Warunkiem zaliczenia danego wydatku do kosztów podatkowych jest jego poniesienie przez podatnika. W sytuacji, gdy rolę podatnika gra spółka z o.o., pojawia się pytanie, czy zapłata za fakturę z prywatnego konta wspólnika upoważnia spółkę do ujęcia w kosztach takiego wydatku.
Zapłata za fakturę z prywatnego konta wspólnika a warunki uznania wydatku za koszt podatkowy
Aby ustalić, czy zapłata za fakturę z prywatnego konta wspólnika może stanowić koszt podatkowy spółki z o.o., należy odnieść się do regulacji, które mówią o kosztach uzyskania przychodów.
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.
W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik);
- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w żaden sposób zwrócona;
- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;
- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów;
- został właściwie udokumentowany;
- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Jednym z warunków jest zatem, aby wydatek był definitywny i co istotne, aby obciążał aktywa finansowe podatnika. Przepisy wskazują bowiem, że musi on być przez podatnika poniesiony, a zatem wartość wydatku musi zostać uregulowana przez podatnika, a nie przez osobę trzecią.
Jak wskazał WSA w Krakowie w wyroku z 27 lutego 2020 roku (I SA/Kr 1054/19), sam fakt posiadania faktur nie przesądza o możliwości zaliczenia kwot z nich wynikających do kosztów uzyskania przychodów, gdy nie spełniają warunku rzetelności. Dla uznania tego wydatku za koszt konieczne jest, by z pozostałych okoliczności sprawy można było jasno wywieść przebieg zdarzenia gospodarczego, tak by możliwe było ustalenie faktu poniesienia wydatku, jego związku z przychodem, a także tego, na czyją rzecz wydatek został poniesiony.
Czy zapłata za fakturę z prywatnego konta wspólnika wyklucza możliwość ujęcia wydatku w kosztach spółki?
Już na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy CIT możemy stwierdzić, że w sytuacji, gdy faktura wystawiona na spółkę jest opłacana przez wspólnika z jego prywatnych środków, to wartość wydatku nie może być kosztem spółki. W takim bowiem przypadku nie mamy do czynienia z poniesieniem wydatku przez podatnika.
Ponadto też należy zwrócić uwagę na treść art. 15d ust. 1 pkt 1 ustawy CIT. W przepisie tym wskazano, że podatnicy nie zaliczają do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 19 Ustawy z dnia 6 marca 2018 roku – Prawo przedsiębiorców została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego.
Zgodnie z art. 19 ustawy – Prawo przedsiębiorców dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy w każdym przypadku, gdy:
- stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca, oraz
- jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.
Zestawienie art. 15d ust. 1 ustawy o CIT oraz art. 19 ustawy – Prawo przedsiębiorców prowadzi zatem do wniosku, że w przypadku każdej transakcji o wartości przekraczającej 15 000 zł istnieje obowiązek dokonywania płatności za pośrednictwem rachunku płatniczego, przy czym naruszenie tego obowiązku, a więc dokonanie płatności w całości lub w części z pominięciem takiego rachunku, oznacza brak możliwości zaliczenia kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca tej transakcji została dokonana z pominięciem rachunku płatniczego.
Naturalnie w powyższych przepisach nie chodzi o jakikolwiek rachunek płatniczy, lecz o rachunek płatniczy podatnika.
W dalszej części art. 15d ustawy CIT określono, jakie skutki podatkowe powstają w sytuacji, gdy podatnik niebędący uprawnionym zaliczy wydatek do kosztów. Otóż w świetle art. 15d ust. 2 ustawy CIT w przypadku zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 19 ustawy – Prawo przedsiębiorców została dokonana z naruszeniem ust. 1, podatnicy w tej części:
- zmniejszają koszty uzyskania przychodów albo
- w przypadku braku możliwości zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów – zwiększają przychody
– w miesiącu, w którym odpowiednio została dokonana płatność bez pośrednictwa rachunku płatniczego.
Przykład 1.
Pani Agnieszka będąca udziałowcem spółki z o.o. ze swojego prywatnego konta opłaciła fakturę wystawioną na spółkę w kwocie 20 000 zł. Spółka zwróciła jej pieniądze i w tym samym miesiącu zaliczyła wydatek do kosztów podatkowych. Czy działanie spółki z o.o. było prawidłowe?
Niestety, spółka postąpiła niepoprawnie. Wydatek został poniesiony z rachunku bankowego nie należącego do spółki, lecz do wspólnika. W konsekwencji w miesiącu, w którym została dokonana płatność, spółka powinna dokonać korekty i wyksięgować koszt podatkowy.
Mając na względzie powyższe regulacje, stwierdzić należy, że ustawodawca wyłączył możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów koszty w tej części, w jakiej kwota płatności dotycząca transakcji określonej w ustawie – Prawo przedsiębiorców została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego podatnika.
Jednocześnie ustawodawca ustanowił obowiązek dokonania zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów (zwiększenia przychodów w przypadku braku możliwości zmniejszenia kosztów) w tej części, w jakiej kwota płatności dotycząca transakcji określonej w ustawie – Prawo przedsiębiorców została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego.
W świetle obowiązujących przepisów, aby spółka z o.o. mogła dany wydatek potraktować jako koszt podatkowy, konieczne jest uregulowanie płatności poprzez jej własny rachunek bankowy. W sytuacji, gdy płatności dokonuje wspólnik ze swojego prywatnego konta, nie jest możliwe rozpoznanie kosztu uzyskania przychodu w rozumieniu ustawy CIT.
