Poradnik Przedsiębiorcy

Powered by

wFirma.pl

Poznaj
niezbędne narzędzia
do zarządzania
Twoją firmą!

Dostępne
na wszystkie
platformy

Apple Windows Android BlackBerry

Wydatki uregulowane kartą kredytową a ewidencja w KPiR

Płatność kartą kredytową to jeden z najpopularniejszych na świecie sposobów zapłaty za dokonane zakupy. Z takiej formy płatności korzystają też bardzo często przedsiębiorcy dokonujący zakupów na cele działalności gospodarczej. Warto się zatem zastanowić, jak powinna być udokumentowana transakcja związana z zakupami firmowymi, opłacona kartą kredytową.  

Jak dokumentować wydatki?

By dany wydatek mógł być uznany za koszt podatkowy musi być po pierwsze faktycznie poniesiony w związku z prowadzoną działalnością, po drugie związany bezpośrednio bądź pośrednio z uzyskaniem bądź zabezpieczeniem źródła przychodu, a po trzecie powinien być właściwie udokumentowany. Zgodnie z § 12 ust. 3 rozporządzenia MF w sprawie prowadzenia KPiR podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1) faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej "fakturami", wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub

2) inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b)  datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

c)  przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Ponadto § 13 wskazuje, że za dowody księgowe uważa się również:

1) dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;

2) noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;

3) dowody przesunięć;

4) dowody opłat pocztowych i bankowych;

5) inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2.

Płatność kartą kredytową a ujęcie wydatku w kosztach

Transakcje za które dokonuje się płatności kartami kredytowymi potwierdzane są najczęściej papierowym wydrukiem z terminala na którym widnieje zapłacona kwota oraz data. Z dokumentu tego nie wynika natomiast kto dokonał płatności i komu, ani też za co. Podobnie sytuacja będzie wyglądać z wyciągiem z karty kredytowej. Na nim również nie znajdują się niezbędne informacje do zewidencjonowania na jego podstawie kosztów w KPiR.

Zatem zgodnie z powyższym poniesione wydatki udokumentowane jedynie zestawieniem operacji kartą kredytową czy też wydrukiem potwierdzającym zapłatę nie będą stanowiły podstawy do ujęcia kosztu w KPiR. W takich sytuacjach przy dokonywaniu zakupów konieczne jest zażądanie faktury bądź rachunku.