Przedsiębiorcy posiadający firmowe samochody – które z mocy prawa nie są uznawane za pojazdy ciężarowe – by móc odliczyć od nich 100% VAT, muszą spełnić dodatkowe formalności, dzięki którym możliwe będzie wykluczenie ich użytku prywatnego. Formalnościami, o których mowa, jest prowadzenie kilometrówki, zgłoszenie pojazdu na druku VAT 26 oraz sporządzenie regulaminu użytkowania pojazdu w firmie. W artykule omawiamy kwestie związane z najważniejszym obowiązkiem, tj. zgłoszeniem pojazdu na druku VAT 26.
Zasady odliczenia VAT od wydatków związanych z pojazdami a złożenie VAT 26
Użytkując w ramach działalności pojazd osobowy przedsiębiorca ma prawo bez wypełnienia dodatkowych formalności odliczyć 50% podatku VAT od wydatków związanych z pojazdem. Do wydatków, od których podatnik może odliczyć VAT może zaliczyć, m.in.:
- paliwo,
- naprawy i konserwacja pojazdu,
- opłaty za autostrady i parkingi,
- usługi związane z pojazdem, tj. myjnia, wymiana opon czy przeglądy techniczne,
- usługi leasingowe i raty leasingu.
Podatnik ma jednak możliwość odliczenia 100% VAT od wydatków związanych z pojazdem osobowym, jeśli pojazd będzie użytkowany wyłącznie w celach związanych z działalnością oraz zostaną spełnione poniższe warunki:
- pojazd zostanie zgłoszony do urzędu skarbowego na formularzu VAT 26,
- prowadzona będzie ewidencja przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówka),
- sporządzony zostanie regulamin użytkowania pojazdu w ramach działalności.
Z kolei jeśli mowa o pojeździe ciężarowym użytkowanym w ramach działalności to 100% odliczenie VAT przysługuje bez względu na sposób użytkowania pojazdu oraz bez dodatkowych formalności, jeśli jest to samochód powyżej 3,5t lub poniżej 3,5t konstrukcyjnie przeznaczony do działalności, czyli jeden rząd siedzeń i aktualnie posiada VAT-1 lub VAT-2, czyli dodatkowe badanie techniczne potwierdzone zaświadczeniem z OSKP. W takim przypadku VAT 26 samochód ciężarowy nie musi być składany.
W innym przypadku, jeśli jest to pojazd, który nie spełnia definicji samochodu ciężarowego na gruncie PIT i VAT, w tym nie posiada aktualnego VAT-1 lub VAT-2, czyli brak zaświadczenia z OSKP, to:
- bez dodatkowych formalności podatnik ma prawo do odliczenia 50% VAT,
- a w przypadku odliczenia 100% VAT dla pojazdu użytkowanego wyłącznie w działalności należy spełnić warunki opisane dla pojazdu osobowego.
W jakich sytuacjach składamy VAT 26?
Deklarację VAT 26 należy złożyć w przypadku gdy podatnik postanowił użytkować pojazd samochodowy tylko dla celów firmowych i tym samym chce odliczać 100% VAT, a co za tym idzie – również w przypadku pojazdów w leasingu, środkach trwałych lub użyczonych ujmować koszt podatkowy w 100%.
W przypadku pojazdu ciężarowego, który ma masę całkowitą powyżej 3,5 tony lub poniżej 3,5 tony, ale ma wbity w dowodzie VAT-1 lub VAT-2, nie jest konieczne dokonanie zgłoszenia na druku VAT 26, ponieważ w przypadku takiego pojazdu odgórnie, bez spełnienia dodatkowych warunków, można stosować 100% VAT i 100% ujęcia kosztu podatkowego. Zgłoszenie VAT 26 nie jest konieczne również w przypadku pojazdów, których konstrukcja wyklucza użycie ich do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą bądź powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością jest nieistotne. Należą do nich:
- pojazdy samochodowe posiadające jeden rząd siedzeń oddzielony ścianą/trwałą przegrodą od części przeznaczonej do przewozu ładunków, klasyfikowane jako pojazd wielozadaniowy, van lub z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków;
- pojazdy samochodowe posiadające kabinę kierowcy wraz z jednym rządem siedzeń, a nadwozie ze względu na konstrukcję stanowi oddzielny element pojazdu;
- pojazdy specjalne (jeżeli wynika to z przepisów o ruchu drogowym) dla określonych przeznaczeń:
- agregat elektryczny/spawalniczy;
- do prac wiertniczych;
- koparka, koparko-spycharka;
- ładowarka;
- podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych;
- żuraw samochodowy.
Pobierz darmowy wzór formularza VAT 26 w formacie PDF
Termin złożenia VAT 26 do urzędu skarbowego
VAT 26, czyli informację o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie w działalności gospodarczej należy złożyć w urzędzie skarbowym w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostanie poniesiony pierwszy wydatek związany z pojazdem, nie później jednak niż w dniu przesłania ewidencji JPK_V7.
Co ważne, w sytuacji gdy druk nie zostanie złożony w terminie, uznaje się, że pojazd samochodowy jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika dopiero od dnia złożenia formularza VAT 26 w urzędzie (przed tym terminem przysługuje podatnikowi 50% odliczenia VAT).
Druk VAT 26 można złożyć online lub w formie papierowej. W przypadku wersji online można skorzystać z systemów do księgowości online takich jak np. wFirma.pl. W celu złożenia druku online należy dokonać jego wysyłki, autoryzując ją podpisem kwalifikowanym bądź danymi autoryzującymi (imię i nazwisko, pesel/NIP, data urodzenia, kwota przychodu z zeznania rocznego składanego w ubiegłym roku). Nie jest możliwe podpisanie druku VAT 26 za pomocą Profilu Zaufanego i złożenia przez ePUAP.
Przykład 1.
Pan Marek prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą w dniu 10 października nabył samochód osobowy, który postanowił przeznaczyć tylko dla celów firmowych. Do kiedy ma czas na złożenie VAT 26, jeśli plik JPK_V7 złożył 10 listopada?
Pan Marek na zgłoszenie pojazdu tylko do działalności ma czas do 10 listopada.
Przykład 2.
Pan Marek z przykładu 2. nie zdążył z terminowym zgłoszeniem informacji o wykorzystywaniu pojazdu tylko dla celów firmowych VAT 26. Czy może to zrobić po terminie?
W przypadku niezłożenia w terminie druku VAT 26 uznaje się, że pojazd samochodowy jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika dopiero od pierwszego dnia miesiąca, w którym podatnik złoży tę informację. Czyli jeśli druk zostanie złożony przez pana Marka po 10 listopada, to odliczenia 100% podatku VAT może dokonać dopiero względem wydatków poniesionych po 1 listopada. W odniesieniu do nabycia pojazdu dokonanego 10 października pan Marek będzie mógł odliczyć tylko 50% VAT – podobnie jak w przypadku innych wydatków poniesionych do 1 listopada.
Jaka kara za niewywiązywanie się lub nienależyte jego złożenie VAT 26?
W przypadku niewywiązania się z przekazania druku VAT 26 lub jego nienależytego złożenia należy mieć na uwadze, że podatnik podlegać będzie grzywnie do 720 stawek dziennych.
Urząd skarbowy może nie wymierzyć kary, jeśli podatnik złoży zapobiegawczo czynny żal i prawidłowy druk VAT 26 po terminie, ale przed dokonaniem czynności sprawdzających, kontrolnych lub wszczęciem postępowania podatkowego w zakresie podatku VAT. Trzeba przy tym pamiętać, by skorygować odliczony podatek VAT do właściwej wysokości, jeśli odliczono go w pełnej, mimo iż ona nie przysługuje.
Jak prawidłowo wypełnić VAT 26?
Wypełnianie formularza VAT-26 najlepiej rozpocząć od wpisania numeru identyfikacji podatkowej – NIP – w lewym górnym rogu dokumentu w pozycji nr 1 „Identyfikator podatkowy NIP”.
W części A formularza w pozycji nr 5 wpisuje się właściwy urząd skarbowy, do którego VAT 26 ma zostać złożony. Następnie należy określić cel złożenia formularza – zgłoszenie (pozycja nr 6) lub aktualizacja (pozycja nr 7). Jeśli zmianie ulega cel wykorzystywania pojazdu w firmie, trzeba zaznaczyć pole „aktualizacja informacji”. Dokonując aktualizacji, wniosek VAT-26 składa się w US najpóźniej dzień wcześniej niż w dniu, w którym zmiana ma nastąpić.
W części B formularza należy uzupełnić dane podatnika, który dokonuje zgłoszenia na druku VAT 26, takie jak:
- rodzaj podatnika – podatnik niebędący osobą fizyczną lub osoba fizyczna;
- nazwa pełna – jeżeli podatnik nie jest osobą fizyczną;
- nazwisko, pierwsze imię i data urodzenia – jeżeli zgłoszenia dokonuje osoba fizyczna.
Część C formularza VAT-26 to główna część druku. Znajduje się tam tabela, w której należy uzupełnić dane dotyczące zgłoszonych pojazdów. Są to:
- marka pojazdu – pozycja D.1 w dowodzie rejestracyjnym;
- model pojazdu – pozycja D.3 w dowodzie rejestracyjnym;
- numer rejestracyjny – trzeba podać numer rejestracyjny zgłoszonego pojazdu, w tym również numer rejestracyjny pojazdu przyjętego w używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze;
- rok produkcji;
- datę nabycia pojazdu:
- w przypadku importu należy podać datę importu;
- w przypadku oddania pojazdu do używania po jego wytworzeniu należy podać datę oddania go do używania;
- w przypadku pojazdów używanych na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze należy podać datę przyjęcia w używanie;
- w przypadku gdy datą poniesienia pierwszego wydatku jest data wpłaty przedpłaty/zaliczki/zadatku/raty na poczet pojazdu, który zostanie nabyty/przyjęty w używanie – w polu „data nabycia pojazdu” należy podać planowaną datę:
- oddania pojazdu do używania po jego wytworzeniu
- lub importu
- lub przyjęcia w używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze
– w zależności od tego, jaka sytuacja miała miejsce; - datę poniesienia pierwszego wydatku związanego z samochodem – należy podać datę poniesienia pierwszego wydatku. Przy czym może być nią również data wpłaty przedpłaty/zaliczki/zadatku/raty na poczet pojazdu, który zostanie nabyty/przyjęty w używanie;
- datę zmiany wykorzystywania pojazdu – tę część wypełnia się jedynie przy aktualizacji VAT 26, czyli gdy z części A zaznaczona została pozycja nr 7.
Natomiast w części D należy uzupełnić:
- imię;
- nazwisko;
- podpis podatnika lub osoby reprezentującej;
- telefon kontaktowy;
- datę wypełnienia formularza.
Jak wygenerować VAT-26 w systemie wFirma.pl?
System wFirma.pl umożliwia generowanie zgłoszenia VAT 26, w tym celu należy przejść do zakładki START » PODATKI » PODATEK VAT » DODAJ DEKLARACJĘ » INFORMACJA VAT 26.
