Poradnik Przedsiębiorcy

Ewidencja przebiegu pojazdu - wszystko co warto wiedzieć

Przedsiębiorcy, którzy chcą wykorzystywać w prowadzonej przez siebie działalności swój prywatny samochód, aby móc zaliczać w koszty firmy wydatki związane w jego użytkowaniem muszą prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu czyli tak zwaną kilometrówkę. Nie jest to jednak jedyna sytuacja, w której należy prowadzić taką ewidencję. Dowiedz się kiedy jeszcze ewidencja przebiegu pojazdu jest wymagana. W artykule szczegółowo wyjaśniamy związane z tym zagadnienia.

Ewidencja przebiegu pojazdu - kto powinien prowadzić i na jakiej podstawie?

Ewidencję przebiegu pojazdów, zwaną potocznie kilometrówką, dla celów podatku dochodowego powinni prowadzić przedsiębiorcy, którzy chcą wliczyć w koszty wydatki związane z używaniem dla potrzeb prowadzonej działalności samochodów osobowych, które nie stanowią środków trwałych. Obowiązuje bowiem przepis (art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT) mówiący, że nie zalicza się do kosztów firmowych wydatków poniesionych z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego (w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą) w związku z działalnością gospodarczą podatnika – w części przekraczającej wyznaczony limit. Jest nim kwota wynikająca z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, określona w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Faktyczny przebieg samochodu ustalany jest natomiast na podstawie prowadzonej przez podatnika ewidencji przebiegu pojazdu. Dzięki niej przedsiębiorca może ustaloną kwotę - wydaną np. na paliwo, wymianę części lub oleju samochodu użytkowanego na cel prowadzonej działalności - zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Obowiązek prowadzenia ewidencji ma zatem przedsiębiorca, który chce uznać za koszt uzyskania przychodu wydatki poniesione z tytułu wykorzystywania w prowadzonej działalności samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych, stanowiącego:

  • jego własność,
  • własność pracowników przedsiębiorcy,
  • własność osoby trzeciej i jest użytkowany np. na podstawie umowy najmu, dzierżawy, użyczenia.

Ewidencję przebiegu pojazdu są zobowiązani prowadzić również podatnicy, którzy chcą odliczyć 100% VAT od zakupu samochodu oraz wydatków eksploatacyjnych, w tym paliwa. Dotyczy to pojazdów o masie do 3,5 tony, które wykorzystywane są wyłącznie na cele związane z działalnością gospodarczą (np. środek trwały lub leasing). Ową wyłączność będzie wyznaczać sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną dla tych samochodów ewidencją przebiegu pojazdu, która wykluczy ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą.

Kogo nie obejmuje obowiązek prowadzenia ewidencji?

Jeżeli przedsiębiorca ponosi wydatki na rzecz pracownika rozliczane w ramach miesięcznego ryczałtu pieniężnego, nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji. Przepis ten dotyczy głównie wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności, dla których kosztem nie jest:

  • wyjazd w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
  • jazdy lokalne — w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu nie dotyczy także przedsiębiorców korzystających z samochodów osobowych na podstawie leasingu, gdy umowy leasingowe spełniają określone w ustawie warunki (leasing operacyjny art. 23b ust. 1 art. ustawy o PIT oraz leasing kapitałowy 23f ust. 1 ustawy o PIT). W przypadku gdy umowa leasingu nie spełnienia, wymogów ustawowych, przedsiębiorca tak naprawdę ma do czynienia z umową najmu i w takiej sytuacji jest zobowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Przedsiębiorca również nie musi prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu, jeśli dla potrzeb działalności gospodarczej będzie wykorzystywał pojazd inny niż samochód osobowy, np. samochód ciężarowy. Wydatki, które poniósł w związku z eksploatacją pojazdu innego niż samochód osobowy, może w całości zaliczać do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej - pod warunkiem, że spełnione są ogólne kryteria wymagane dla uznania wydatków za koszty podatkowe.

Ewidencji przebiegu pojazdu, dotyczącej pełnego odliczenia podatku VAT, nie trzeba prowadzić w przypadku, gdy:

1. pojazdy samochodowe są konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą, jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie,

2. konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne,

3. pojazdy przeznaczone są wyłącznie do:

a) odprzedaży,

b) sprzedaży, w przypadku pojazdów wytworzonych przez podatnika,

c) oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze

– jeżeli odprzedaż, sprzedaż lub oddanie w odpłatne używanie tych pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika,

4. w odniesieniu do tych pojazdów:

a) kwot podatku naliczonego od wydatków z nimi związanych podatnik oblicza w ograniczeniu do 50%,

b) podatnikowi nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od wydatków z nimi związanych.

Jak powinna wyglądać ewidencja przebiegu pojazdu?

Przepisy ustawy o PIT formułują wymogi dotyczące prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Powinna być ona prowadzona przez osobę używającą dany pojazd (art. 23 ust. 5 ustawy o PIT). Oznacza to, że może ją prowadzić zarówno sam przedsiębiorca, jak i osoby zatrudnione przez niego. Natomiast ewidencja przebiegu pojazdu na koniec danego miesiąca powinna być potwierdzona podpisem przedsiębiorcy także w przypadku, gdy prowadziła ją inna osoba korzystająca w danym okresie z samochodu.

Ustawa o PIT określa również minimalne dane, jaki ewidencja przebiegu pojazdów musi zawierać. Jest to:

  • nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu;
  • numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika (od niej bowiem zależy obowiązująca stawka za 1km);
  • opis trasy (skąd – dokąd);
  • kolejny numer wpisu;
  • datę i cel wyjazdu;
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów;
  • stawkę za 1 km przebiegu;
  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu;
  • podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Aktualne stawki za 1 km przebiegu pojazdu wynikają z rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku i wynoszą:

  • dla samochód o pojemności do 900 cm3 - 0,5214 zł;
  • dla samochód o pojemności od 900 cm3 - 0,8358 zł;
  • dla motocyklu - 0,2302 zł;
  • dla motoroweru - 0,1382 zł.

Ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT zawiera nieco zmodyfikowane elementy, są to:

  • numer rejestracyjny pojazdu samochodowego,
  • dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
  • stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,
  • wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu obejmujący:
      1. kolejny numer wpisu,
      2. dat i cel wyjazdu,
      3. opis trasy (skąd-dokąd),
      4. liczbę przejechanych kilometrów,
      5. imię i nazwisko oraz podpis osoby kierującej pojazdem
      6. – potwierdzony przez podatnika w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem,
  • liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

W przypadku, gdy pojazd samochodowy jest udostępniany osobie niebędącej pracownikiem podatnika, wpis wykorzystania pojazdu, o którym mowa w wyżej opisanym pkt 4:

  • jest dokonywany przez osobę, która udostępnia pojazd,
  • obejmuje:
    1. kolejny numer wpisu,
    2. dat i cel udostępnienia pojazdu,
    3. stan licznika na dzień udostępnienia pojazdu,
    4. liczbę przejechanych kilometrów,
    5. stan licznika na dzień zwrotu pojazdu,
    6. imię i nazwisko osoby, której udostępniony został pojazd.

Kilometrówka może być prowadzona w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku tej drugiej przedsiębiorca musi jednak pamiętać, że na koniec miesiąca powinien sporządzić jej wydruk i złożyć na nim podpis.

Przedsiębiorca dodatkowo powinien wiedzieć, że w celu ujęcia kosztu w KPiR oprócz ewidencji przebiegu pojazdu należy również dysponować dokumentami potwierdzającymi dokonanie wydatku. Sama ewidencja bowiem nie wystarczy, aby wydatek związany z eksploatacją auta niebędącego środkiem trwałym zaliczyć do kosztu uzyskania przychodu.

Jak w praktyce wygląda wyliczanie kosztu z ewidencji przebiegu pojazdu?

Wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego używanego dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika należy w odpowiednio wyliczonej kwocie zaliczyć jako pozostałe wydatki w 13 kolumnę KPiR. Księgowania dokonuje się po zakończeniu miesiąca na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków wynikających z faktur zawierających numer rejestracyjny tego pojazdu oraz z prowadzonej ewidencji pojazdu.

Wyliczenia kosztu uzyskania przychodu, który wykazuje się w kwocie przypadającej na dany miesiąc oraz w układzie rocznym narastającym, dokonuje się na podstawie:

  • sumy miesięcznego przebiegu pojazdu (suma faktycznie przejechanych kilometrów wykazanych w ewidencji przebiegu pojazdu pomnożona przez stawkę 1km określoną przez Ministra Infrastruktury), która wyznacza zarazem limit zakwalifikowania wydatków w koszt;
  • kosztów eksploatacji pojazdu poniesionych w miesiącu oraz podania ich w układzie narastającym.

Należy pamiętać, że przedsiębiorca nie może w danym miesiącu zaliczyć większej kwoty wydatków niż ta wyznaczona miesięcznym przebiegiem pojazdu (km x stawka za 1 km).

Przykład 1.

 

Przebieg pojazdu-limit (km x 0,5214 stawka za 1 km)

Miesięcznie koszty eksploatacji pojazdu

Miesięcznie koszty uzyskania przychodu

Narastająco koszty uzyskania przychodu

Styczeń

200 x 0,5214= 104,28

100

100

100

Luty

250 x 0,5214= 130,35

210

134,63

234,63 

Marzec

150 x 0,5214= 78,21

70

78,21

312,84

Suma

312,84

 

312,84 

 

Do kosztów może być zaliczona kwota 312,84 zł. 

Ważne!

Limit kosztów i kilometrów przechodzi na kolejne okresy rozliczeniowe wyłącznie w obrębie jednego roku podatkowego. Limity nie przechodzą na kolejny rok podatkowy. 

Ewidencja przebiegu pojazdu - podsumowanieEwidencja przebiegu pojazdu prowadzona dla celów podatku VAT nie podlega ujęciu w księgowaniach. Stanowi jedynie dowód, że pojazd faktycznie wykorzystywany jest wyłącznie w celach prowadzonej działalności gospodarczej, co daje jego użytkownikowi możliwość pełnego odliczenia podatku VAT.

Przedsiębiorca używający prywatnego samochodu lub będącego własnością osób trzecich, a użytkowanego na podstawie umowy najmu, dzierżawy bądź użyczenia do celów działalności, ma prawo zaksięgować do kosztów podatkowych tylko wydatki faktycznie poniesione, które dodatkowo są ograniczone limitem kilometrówki. Może tego dokonać, gdy spełni dwa warunki:

  • prawidłowo prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu;
  • wydatki związane z użytkowaniem samochodu przedsiębiorca prawidłowo dokumentuje.

Dodatkowo ewidencję przebiegu pojazdu mają obowiązek prowadzić podatnicy, którzy użytkują pojazdy o masie do 3,5 tony wyłącznie do celów prowadzonej działalności gospodarczej. Ten dodatkowy obowiązek formalny pozwoli bowiem na pełne odliczenie podatku VAT zarówno od zakupu pojazdu, jak i wydatków eksploatacyjnych z nim związanych.