Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z wieloma wyzwaniami. Jednym z nich jest wypełnianie wszystkich obowiązków wobec urzędu skarbowego. Pierwszym krokiem w tym kierunku jest rejestracja jako czynny podatnik VAT. Nie wszyscy jednak muszą to robić, są grupy podmiotów, których nakaz ten omija. Bycie podatnikiem VAT to jednak nie tylko same minusy, w końcu podatek ten można odliczyć, a kontrahenci preferują przedsiębiorców, którzy są w stanie wystawić im fakturę VAT. Jak się okazuje, „przywilej” ten można również stracić. Naczelnik urzędu skarbowego może wykreślić podatnika, jeżeli ten nie spełnia ustawowych wymogów. Jakie są ku temu przesłanki? Czy wykreślenie z rejestru VAT czynnego podatnika może odbyć się bez zawiadomienia?
Rejestr VAT – czy dla każdego?
Co do zasady każdy nowy przedsiębiorca powinien zarejestrować się jako czynny podatnik VAT. Od tej reguły są jednak wyjątki. Niektóre podmioty, spełniając określone w ustawie przesłanki, mogą zaniechać rejestracji.
Dla przypomnienia czynnym podatnikiem VAT jest podmiot, który w ramach swojej działalności gospodarczej dokonał zarejestrowania, wykonuje czynności opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz opłaca VAT. Aby stać się czynnym podatnikiem, należy we właściwym miejscowo urzędzie skarbowym złożyć deklarację VAT-R.
Jak wspomniano na początku, prawodawca dla niektórych podmiotów przewidział możliwość wyboru – mogą oni złożyć deklarację rejestracyjną, ale nie muszą. Dopuszcza się bowiem zwolnienie z VAT dla przedsiębiorców, którzy dopiero zaczynają przygodę z biznesem. Pierwszy rok funkcjonowania firmy daje możliwość nierozliczania się z podatku.
Innym warunkiem zwolnienia jest nieprzekroczenie limitu rocznej sprzedaży. Do czasu, aż wartość sprzedaży w poprzednim roku obrotowym nie przewyższa 200 tys. zł, przedsiębiorca może nie rejestrować się jako czynny podatnik VAT. Przy tym warto pamiętać, że jeśli wskazany próg zostanie przekroczony, przedsiębiorca ma obowiązek zgłosić się do rejestru VAT. Musi się to odbyć jeszcze przed dokonaniem sprzedaży, która spowoduje przekroczenie limitu.
Nie zawsze jednak spełnienie wyżej wskazanych przesłanek pozwoli na skorzystanie ze zwolnienia. Niektóre branże już od samego początku wiążą się z koniecznością rejestracji jako czynny podatnik VAT. Chodzi tu o przedsiębiorców, którzy między innymi zajmują się sprzedażą metali szlachetnych, wyrobów jubilerskich, towarów opodatkowanych podatkiem akcyzowym, używanych samochodów osobowych, komputerów i wyrobów elektronicznych przez internet, a także tych świadczących usługi prawnicze czy doradztwa w przedmiocie ściągania długów.
Wykreślenie z rejestru VAT – na wniosek podatnika
Przedsiębiorca znajduje się w ewidencji VAT tak długo, jak prowadzi działalność gospodarczą, sprzedając towary lub świadcząc usługi opodatkowane podatkiem VAT. Nie ma bowiem większego sensu, aby „martwa” firma widniała w dalszym ciągu w rejestrze jako czynny podatnik.
Wykreślenie z rejestru VAT powinno odbywać się z inicjatywy samego podatnika. W końcu to on wie najlepiej, kiedy zakończył biznes. W innym wypadku wykreślenia dokonuje naczelnik urzędu skarbowego, w momencie kiedy poweźmie informację na ten temat. Nieraz może to jednak trwać wiele miesięcy, przez co dany były przedsiębiorca niepotrzebnie „zalega” na liście VAT.
Jeżeli zatem przedsiębiorca kończy swoją działalność, wykreślenie z rejestru VAT powinno odbyć się za pomocą formularz VAT-Z. Składa się go do urzędu skarbowego wraz z informacją o zaprzestaniu prowadzenia działalności podlegającej opodatkowaniu podatkiem VAT (niekoniecznie działalności gospodarczej). Dokument ten należy złożyć w terminie 7 dni od zaprzestania dokonywania czynności opodatkowanych. Zgłoszenie jest podstawą do wykreślenia z rejestru VAT.
Wykreślenie z rejestru VAT z urzędu
To, że podatnik, mimo iż miał taki obowiązek, nie dokonał wyrejestrowania, nie oznacza, że nie zostanie usunięty z ewidencji VAT. Jeżeli zostaną spełnione określone warunki, wykreślenie z rejestru VAT zostanie dokonane przez naczelnika urzędu skarbowego.
Jak wskazuje art. 96 ust. 9 ustawy o VAT, ma to miejsce, gdy:
- podatnik nie istnieje;
- mimo podjętych udokumentowanych prób nie ma możliwości skontaktowania się z podatnikiem albo jego pełnomocnikiem;
- dane podane w zgłoszeniu rejestracyjnym okazały się niezgodne z prawdą;
- podatnik albo jego pełnomocnik nie stawia się na wezwania naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej;
- posiadane informacje wskazują na prowadzenie przez podatnika działań z zamiarem wykorzystania działalności banków lub spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych do celów mających związek z wyłudzeniami skarbowymi.
Z kolei art. 96 ust. 9a ustanawia dodatkowy katalog okoliczności, kiedy naczelnik US usuwa podatnika z rejestru. Dzieje się tak, gdy podatnik:
- zawiesił wykonywanie działalności gospodarczej na okres co najmniej 6 kolejnych miesięcy;
- nie złożył deklaracji za 3 kolejne miesiące lub za kwartał;
- składał przez 6 kolejnych miesięcy lub 2 kolejne kwartały deklaracje, w których nie wykazał sprzedaży, nabycia towarów lub usług ani importu towarów z kwotami podatku do odliczenia;
- wystawiał faktury lub faktury korygujące dokumentujące czynności, które nie zostały dokonane;
- prowadząc działalność gospodarczą, wiedział lub miał uzasadnione podstawy do tego, aby przypuszczać, że dostawcy lub nabywcy biorący udział pośrednio lub bezpośrednio w dostawie tego samego towaru lub usługi uczestniczą w nierzetelnym rozliczaniu podatku w celu odniesienia korzyści majątkowej.
Czy naczelnik musi zawiadomić podatnika o wykreśleniu z rejestru?
Może zastanawiać, dlaczego prawodawca wymienił przesłanki wykreślenia z urzędu w dwóch oddzielnych ustępach przepisu. Jest to właśnie związane z obowiązkiem zawiadomienia podatnika o wykonanej czynności wykreślenia.
Przepis art. 96 ust. 9 ustawy o VAT mówi, że naczelnik urzędu skarbowego wykreśla z urzędu podatnika z rejestru VAT „bez konieczności zawiadamiania o tym podatnika”. Z kolei ust. 9a nie zawiera już tego zapisu. Jeżeli zatem z przepisu nie wynika wprost, że naczelnik wykreśla podatnika bez zawiadamiania go o tym, należy to rozumieć jako nałożenie na organ skarbowy obowiązku zawiadomienia.
Powyższe potwierdza najnowsza uchwała podjęta przez Naczelny Sąd Administracyjny w składzie 7 sędziów 23 października 2023 roku (sygn. akt: I FPS 3/23), w której sąd stwierdził, że wykreślenie podatnika z rejestru podatników czynnych podatku od towarów i usług w trybie art. 96 ust. 9 ustawy o VAT następuje poprzez dokonanie czynności materialno-technicznej. Brzmienie przepisu jest jasne i wprost z niego wynika, że organ nie ma obowiązku zawiadomienia o tym podatnika.
Następnie wskazano, że zgodnie z art. 207 Ordynacji podatkowej organ orzeka w sprawie w drodze decyzji, chyba że przepisy tej ustawy stanowią inaczej. Decyzja rozstrzyga sprawę co do jej istoty albo w inny sposób kończy postępowanie w danej instancji. W uzasadnieniu uchwały uznano, że w przypadku wykreślenia z rejestru podatników VAT nie mamy do czynienia ze sprawą podatkową w rozumieniu art. 207 Ordynacji podatkowej. Organ nie orzeka, tylko dokonuje czynności faktycznej. Akceptacja odmiennego stanowiska prowadziłaby do konieczności stosowania wszystkich reguł postępowania podatkowego w zakresie m.in. doręczeń, czynnego udziału czy wniosków dowodowych.
Treść uchwały nie odnosiła się w żadnym jej momencie do ust. 9a. Wydaje się, że NSA zrobił to celowo, jak bowiem wyżej wskazaliśmy, przepisy te należy interpretować ściśle. Jeżeli ustawa wskazuje wprost na brak konieczności zawiadomienia, to wnioskując a contrario tam, gdzie takiego wskazania nie ma, organ ma obowiązek zawiadomić podatnika.
Wykreślenie z rejestru VAT z urzędu a możliwość zaskarżenia
Naczelny Sąd Administracyjny w swojej uchwale wskazał dodatkowo, że wykreślenie z rejestru VAT z urzędu nie oznacza, że przedsiębiorca traci status czynnego podatnika VAT na stałe. Czynność wykreślenia bowiem podlega zaskarżeniu i kontroli sądu administracyjnego. W takim postępowaniu organ podatkowy ma obowiązek zaprezentować dowody, na podstawie których stwierdził zaistnienie przesłanek wykreślenia podatnika z rejestru VAT z urzędu. Postanowienie wydane w wyniku rozpoznania zażalenia może zostać zaskarżone do sądu administracyjnego. Jeśli podatnikowi uda się uzyskać korzystne dla siebie rozstrzygnięcie, wówczas może złożyć, na podstawie art. 96 ust. 9j ustawy o VAT, wniosek o przywrócenie zarejestrowania go jako podatnika VAT czynnego, bez obowiązku składania nowego zgłoszenia rejestracyjnego.
