, a następnie dokonuje się zapisów na odpowiednich kontach pomocniczych, po tej samej stronie, w tej samej wysokości i dacie.

Ustawa o rachunkowości dopuszcza również stosowanie w ciągu okresu sprawozdawczego jednostek naturalnych, zamiast lub obok pieniężnych na kontach pomocniczych (analitycznych). Warunkiem takich zapisów jest sporządzenie na koniec okresu sprawozdawczego zestawienia zapisów w jednostkach naturalnych wraz z ustaleniem ich wartości pieniężnej.

Księgi rachunkowe - zestawienie obrotów i sald kont syntetycznych oraz analitycznych

Zestawienie obrotów i sald kont syntetycznych oraz analitycznych sporządza się w celu sprawdzenia, czy zachowana została zasada podwójnego zapisu. Jeżeli suma obrotów kont syntetycznych nie zgadza się z sumą obrotów kont analitycznych, to po danych uzyskanych z pełnego zestawienia sald i obrotów łatwiej można wyszukać błąd.

Księgi rachunkowe - inwentarz

Wykaz składników aktywów i pasywów, czyli inwentarz, sporządzają podatnicy, którzy przeszli w danym roku z uproszczonej księgowości na pełne księgi. Dla reszty podatników wcześniej wymienione pozostałe elementy pełnej księgowości pełnią rolę inwentarza. O inwentarzu mówi ustawa o rachunkowości.

Art. 19 ust. 1-2 ustawy o rachunkowości

1. Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz), potwierdzony ich inwentaryzacją, sporządzają jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą. W pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych.

2. Pozycje inwentarza sporządzonego przez jednostki, które nie prowadziły uprzednio ksiąg rachunkowych, powinny stanowić odpowiedniki lub rozwinięcia poszczególnych pozycji bilansu otwarcia. Składniki aktywów i pasywów wycenia się w inwentarzu według zasad określonych w rozdziale 4.