Workflow - na czym polega przepływ pracy?

Coraz częściej w masowej komunikacji można natknąć się na termin workflow, który odnosi się właściwie do każdego aspektu profesjonalnego życia. Warto zastanowić się nad tym, czym jest ten proces i na jakie dziedziny oddziałuje.

Workflow obecnie jest jednym z najpowszechniejszych sposobów zarządzania zespołem ludzi. W skrócie można zdefiniować go jako spojrzenie na organizację pracy. Oznacza to, że managerowie rozdzielają zadania, kierując się w tym procesie ustalonymi wytycznymi. Z punktu widzenia pracownika wygląda to w taki sposób, że jest on informowany o obowiązku do wykonania, ale nie wie, jakie zastosowanie ani jakie znaczenie ma jego część. Jak zatem wygląda proces zarządzania zwany workflow?

Workflow, czyli przepływ pracy

Aby dobrze zrozumieć istotę tej metody, warto wiedzieć, czym ona jest. Otóż w szerszym sensie pojęcie to opisuje sposób przepływu informacji między rozmaitymi obiektami biorącymi udział w jej przetwarzaniu. Z kolei w węższym znaczeniu jest to przepływ dokumentów pomiędzy pracownikami, którzy wykonują pewien zespół czynności.

W przypadku procesów komputerowych workflow z kolei może oznaczać automatyzację procesów biznesowych, w trakcie której dokumenty, informacje lub zadania są automatycznie przekazywane od jednego pracownika do drugiego na podstawie odpowiednich procedur.

Workflow to również oprogramowanie, szczególnie takie, które wspomaga pracę zespołu. Pozwala ono przede wszystkim na określenie ról, jakie w przetwarzaniu dokumentów pełnią poszczególne osoby oraz uściśleniu, jakie są stany pośrednie plików. Jako przykład ilustrujący taki obieg można wskazać dokumenty związane z delegacją. Pierwsza osoba wypełnia informacje dotyczące miejsca, do którego pracownik powinien dojechać, dzięki czemu powstaje dokument zlecenia delegacji. Zainteresowany odbiera dokument i, po dodaniu terminu oraz środka transportu, powstaje dokument delegacji, który wysyła się do decydentów akceptujących zlecenie. Po wykonaniu zadania zostaje on zrealizowany i następuje zwrot kosztów. W podanym przykładzie wyraźnie widać, że każdy etap powstawania pisma związany jest z określoną grupą osób oraz zmianą statusów dokumentów.

Dla zilustrowania przebiegu procesu bardzo często wykorzystuje się wielokolorowe grafy, które w prosty sposób wskazują na zaangażowane zespoły pracowników oraz określają stan dokumentu po przetworzeniu przez daną grupę.

Jak działa proces workflow?

Jak w przypadku każdego zadania, również workflow posiada specjalną terminologię związaną z opracowywaniem zadań. Pierwszym i najważniejszym terminem jest proces, który określa po prostu zadanie, nad którym należy pracować.

W obrębie procesu istnieje aktywność. Jest ona związana z częściami zadania, które zostały przydzielone poszczególnym pracownikom. Tutaj można rozróżnić dwa rodzaje aktywności: manualną, czyli taką, która jest wykonywana przez pracownika, oraz automatyczną – wykonywaną przez system.

Ostatnim jest tranzycja. Ten termin oznacza warunki, które są potrzebne dla sprawnego przechodzenia z jednej aktywności do następnej.

Jak każda procedura, również workflow ma swój wyraźny początek i zakończenie. Pierwszym etapem jest zazwyczaj zdefiniowanie procesu. W tym miejscu podejmuje się decyzje dotyczące zaangażowanych zespołów pracowniczych, charakterystyki projektu oraz podziału prac.

Następnym elementem jest wdrożenie procesu. Rozpoczyna się praca poszczególnych zespołów pracowników nad wykonywanym zadaniem. Jednocześnie stosowane oprogramowanie udostępnia pozostałym użytkownikom statusy aktywności do wykonywania w postaci aplikacji. W każdym momencie system sprawdza warunki na tranzycjach oraz podejmuje decyzje odnośnie kolejnej aktywności.

Dlaczego warto stosować workflow?

Istnieje kilka przesłanek, dla których warto stosować taki system zarządzania pracą. Przede wszystkim, dzięki zastosowaniu nowoczesnej technologii nie wszystkie zadania muszą być wykonywane za pomocą ludzkich rąk. Obowiązki mogą zostać zautomatyzowane, co daje przedsiębiorstwom możliwość zaoszczędzenia czasu i ograniczenia kosztów związanych z nakładami pracy ludzkiej.

Dzięki zastosowaniu odpowiedniego oprogramowania do zarządzania przepływem pracy, można skupić się na lepszym rozdzieleniu zadań albo pod względem posiadanych przez pracowników kwalifikacji, albo przy użyciu uzyskanych przez nich praw dostępu. Równocześnie przekłada się to na lepsze zarządzanie i kontrolowanie przepływu prac. Tym sposobem za pomocą odpowiedniego oprogramowania workflow można połączyć ze sobą pracę różnych działów (często znajdujących się na rożnych kontynentach) i systemów.

Programy workflow pozwalają również na szybkie rozwiązywanie problemów. Oznacza to, że informacja na temat przebiegu procesu jest dostępna szybciej, co daje pozwolenie na natychmiastowe reagowanie na zaistniałe przestoje już w trakcie pracy.

Oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy

Okazuje się, że taki program to nie tylko narzędzie pozwalające na obieg dokumentów pomiędzy poszczególnymi pracownikami, lecz także zestaw opcji, które dają możliwość zarządzania procesami biznesowymi. Ze względu na liczbę różnego rodzaju zadań, takie oprogramowanie zazwyczaj dedykowane jest dla użytkowników działających w branżach związanych z  obsługą klientów lub produkcją. Jest to warunkowane tym, że działalność takich przedsiębiorstw wymaga bardzo dobrej koordynacji i stanu kontroli zadań, które składają się na poszczególne procesy.

Co daje zastosowanie programu workflow w firmie? Przede wszystkim dostarcza informacji dotyczących kontroli i badania metod pracy. Pokazuje, kto i w jakim czasie dokonał zmian w danej operacji, dzięki czemu istnieje możliwość usprawnienia procesu w przyszłości, a także przedstawia aktualny status jego wykonywania. Oprogramowanie workflow równocześnie uwzględnia możliwość kontrolowania czasu wykonywania zadania oraz umożliwia modyfikację planu wykonania zgodnie z działaniami w rzeczywistości.

Korzystanie z tego programu daje korzyści również pracownikom. Każdy członek zespołu ma przydzielone zadanie, w ramach którego czynności są uporządkowane. Taki sposób zarządzania daje im również motywację do dalszych działań, gdyż utwierdza ich w przekonaniu o tym, że są ogniwami w łańcuchu istotnych działań. Pracownicy mają świadomość, że łatwo jest ustalić źródło potencjalnych opóźnień oraz odnalezienie osoby, która jest za nie odpowiedzialna.

Przystosowanie programów workflow

Fundamentem dla wprowadzenia programów workflow jest znajomość procesów zarządzania. Na ich podstawie opracowuje się programy, które od razu wykazują miejsca, w których niezbędne są modyfikacje. Wprowadzenie systemu wskazuje na jego wady i zalety, które przekazywane programistom, pozwalają usprawnić i dostosować aplikację. Dzięki temu stanowią one doskonałe narzędzie do sterowania procesami i ograniczania nakładów pracy.