Poradnik Przedsiębiorcy

VAT-26 - wzór ze szczegółowym omówieniem

Przedsiębiorcy posiadający firmowe samochody, które z mocy prawa nie są uznawane za pojazdy ciężarowe, by móc odliczyć od nich 100% VAT, muszą spełnić dodatkowe formalności. Żeby odliczyć pełną wartość podatku VAT od takich pojazdów, podatnik będzie musiał prowadzić kilometrówkę, a także zgłosić pojazd w urzędzie skarbowym na druku VAT-26. Kiedy należy złożyć i jak wypełnić ten formularz, odpowiadamy poniżej.

Pojazd samochodowy - definicja

Zgodnie z ustawą o VAT oraz kodeksem drogowym za pojazd samochodowy uznaje się pojazd silnikowy, którego konstrukcja umożliwia jazdę z prędkością przekraczającą 25 km/h, o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony. Przez dopuszczalną masę całkowitą rozumie się największą określoną właściwymi warunkami technicznymi masę pojazdu obciążonego osobami i ładunkiem dopuszczonego do poruszania się po drodze. Z definicji tej wyłączony jest ciągnik rolniczy.

Pojazdy, które nie podlegają zgłoszeniu VAT-26

Należy jednak mieć na względzie, że złożenie informacji VAT-26 nie zawsze jest konieczne. Otóż VAT-26 nie trzeba składać w przypadku, gdy podatnikowi przysługuje pełne odliczenie VAT od wydatków związanych z pojazdem bez obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów, czyli tzw. kilometrówki. Za tego rodzaju pojazdy uznaje się samochody o masie całkowitej przekraczającej 3,5 tony, a także pojazdy, których konstrukcja wyklucza użycie ich do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą bądź powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością jest nieistotne, do których należą:

  • pojazdy samochodowe posiadające jeden rząd siedzeń oddzielony ściana/trwałą przegrodą od części przeznaczonej do przewozu ładunków, klasyfikowane jako pojazd wielozadaniowy, van lub z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków,
  • pojazdy samochodowe posiadające kabinę kierowcy wraz z jednym rządem siedzeń, a nadwozie ze względu na konstrukcję stanowi oddzielny element pojazdu,
  • pojazdy specjalne (jeżeli wynika to z przepisów o ruchu drogowym), które przeznaczone są dla określonych przeznaczeń:
    • agregat elektryczny/spawalniczy,
    • do prac wiertniczych,
    • koparka, koparko-spycharka,
    • ładowarka,
    • podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych,
    • żuraw samochodowy.

Pobierz darmowy wzór formularza VAT-26 w formacie PDF

Do pobrania:

pdf
Wzór formularza VAT-26.pdf druk do ręcznego wypełnienia

Jakie pojazdy należy zgłosić na druku VAT-26?

W związku z powyższą definicją, by odliczyć 100% VAT od wydatków związanych z pojazdem wykorzystywanych w firmie, do VAT-26 należy zgłosić:

  • samochody osobowe,
  • motocykle,
  • pojazdy o macie całkowitej poniżej 3,5 tony, którym zgodnie z ustawą o VAT nie przysługuje prawo do pełnego odliczenia podatku VAT.

Podatnicy wykorzystujący pojazdy samochodowe wyłącznie w prowadzonej działalności, którzy zobowiązani są do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, powinni złożyć informację VAT-26 do właściwego urzędu skarbowego.

Jak prawidłowo wypełnić VAT-26?

Wypełnianie formularza VAT-26 najlepiej rozpocząć od wpisania numeru identyfikacji podatkowej - NIP w lewym górnym rogu dokumentu w pozycji nr 1. Identyfikator podatkowy NIP.

VAT-26 - jak wypełnić formularz?

W części A formularza, w pozycji nr 5 wpisuje się właściwy urząd skarbowy, do którego VAT-26 ma zostać złożony. Następnie należy określić cel złożenia formularza - zgłoszenie (pozycja nr 6) lub aktualizacja (pozycja nr 7). Jeśli zmianie ulega cel wykorzystywania pojazdu w firmie, należy zaznaczyć pole “aktualizacja informacji”. Dokonując aktualizacji, wniosek VAT-26 należy złożyć w US najpóźniej dzień wcześniej niż w dniu, w którym zmiana ma nastąpić.

VAT-26 - jak wypełnić część A

W części B formularza należy uzupełnić dane podatnika, który dokonuje zgłoszenia na druku VAT-26, takie jak:

  • rodzaj podatnika,
  • nazwa i REGON - jeżeli podatnik nie jest osobą fizyczną,
  • nazwisko, pierwsze imię i data urodzenia - jeżeli zgłoszenie dokonuje osoba fizyczna.

VAT-26 - jak wypełnić część B

Cześć C formularza VAT-26 to główna część druku. Znajduje się tam tabela, w której należy uzupełnić dane dotyczące zgłaszanych pojazdów. Są to:

  • marka pojazdu - pozycja D.1 w dowodzie rejestracyjnym,
  • model pojazdu - pozycja D.3 w dowodzie rejestracyjnym,
  • numer rejestracyjny,
  • rok produkcji,
  • datę nabycia pojazdu:
    • w przypadku importu należy podać datę importu,
    • w przypadku oddania pojazdu do używania po jego wytworzeniu należy podać datę oddania do używania,
    • w przypadku pojazdów używanych na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze należy podać datę przyjęcia w używanie,
  • datę poniesienia pierwszego wydatku związanego z samochodem,
  • datę zmiany wykorzystywania pojazdu - tą część wypełnia się jedynie przy aktualizacji VAT-26, czyli gdy z części A zaznaczona została pozycja nr 7.

VAT-26 - jak wypełnić część C

Natomiast w części D należy uzupełnić:

  • imię,
  • nazwisko,
  • podpis podatniku lub osoby reprezentującej,
  • telefon kontaktowy,
  • datę wypełnienia formularza.

VAT-26 - jak wypełnić część D

Pola oznaczane kolorem szarym na formularzu są przeznaczone do wypełnienia przez urząd skarbowy.

Termin złożenia VAT-26 do urzędu skarbowego

VAT-26 należy złożyć w urzędzie skarbowym w terminie 7 dni od dnia, w którym zostanie poniesiony pierwszy wydatek związany z pojazdem wykorzystywanym wyłącznie w działalności gospodarczej.

W sytuacji, gdy informacja VAT-26 nie zostanie złożona w urzędzie skarbowym w powyższym terminie, podatnik nie może dokonywać odliczenia 100% VAT od tego pojazdu, a jedynie 50% - prawo do pełnego odliczania podatku VAT przysługuje dopiero po złożeniu VAT-26 we właściwym urzędzie skarbowym.