Przedsiębiorcy przywiązują obecnie coraz większą wagę aby budować odpowiedni wizerunek firmy. Jest on często przepustką do sukcesu w biznesie. Budowanie wizerunku wiąże się jednak ze znacznymi nakładami finansowymi. Przedsiębiorcy zastanawiają się więc, czy powyższe wydatki mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.
Definicja kosztów uzyskania przychodów
Zasady kwalifikowania wydatków jako kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 i 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej jako ustawa o CIT). W myśl art. 15 ust. 1 wskazanej ustawy kosztami uzyskania przychodów są te poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.
W świetle powyższego przepisu ocena prawna konkretnego wydatku poniesionego przez podatnika wymaga odniesienia się do kryterium celowości jego poniesienia oraz uwzględnienia wyłączeń z kategorii kosztów uzyskania przychodów określonych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT. W odniesieniu do przesłanki celowości wydatku należy podkreślić, że kosztem uzyskania przychodów są zarówno wydatki, których poniesienie bezpośrednio przekłada się na uzyskanie konkretnych przychodów, jak i takie, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako zmierzające do ich osiągnięcia. W każdym przypadku konieczne jest jednak zaistnienie związku pomiędzy poniesionym kosztem a uzyskiwaniem bądź też szansą uzyskiwania przychodów przez podmiot ponoszący ten koszt.
W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik);
- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona;
- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;
- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów;
- został właściwie udokumentowany,
- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Wydatki na spotkania biznesowe
Jednym z wydatków związanych z budową wizerunku firmy są spotkania biznesowe. Podczas tych spotkań zazwyczaj kupuje się żywność, usługi gastronomiczne bądź napoje. Powyższych wydatków nie powinno uważać się za koszty uzyskania przychodów, jeżeli jedynym ich celem było stworzenie odpowiedniego wizerunku firmy. Powyższe potwierdza interpretacja indywidualna z 4 marca 2019 r., w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził, że:
„Należy również wskazać, że wymienienie w przepisach podatkowych, jako przykładowych kosztów reprezentacji, tj. wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki tego rodzaju zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Dla kwalifikacji określonych wydatków jako wydatków na reprezentację, wykluczonych z kosztów uzyskania przychodów, nie jest istotne miejsce podawania poczęstunków czy świadczenia usług gastronomicznych, tj. nie bierze się pod uwagę tego, czy poczęstunki odbywają się w siedzibie firmy, czy też poza nią. Dla oceny takich wydatków nie są także istotne takie cechy jak wystawność, wytworność, okazałość poczęstunków. Za wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych, wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, należy uznać te, których wyłącznym bądź dominującym celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, czy działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z uczestnikami takich spotkań”.
Społeczna odpowiedzialność biznesu – wizerunek firmy
Przedsiębiorcy inwestują w społeczną odpowiedzialność biznesu w celu bycia postrzeganymi lepiej z perspektywy potencjalnego klienta. Dzięki takim inwestycjom firmy są lepiej postrzegane. Przypomnijmy definicję CSR (Corporate Social Responsibility – społeczna odpowiedzialność biznesu).
Społeczną odpowiedzialność biznesu określa się jako koncepcję, dzięki której przedsiębiorstwa na etapie budowania strategii dobrowolnie uwzględniają interesy społeczne i ochronę środowiska, a także relacje z różnymi grupami interesariuszy. Odpowiedzialność nie oznacza jedynie spełnienia wszystkich wymogów formalnych i prawnych, lecz także zwiększone inwestycje w zasoby ludzkie, w ochronę środowiska i relacje z otoczeniem firmy, czyli dobrowolne zaangażowanie. Społeczna odpowiedzialność jest procesem, w ramach którego przedsiębiorstwa zarządzają swoimi relacjami z różnorodnymi interesariuszami, którzy mogą mieć faktyczny wpływ na sukces w działalności gospodarczej, należy je zatem traktować jako inwestycję, a nie koszt.
Innymi słowy, odpowiedzialność biznesu to efektywna strategia zarządzania, która poprzez prowadzenie dialogu społecznego na poziomie lokalnym przyczynia się do wzrostu konkurencyjności przedsiębiorstw na poziomie globalnym i jednocześnie kształtowania warunków dla zrównoważonego rozwoju społecznego i ekonomicznego. Co do zasady wydatki związane z CSR możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Nie są one traktowane jako wydatki na reprezentację.
Wizerunek firmy - ubrania firmowe
Jednym z wydatków związanych z wizerunkiem firmy jest zakup ubrań firmowych. W przypadku ubrań organy podatkowe pozwalają zaliczać w koszty tylko wydatki na zakup takich, które zawierają charakterystyczne cechy, np. logo firmy.
Przykład 1.
Przedsiębiorca zajmujący się handlem artykułami luksusowymi postanowił zakupić swoim pracownikom po dwa drogie garnitury. Zostały one wykonane przez znaną i ekskluzywną markę. Nie mają jednak żadnych znaków szczególnych. W tym przypadku zakup garniturów należy potraktować jako zakup na cele osobiste pracowników. Powyższy wydatek nie stanowi kosztu uzyskania przychodu.
Przykład 2.
Przedsiębiorca prowadzący sieć pizzerii postanowił ujednolicić strój pracowników. Podatnik zakupił pracownikom koszule i spodnie z logo firmy. Koszule i spodnie są znanej marki. W tym przypadku pomimo zakup ubrań znanej marki są one opatrzone logo. Tym samym zakup jest związany z prowadzona dzielnością gospodarczą.
