Zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej a koszty

Latem wielu właścicieli firm postanawia zawiesić swoją działalność. Mogą oni tego dokonać na okres od 30 dni do 24 miesięcy. Zobowiązują się wówczas we wskazanym okresie nie osiągać bieżących przychodów z podstawowych czynności, dla których działalność powstała. Zwykle dotyczy to sprzedaży towarów lub świadczenia usług. Pomimo tych ograniczeń przedsiębiorca ma możliwość dokonywania określonych czynności, nawet takich, które wywołują konsekwencje podatkowe. Jakie zatem czynności są dozwolone podczas zawieszenia i czy w tym okresie firma może generować jakiekolwiek koszy podatkowe?

Co znajdziemy w przepisach?

Zgodnie z ustawą o swobodzie działalności gospodarczej przedsiębiorca podczas zawieszenia działalności:

  • ma prawo wykonywać wszelkie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,
  • ma prawo przyjmować należności lub obowiązek regulować zobowiązania, powstałe przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej,
  • ma prawo zbywać własne środki trwałe i wyposażenie,
  • ma prawo albo obowiązek uczestniczyć w postępowaniach sądowych, postępowaniach podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością gospodarczą wykonywaną przed zawieszeniem działalności gospodarczej,
  • wykonuje wszelkie obowiązki nakazane przepisami prawa,
  • ma prawo osiągać przychody finansowe, także z działalności prowadzonej przed zawieszeniem wykonywania działalności gospodarczej,
  • może zostać poddany kontroli na zasadach przewidzianych dla przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą.

W związku z powyższym, w okresie zawieszenia istnieje możliwość uznania za podatkowe tych kosztów, które miały na celu zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów - o co dokładnie chodzi?

Przepisy ustawy nie wskazują jednoznacznie katalogu wydatków, które można uznać za celowe i istotne podczas zawieszenia. W praktyce do takich kwalifikuje się:

  • wydatki na ochronę majątku działalności,
  • podatek od nieruchomości,
  • koszt wynikający z konieczności przedłużenia polis ubezpieczeniowych zabezpieczających mienie firmowe,
  • wydatki poniesione na ewentualną naprawę związaną z nieprzewidzianymi awariami.

Przepisy mówią ponadto, iż przedsiębiorca w okresie zawieszenia wykonywania działalności ma możliwość regulowania zobowiązań powstałych przed okresem zawieszenia. Do tych będą należeć:

  • opłaty za najem biura,
  • rachunki telefoniczne - utrzymanie numerów firmowych,
  • opłaty za inne media,
  • raty leasingowe,
  • opłaty za utrzymanie serwisu internetowego,
  • odsetki za prowadzenie rachunku bankowego.

Co ważne, to przedsiębiorca decyzję o tym, co jest celowe i potrzebne firmie, aby przetrwać okres zawieszenia. W przypadku kontroli organów skarbowych powinien on zatem wytłumaczyć racjonalność ponoszonych podczas zawieszenia wydatków i ich związek z działalnością. Ponadto nie należy zapominać o podstawowej zasadzie uznania wydatku za koszt, czyli konieczności jego prawidłowego udokumentowania, wykazania związku z przychodem i sprawdzenia czy nie jest to wydatek wymieniony w art. 23 uopdf jako nie stanowiący kosztu.

Koszty poniesione w okresie zawieszenia, których nie uznaje się za podatkowe

Do kosztów uzyskania przychodu przedsiębiorca z pewnością nie będzie mógł zaliczyć odpisów amortyzacyjnych, ponieważ zgodnie z ustawą (art. 22 c) składniki majątku, które nie są używane podczas zawieszenia nie podlegają amortyzacji od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawieszono działalność. W związku z powyższym naliczanie odpisów amortyzacyjnych w okresie zawieszenia działalności należały również zawiesić.

Co więcej, za koszt nie będą uznane również wydatki, które w oczach organów skarbowych nie są celowe i istotne przy zabezpieczeniu źródła przychodów. Za takie organ podatkowy może uznać np. zakup towarów handlowych podczas zawieszenia, czy też wydatki poniesione na promocję i reklamę.  

Przez wzgląd na fakt, iż podczas zawieszenia przedsiębiorcy mogą pominąć niektóre obowiązki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej (m.in. z opłacanie składek ZUS, opłacanie miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy, czy też składanie okresowych deklaracji VAT-7), rozliczenie kosztów podatkowych poniesionych w okresie zawieszenia nastąpi w pierwszym okresie po wznowieniu działalności lub, jeżeli zawieszenie obejmuje przełom roku, zostaną wykazane w deklaracji rocznej. Zawieszenie działalności gospodarczej nie zwalnia bowiem przedsiębiorcy z obowiązku złożenia zeznania rocznego PIT.