Poradnik Przedsiębiorcy

VAT-26 - wzór ze szczegółowym omówieniem

Przedsiębiorcy posiadający firmowe samochody – które z mocy prawa nie są uznawane za pojazdy ciężarowe – by móc odliczyć od nich 100% VAT, muszą spełnić dodatkowe formalności, dzięki którym możliwe będzie wykluczenie ich użytku prywatnego. Formalnościami, o których mowa, jest prowadzenie kilometrówki, zgłoszenie pojazdu na druku VAT-26 oraz sporządzenie regulaminu użytkowania pojazdu w firmie. W artykule omówione zostaną kwestie związane z najważniejszym obowiązkiem, tj. zgłoszeniem pojazdu na druku VAT-26.

Kiedy składamy VAT-26?

Deklarację VAT-26 należy złożyć w przypadku gdy podatnik postanowił użytkować pojazd samochodowy tylko dla celów firmowych i tym samym chce odliczać 100% VAT, a co za tym idzie – również w przypadku pojazdów w leasingu, środkach trwałych lub użyczonych ujmować koszt podatkowy w 100%.

Zgodnie z ustawą o VAT oraz Kodeksem drogowym za pojazd samochodowy uznaje się pojazd silnikowy, którego konstrukcja umożliwia jazdę z prędkością przekraczającą 25 km/h, o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony. Przez dopuszczalną masę całkowitą rozumie się największą określoną właściwymi warunkami technicznymi masę pojazdu obciążonego osobami i ładunkiem dopuszczonego do poruszania się po drodze. Z definicji tej wyłączony jest ciągnik rolniczy.

W przypadku pojazdu ciężarowego, który ma masę całkowitą powyżej 3,5 tony lub poniżej 3,5 tony, ale ma wbity w dowodzie VAT-1 lub VAT-2, nie jest konieczne dokonanie zgłoszenia na druku VAT-26, ponieważ w przypadku takiego pojazdu odgórnie, bez spełnienia dodatkowych warunków, można stosować 100% VAT i 100% ujęcia kosztu podatkowego. Zgłoszenie VAT-26 nie jest konieczne również w przypadku pojazdów, których konstrukcja wyklucza użycie ich do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą bądź powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością jest nieistotne. Należą do nich:

  • pojazdy samochodowe posiadające jeden rząd siedzeń oddzielony ścianą/trwałą przegrodą od części przeznaczonej do przewozu ładunków, klasyfikowane jako pojazd wielozadaniowy, van lub z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków;
  • pojazdy samochodowe posiadające kabinę kierowcy wraz z jednym rządem siedzeń, a nadwozie ze względu na konstrukcję stanowi oddzielny element pojazdu;
  • pojazdy specjalne (jeżeli wynika to z przepisów o ruchu drogowym) dla określonych przeznaczeń:
    • agregat elektryczny/spawalniczy;
    • do prac wiertniczych;
    • koparka, koparko-spycharka;
    • ładowarka;
    • podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych;
    • żuraw samochodowy.

Jeśli podatnik nie chce dokonać zgłoszenia na druku VAT-26, wówczas przysługuje mu standardowo 50% odliczenia VAT od wydatków związanych z tym pojazdem.

Pobierz darmowy wzór formularza VAT-26 w formacie PDF

Do pobrania:

pdf
Deklaracja VAT-26 (wersja 2).pdf druk do ręcznego wypełnienia

Termin złożenia VAT-26 do urzędu skarbowego

Od 1 października 2021 roku VAT-26 należy złożyć w urzędzie skarbowym w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostanie poniesiony pierwszy wydatek związany z pojazdem, nie później jednak niż w dniu przesłania ewidencji JPK_V7. W sytuacji gdy druk nie zostanie złożony w terminie, uznaje się, że pojazd samochodowy jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika dopiero od dnia złożenia formularza VAT-26 w urzędzie (przed tym terminem przysługuje podatnikowi 50% odliczenia VAT).

Nowy termin dokonywania zgłoszeń oraz aktualizacji informacji VAT-26 ma zastosowanie do wydatków poniesionych od 1 października 2021 roku. Do tych poniesionych wcześniej stosuje się poprzedni wzór VAT-26 (wersja 1).

Druk VAT-26 można złożyć online lub w formie papierowej. W przypadku wersji online można skorzystać z systemów do księgowości online takich jak np. wFirma.pl. W celu złożenia druku online należy dokonać jego wysyłki, autoryzując ją podpisem kwalifikowanym bądź danymi autoryzującymi (imię i nazwisko, pesel/NIP, data urodzenia, kwota przychodu z zeznania rocznego składanego w ubiegłym roku). Nie jest możliwe podpisanie druku VAT-26 za pomocą Profilu Zaufanego i złożenia przez ePUAP.

Deklarację VAT-26 należy złożyć do urzędu skarbowego właściwego dla celów VAT. W przypadku przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą właściwym urzędem do rozliczeń podatku VAT jest urząd skarbowy zgodny z miejscem zamieszkania podatnika. Natomiast w przypadku spółek – urząd skarbowy zgodny z miejscem prowadzenia działalności.

Przykład 1.

Pani Małgorzata postanowiła wykorzystywać nabyty pojazd osobowy w 100% na cele działalności gospodarczej. Pierwszy wydatek związany z pojazdem poniosła 25 września 2021 roku. W jakiej wersji druku VAT-26 powinna złożyć informację o wykorzystywaniu pojazdu dla celów firmowych oraz czy obowiązuje ją nowy termin?

Pani Małgorzata powinna złożyć VAT-26 w terminie 7 dni od dnia poniesienia pierwszego wydatku, tj. do 2 października 2021 roku. W związku z objaśnieniami Ministerstwa Finansów – gdy wydatek był poniesiony przed 1 października, należy złożyć druk VAT-26 w wersji 1.

Przykład 2.

Przedsiębiorca Marek 10 października 2021 roku nabył samochód osobowy, który postanowił przeznaczyć tylko dla celów firmowych. Do kiedy ma czas na złożenie VAT-26, jeśli plik JPK_V7 złożył 10 listopada?

Pan Marek na zgłoszenie pojazdu tylko do działalności ma czas do 10 listopada 2021 roku.

Przykład 3.

Pan Marek z przykładu 2. nie zdążył z terminowym zgłoszeniem informacji o wykorzystywaniu pojazdu tylko dla celów firmowych VAT-26. Czy może to zrobić po terminie?

W przypadku niezłożenia w terminie druku VAT-26 uznaje się, że pojazd samochodowy jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika dopiero od pierwszego dnia miesiąca, w którym podatnik złoży tę informację. Czyli jeśli druk zostanie złożony przez pana Marka po 10 listopada, to odliczenia 100% podatku VAT może dokonać dopiero względem wydatków poniesionych po 1 listopada 2021 roku. W odniesieniu do nabycia pojazdu dokonanego 10 października pan Marek będzie mógł odliczyć tylko 50% VAT – podobnie jak w przypadku innych wydatków poniesionych do 1 listopada.

VAT-26 – jaka kara za niewywiązywanie się lub nienależyte jego złożenie?

W przypadku niewywiązania się z przekazania druku VAT-26 lub jego nienależytego złożenia należy mieć na uwadze, że podatnik podlegać będzie grzywnie do 720 stawek dziennych (w 2021 roku do 26 879 040 zł).

Poprzez nienależyte złożenie druku należy rozumieć złożenie nieprawdziwej informacji i dokonanie odliczenia podatku niezgodnie z przepisami o VAT (czyli zastosowane zostało pełne odliczenie podatku, mimo że ono nie przysługuje).

Urząd skarbowy może nie wymierzyć kary, jeśli podatnik złoży zapobiegawczo czynny żal i prawidłowy druk VAT-26 po terminie, ale przed dokonaniem czynności sprawdzających, kontrolnych lub wszczęciem postępowania podatkowego w zakresie podatku VAT. Trzeba przy tym pamiętać, by skorygować odliczony podatek VAT do właściwej wysokości, jeśli odliczono go w pełnej, mimo iż ona nie przysługuje.

W przypadku zmiany danych pojazdu bądź jego sprzedaży trzeba zaktualizować informację o użytkowaniu pojazdu na druku VAT-26. W tym celu jako „cel złożenia” wybiera się „aktualizacja” i wskazuje datę zmiany jego użytkowania. W przypadku zmiany wykorzystywania pojazdu samochodowego podatnik jest obowiązany do aktualizacji VAT-26 najpóźniej do końca miesiąca, w którym dokonał tej zmiany. Przy czym datą rozpoczęcia biegu terminu jest data, w której miała miejsce zmiana użytkowania pojazdu (datą taką może być np. dzień sprzedaży pojazdu).

Jak prawidłowo wypełnić VAT-26?

Wypełnianie formularza VAT-26 najlepiej rozpocząć od wpisania numeru identyfikacji podatkowej – NIP – w lewym górnym rogu dokumentu w pozycji nr 1 „Identyfikator podatkowy NIP”.

VAT-26

Pola oznaczone kolorem szarym na formularzu są przeznaczone do wypełnienia przez urząd skarbowy.

W części A formularza w pozycji nr 5 wpisuje się właściwy urząd skarbowy, do którego VAT-26 ma zostać złożony. Następnie należy określić cel złożenia formularza – zgłoszenie (pozycja nr 6) lub aktualizacja (pozycja nr 7). Jeśli zmianie ulega cel wykorzystywania pojazdu w firmie, trzeba zaznaczyć pole „aktualizacja informacji”. Dokonując aktualizacji, wniosek VAT-26 składa się w US najpóźniej dzień wcześniej niż w dniu, w którym zmiana ma nastąpić.

VAT-26

W części B formularza należy uzupełnić dane podatnika, który dokonuje zgłoszenia na druku VAT-26, takie jak:

  • rodzaj podatnika – podatnik niebędący osobą fizyczną lub osoba fizyczna;
  • nazwa pełna – jeżeli podatnik nie jest osobą fizyczną;
  • nazwisko, pierwsze imię i data urodzenia – jeżeli zgłoszenia dokonuje osoba fizyczna.

VAT-26

Część C formularza VAT-26 to główna część druku. Znajduje się tam tabela, w której należy uzupełnić dane dotyczące zgłoszonych pojazdów. Są to:

  • marka pojazdu – pozycja D.1 w dowodzie rejestracyjnym;
  • model pojazdu – pozycja D.3 w dowodzie rejestracyjnym;
  • numer rejestracyjny – trzeba podać numer rejestracyjny zgłoszonego pojazdu, w tym również numer rejestracyjny pojazdu przyjętego w używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze;
  • rok produkcji;
  • datę nabycia pojazdu:
    • w przypadku importu należy podać datę importu;
    • w przypadku oddania pojazdu do używania po jego wytworzeniu należy podać datę oddania go do używania;
    • w przypadku pojazdów używanych na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze należy podać datę przyjęcia w używanie;
    • w przypadku gdy datą poniesienia pierwszego wydatku jest data wpłaty przedpłaty/zaliczki/zadatku/raty na poczet pojazdu, który zostanie nabyty/przyjęty w używanie – w polu „data nabycia pojazdu” należy podać planowaną datę:
      • oddania pojazdu do używania po jego wytworzeniu
      • lub importu
      • lub przyjęcia w używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze
        – w zależności od tego, jaka sytuacja miała miejsce;
  • datę poniesienia pierwszego wydatku związanego z samochodem – należy podać datę poniesienia pierwszego wydatku. Przy czym może być nią również data wpłaty przedpłaty/zaliczki/zadatku/raty na poczet pojazdu, który zostanie nabyty/przyjęty w używanie;
  • datę zmiany wykorzystywania pojazdu – tę część wypełnia się jedynie przy aktualizacji VAT-26, czyli gdy z części A zaznaczona została pozycja nr 7.

VAT-26

Natomiast w części D należy uzupełnić:

  • imię;
  • nazwisko;
  • podpis podatnika lub osoby reprezentującej;
  • telefon kontaktowy;
  • datę wypełnienia formularza.

VAT-26