Poradnik Przedsiębiorcy

Umowa zawarta przez e-mail - czy jest ważna?

Poczta elektroniczna to narzędzie niezbędne w niemal każdym przedsiębiorstwie, a osoby prowadzące działalność gospodarczą powoli przyzwyczajają się do faktu, że służy ona nie tylko do przekazywania informacji, ale także do zawierania różnego rodzaju umów. Ze względu jednak na nietypową formę takich kontraktów przedsiębiorcy powinni spełnić kilka warunków, by umowa zawarta przez e-mail wywoływała skutki prawne.  

Zawieranie umów - sposoby

By wskazać konieczne elementy umowy zawartej przez e-mail, należy najpierw przeanalizować formę i sposób zawierania kontraktów w ogóle. Umowę można najprościej określić jako zgodne oświadczenie woli stron, które ma doprowadzić do konkretnego rezultatu.  

Biorąc pod uwagę różne kryteria, umowy można podzielić na:

  • jednostronnie zobowiązujące (wywołujące skutki jedynie u jednej ze stron kontraktu) i dwustronnie zobowiązujące (wywołujące obowiązki u obu stron kontraktu),

  • dwustronne (zawierane przez dwa podmioty) i wielostronne (zawierane przez trzy lub więcej strony)

  • nazwane (uregulowane w polskich przepisach prawnych) i nienazwane (nieujęte dotychczas w żadnym obowiązującym na terenie Polski akcie prawnym - by wywołały one skutki prawne, należy przeanalizować funkcjonujące w naszym systemie prawnym modele kontraktów, porównać do nich zawieraną umowę i przy jej tworzeniu wykorzystać pasujące elementy).   

Umowy można zawierać w różnych formach. Nie zawsze jest ona bezpośrednio wskazana w ustawach lub rozporządzeniach - w takim przypadku kontrakt można zawrzeć pisemnie i ustnie i nie ma to wpływu na jego obowiązywanie. Niektóre są zawierane przez strony w sposób dorozumiany. Oznacza to, że strony, nie uzgadniając uprzednio warunków umowy, zaczęły spełniać wskazane w aktach prawnych warunki konkretnego kontraktu.  

Przykład 1.  

Podczas wizyty u pani Y pani X zobaczyła książkę, którą bardzo chciała przeczytać. Wychodząc, wzięła ją ze sobą, informują panią Y, że zwróci ją za tydzień. Pani Y zgodziła się na to.

Panie Y i X nie zawarły umowy, jednak spełniły wszelkie wymogi, jakie prawo stawia przed stronami umowy użyczenia.

Umowa zawarta przez e-mail - czy jest skuteczna?

Jak  widać, sposób zawarcia umowy w wielu przypadkach wpływa na jej skuteczność. Czy jest tak również w przypadku umowy zawartej drogą elektroniczną?  

Umowa zawarta przez e-mail może zostać przez wielu uznana za umowę pisemną ze względu na fakt, że jej treść, proponowana przez jedną ze stron lub uzgodniona wcześniej, przesyłana jest w treści maila lub w załączniku. Nie to jednak świadczy o tym, że umowa zawierana jest w formie pisemnej - kluczowe są podpisy obu podmiotów. Podkreśla to także art. 79 kodeksu cywilnego:

Art. 78 § 1 Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany (...).

 

Podpis musi być własnoręczny, jedna ze stron może więc przesłać treść umowy drogą elektroniczną z prośbą o dokonanie wydruku, złożenie podpisu i odesłanie dokumentu w przynajmniej dwóch kopiach.

Powyższe rozwiązanie nie jest jedyne - strony mogą także użyć podpisu elektronicznego. Mówi o tym  art. 78 § 2:

Art. 78 § 2 Oświadczenie woli złożone w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. 

Jak wskazuje przytoczony przepis, zapisy umowy, która została opatrzona  podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu, są dla stron wiążące. Oznacza to, że niemal każda umowa zawarta przez e-mail będzie skuteczna, jeśli zostanie opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym, chyba że będzie to kontrakt, dla którego ustawodawca przewidział formę aktu notarialnego (na przykład umowa zbycia nieruchomości).

Należy zwrócić jednak uwagę na fakt, że § 2 artykułu 78 będzie obowiązywał w obecnej formie do 8 września 2016 roku. Jest to data wejścia w życie nowelizacji kodeksu cywilnego. Wprowadzi ona na miejsce art. 781, który będzie brzmiał następująco:

Art. 781 § 1 Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.  

§ 2 Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej, chyba że ustawa lub czynność prawna zastrzega inaczej.

Nowelizacja kodeksu cywilnego wprowadza zatem pewne ograniczenia, jeśli chodzi o zawieranie umów przez e-mail - ujęte w innej ustawie zastrzeżenie co do formy pisemnej kontraktu wyłącza możliwość użycia podpisu elektronicznego. Przykładem może tu być umowa spółki cywilnej, pożyczki kwoty wyższej niż 500 złotych lub umowa o roboty budowlane.

Obecnie jednak umowa zawarta przez e-mail jest ważna i wiąże strony, jeśli odrębne przepisy nie przewidują dla niej formy pisemnej, a obie strony wyraziły wolę związania się nią lub potwierdziły ją za pomocą bezpiecznych podpisów elektronicznych weryfikowanych przy pomocy ważnego certyfikatu.