Zmiana warunków pracy - jak i kiedy informować pracownika?

Informacji o warunkach zatrudnienia pracownika można szukać w wielu dokumentach - w układzie zbiorowym pracy, jeśli zakład jest nim objęty, w regulaminie pracy, jeśli pracodawca jest zobowiązany do jego sporządzenia oraz w tzw. informacji dodatkowej w umowie o pracę.

Co zawiera informacja dodatkowa?

Zgodnie z art. 29 § 3 k.p. pracodawca informujący pracownika o warunkach zatrudnienia wyłącznie poprzez informację dodatkową, ma obowiązek sporządzenia jej w wersji rozszerzonej.

Wersja podstawowa dotycząca warunków zatrudnienia zawiera informacje o:

1. obowiązującej dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
2. częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
3. wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,
4. obowiązującej długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
5. układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty.

Rozszerzenie zawierać powinno informacje o:

6. porze nocnej,
7. miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia,
8. przyjętym sposobie potwierdzania przez pracownika przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Indywidualne podejście do każdego z pracowników

Co w przypadku, gdy zmieniają się warunki zatrudnienia - czy zmianie powinna również ulec informacja dodatkowa?

Pracownik powinien być poinformowany pisemnie o zmianach dotyczących punktów 1 - 4.

Pracodawca ma obowiązek przekazać informacje o w/w zmianach bezzwłocznie, nie później niż 1 miesiąc od rozpoczęcia ich obowiązywania. Jeżeli miałoby to miejsce po dacie rozwiązania stosunku pracy, aktualizację należy dostarczyć pracownikowi do dnia zakończenia zatrudnienia.

Zmiany pozostałych informacji, również tych zawartych w rozszerzonym opisie warunków zatrudnienia, nie wymagają formy pisemnej (art. 29 §32 k.p. wskazuje wyłącznie obszary, których zmiany determinują informowanie pracownika na piśmie). Jeśli jednak rzeczona informacja rozszerzona jest jedynym zapisem warunków zatrudnienia, jej aktualizacja wydaje się uzasadniona.

Uprzedzenie pracownika o nadchodzących zmianach

Pomiędzy Ministerstwem Pracy i Polityki Społecznej (MPiPS) a Głównym Inspektoratem Pracy (GIP) rozgorzał spór o umieszczanie w informacji dodatkowej planowanych zmian. Choć zdaniem MPiPS wprowadzanie zapisów z wyprzedzeniem ograniczyłoby biurokrację, to zdaniem GIP “aktualizacja informacji o warunkach zatrudnienia musi być zawsze sporządzana na bieżąco, po zaistnieniu zmian w warunkach zatrudnienia pracownika”. Choć teoretycznie zostawia to wybór pracodawcy, niestety w praktyce stosowanie się do instrukcji MPiPS prawdopodobnie skutkowałoby negatywnym wynikiem inspekcji GIP.