Poradnik Przedsiębiorcy

Czy można wypłacić pracownikowi ekwiwalent za zaległy urlop wypoczynkowy?

Czy mogę wypłacić pracownikowi ekwiwalent za zaległy urlop wypoczynkowy, jeżeli umowa jest kontynuowana w kolejnym roku?

Aleksandra, Gostyń

Pracownik ma prawo do urlopu wypoczynkowego i powinien go wykorzystać do 30 września kolejnego roku. Jeśli tego nie zrobi, w pewnych okolicznościach może otrzymać ekwiwalent za zaległy urlop.

Urlop wypoczynkowy

Urlop wypoczynkowy uregulowany został w art. 154 Kodeksu pracy (dalej jako kp), z którego wynika, że każdy pracownik ma prawo do wypoczynku. Przepisy przyznają 20 lub 26 dni w zależności od stażu pracy danego pracownika. Jeśli staż pracy wynosi:

  • mniej niż 10 lat – pracownik otrzyma 20 dni wolnego na rok kalendarzowy;
  • 10 lat lub jest wyższy – wówczas można planować urlop liczący aż 26 dni.

Osobie pracującej w niepełnym wymiarze czasu pracy przysługuje urlop pomniejszony w sposób proporcjonalny do wymiaru etatu.

Ekwiwalent za zaległy urlop wypoczynkowy

Urlop stanowi niezbywalne prawo pracownika. Oznacza to, że przysługujących mu wolnych dni nie może nikomu oddać. Ponadto pracodawcy nie wolno odmówić pracownikowi urlopu w wymiarze, który przysługuje mu zgodnie z prawem. Jeśli z jakiegokolwiek powodu pracownik nie spożytkuje urlopu w danym roku, niewykorzystane dni zostają przeniesione na rok kolejny. Zaległy urlop należy jednak wykorzystać do 30 września kolejnego roku.

Gdy pracownik nie wyczerpie przysługującego mu urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, prawo pracownika do urlopu w naturze przekształca się na podstawie art. 171 kp w prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop. Wynika z tego, że w trakcie trwania stosunku pracy nie można wypłacić ekwiwalentu – urlop powinien zostać wykorzystany w naturze.

Przykład 1.

Pan Marian w 2019 roku wykorzystał jedynie 10 dni urlopu z przysługujących mu 26 dni. Do końca sierpnia 2020 roku nadal nie wykorzystał ani jednego dnia. W tej sytuacji pracodawca we wrześniu nakazał mu udać się na 16-dniowy urlop zaległy w terminie 7–24 września 2020 roku.

Ekwiwalent za zaległy urlop wypoczynkowy może być wypłacany wyłącznie z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

W praktyce spotyka się sytuacje, kiedy z pracownikiem zawierane jest porozumienie dotyczące zamiany urlopu na pieniądze, które z mocy prawa jest jednak nieważne. Oznacza to, że pracownik nadal ma prawo do urlopu w naturze, zaś pracodawca może dochodzić zwrotu wypłaconego ekwiwalentu na podstawie przepisów o bezpodstawnym wzbogaceniu.

Porozumienie dotyczące zamiany urlopu na pieniądze jest z mocy prawa nieważne.

Pracodawca zobowiązany jest do wypłacenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop pracownikowi odchodzącemu z pracy. Prawo pracownika do tego rodzaju ekwiwalentu powstaje z chwilą rozwiązania umowy o pracę lub jej wygaśnięcia. Potwierdza to wyrok Sądu Najwyższego z 29 marca 2001 roku, I PKN 336/00, OSNP 2003/1/14.

Przykład 2.

28 sierpnia 2020 roku wygasł stosunek pracy pana Karola. Nie wykorzystał on całego przysługującego mu urlopu, pozostały mu 2 dni. Obowiązkiem pracodawcy jest wypłacenie ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop najpóźniej w ostatnim dniu stosunku pracy, tj. właśnie 28 sierpnia 2020 roku.

Pracodawca nie jest zobligowany do wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego, w przypadku gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą. W takiej sytuacji strony mogą porozumieć się w sprawie przeniesienia niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego na kolejną umowę o pracę. Dla celów dowodowych podpisuje się z pracownikiem porozumienie o wykorzystaniu urlopu wypoczynkowego w trakcie kolejnego zatrudnienia.

Przykład 3.

Pan Antoni ma umowę podpisaną do 15 września. Pozostało mu do wykorzystania 5 dni urlopu wypoczynkowego. Po wygaśnięciu aktualnej umowy 16 września zostanie z nim zawarta kolejna umowa o pracę. W tej sytuacji można przenieść niewykorzystany urlop wypoczynkowy na kolejną umowę o pracę, a ekwiwalent nie zostanie wypłacony.

Przykład 4.

Umowa pana Adama rozwiązała się 19 sierpnia 2020 roku. W ramach tego stosunku pracy zostały mu do wykorzystanie 4 dni urlopu wypoczynkowego. 1 września 2020 roku zawarł on kolejną umowę o pracę z tym samym pracodawcą. W związku z przerwą pomiędzy poszczególnymi stosunkami pracy nie można przenieść niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego na kolejną umowę o pracę. Pracodawca powinien wypłacić ekwiwalent pieniężny za zaległy urlop wypoczynkowy w ostatnim dniu stosunku pracy, tj. 19 sierpnia 2020 roku.

Jak obliczyć ekwiwalent?

Ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy ustala się zgodnie z rozporządzeniem w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. W tym celu należy:

  • ustalić podstawę jego wymiaru;
  • obliczyć ekwiwalent za 1 godzinę niewykorzystanego urlopu (podstawę wymiaru ekwiwalentu należy podzielić przez wskaźnik ekwiwalentu, a następnie podzielić przez dobową normę czasu pracy pracownika);
  • otrzymany wynik pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.

Współczynnik ekwiwalentu ustala się w każdym roku kalendarzowym. Oblicza się go, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12.

Podsumowanie

Pracodawca ma obowiązek wypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego jedynie w przypadku, gdy pracownik nie wykorzystał przysługującego mu urlopu wypoczynkowego w całości lub w części, a dochodzi do rozwiązania umowy o pracę. Niedopuszczalne jest natomiast zawarcie porozumienia o wypłacie pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego w trakcie trwania stosunku pracy, kiedy nie dochodzi do rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę.