Poradnik Przedsiębiorcy

Czy można wypłacić pracownikowi ekwiwalent za zaległy urlop wypoczynkowy?

Czy mogę wypłacić pracownikowi ekwiwalent za zaległy urlop wypoczynkowy, jeżeli umowa jest kontynuowana w kolejnym roku?

Aleksandra, Gostyń

Ekwiwalent za zaległy urlop

Ekwiwalent za urlop jest wypłacany przy rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy. Pracodawca ma obowiązek udzielenia zaległego urlopu wypoczynkowego do końca września kolejnego roku, w związku z czym może zarządzać zaległymi urlopami, gdy pracownicy nie chcą ich wykorzystać w ustawowym terminie. Takie postępowanie jest zgodne z wyrokiem Sądu Najwyższego, I PK 124/05, który stwierdza że „pracodawca ma obowiązek udzielania pracownikowi zaległego urlopu nawet bez jego zgody”. Ponadto urlop wypoczynkowy pracownik powinien wykorzystać w naturze w trakcie trwającego stosunku pracy, w tym w okresie wypowiedzenia. Tym samym uznaje się, że ekwiwalent za zaległy urlop wypoczynkowy nie może zostać wypłacony, jeśli stosunek pracy z pracownikiem trwa.

Ekwiwalent za zaległy urlop nie może zostać wypłacony, jeśli umowa z pracownikiem wciąż obowiązuje.

Ekwiwalent za zaległy urlop a kolejna umowa

Zgodnie z art. 171 § 1 Kodeksu pracy (dalej jako kp) w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi musi być wypłacony stosowny ekwiwalent pieniężny.

Ekwiwalent za zaległy urlop wypłaca się w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Art. 171 § 3 kp określa natomiast, że gdy umowa z pracownikiem jest przedłużana, można nie wypłacać mu ekwiwalentu, jeśli zostaną spełnione trzy przesłanki:

  • jest to kontynuacja zatrudnienia na podstawie umowy o pracę,
  • kolejna umowa o pracę zostaje zawarta od następnego dnia kalendarzowego po ustaniu poprzedniej lub daty zakończenia umowy i zawarcia kolejnej przedzielone są wyłącznie dniami wolnymi od pracy,
  • między pracodawcą a pracownikiem zostanie zawarte porozumienie, że niewykorzystany urlop zostanie wykorzystany w naturze w trakcie kolejnego stosunku pracy.

Przykład 1.

Pani Anna miała zawartą umowę o pracę na czas określony do 29 maja. Kolejną umowę na czas określony podpisała z pracodawcą od 1 czerwca 2020 roku. W dniach 30–31 maja (sobota–niedziela) firma była zamknięta. Strony ustaliły też, że podczas kolejnego zatrudnienia pracownik wybierze niewykorzystany do 30 maja urlop wypoczynkowy. Takie postępowanie jest prawidłowe, mimo że między umowami była przerwa.

Co istotne, próba przymuszenia czy też zobowiązania pracownika do zawarcia porozumienia o wykorzystaniu urlopu w naturze w trakcie kolejnego stosunku pracy jest niezgodna z prawem. Pracownik, który w zamian za niewykorzystany urlop woli otrzymać świadczenie pieniężne, może domagać się od pracodawcy wypłaty ekwiwalentu. Dlatego dla celów dowodowych zalecane jest, aby uzgodnienia pomiędzy pracodawcą a pracownikiem zostały zawarte na piśmie. Jeżeli zabrakło takiego porozumienia i pracodawca nie jest w stanie udowodnić, że pracownik złożył stosowne oświadczenie, należy wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

W przypadku gdy pracownikowi kończy się jedna umowa o pracę i zaczyna kolejna, często można wypłacić ekwiwalent za zaległy urlop.

Ekwiwalent za zaległy urlop – jak wyliczyć?

Ustalając kwotę ekwiwalentu, należy stosować przepisy Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Wynika z nich, że przy wyliczaniu ekwiwalentu bierze się pod uwagę stałe oraz zmienne składniki wynagrodzenia, a także konieczne jest ustalenie podstawy wymiaru ekwiwalentu. W podstawie bierze się pod uwagę:

  • stałe składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej, które uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu. Czyli wartość wynagrodzenia stałego, np. zasadniczego, bierze się z miesiąca rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę;
  • zmienne za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc;
  • zmienne za okresy dłuższe niż 1 miesiąc.

Skorzystaj z systemu wFirma.pl i automatycznie wyliczaj ekwiwalent za zaległy urlop wypoczynkowy! Szczegóły poznasz czytając artykuł: Wprowadzenie ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy

By obliczyć ekwiwalent za 1 godzinę niewykorzystanego urlopu, podstawę wymiaru ekwiwalentu należy podzielić przez wskaźnik ekwiwalentu, a następnie podzielić przez dobową normę czasu pracy pracownika. Otrzymany wynik trzeba wymnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.

Przykład 2.

Pan Stefan był zatrudniony na pełen etat i otrzymywał stałe wynagrodzenie w wysokości 4 000 zł brutto oraz zmienne premie miesięczne. Nie wykorzystał 10 dni urlopu.

Krok 1. Należy podzielić sumę stałych i zmiennych składników wynagrodzenia przez współczynnik urlopowy:

4000 zł – stały składnik wynagrodzenia

500 zł, 400 zł, 900 zł – premie z trzech ostatnich miesięcy

21,08 – współczynnik urlopowy w 2020 roku

4000 zł + (500 zł + 400 zł + 900 zł) / 3 = 4000 zł + 600 zł = 4600 zł

4600 zł / 21,08 = 218,22 zł

Krok 2. Wynik należy podzielić przez 8 (godzin dobowej normy czasu pracy):

218,22 zł / 8 = 27,28 zł

Krok 3. Otrzymany wynik trzeba pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego (10 dni x 8h):

27,28 zł x (10 x 8h) = 2182,40 zł brutto – ekwiwalent za zaległy urlop.

Roszczenie o wypłatę ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy przedawnia się z upływem 3 lat od dnia ustania zatrudnienia.

Podsumowując, ekwiwalent za zaległy urlop może zostać wypłacony jedynie w sytuacji rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy z pracownikiem. Nie można go wypłacić, jeżeli umowa trwa – w takiej sytuacji konieczne jest wykorzystanie urlopu wypoczynkowego w naturze.