Kiedy nie trzeba prowadzić kilometrówki?

Samochód w działalności gospodarczej to duże ułatwienie, a niejednokrotnie - konieczność. Kiedy auto zostanie zaliczone do środków trwałych firmy, oczywiste jest że wszystkie związane z nim wydatki będą stanowiły koszty uzyskania przychodu. Co jednak powinien zrobić przedsiębiorca nie posiadający pojazdu, który może zostać przeznaczony wyłącznie na potrzeby firmowe?

W takiej sytuacji można wykorzystywać w przedsiębiorstwie auto prywatne - konieczne będzie jedynie prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów, potocznie zwanej kilometrówką.

Jak działa kilometrówka?

Ewidencja przebiegu pojazdów, potocznie zwana kilometrówką, to specjalny spis pozwalający zaliczyć w koszty firmowe wydatki, poniesione na wykorzystywany w działalności prywatny samochód. W kilometrówce zawierają się dwie “strony” - wydatki na samochód oraz przejechane w celach służbowych trasy.

Wydatki, które można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, to oczywiście zakup paliwa, ale też inne - np. ubezpieczenie, rejestracja, zakup niezbędnych płynów czy innych elementów, które konieczne są, aby z auta można było korzystać. Jednakże należy pamiętać, że wysokość wydatków, które można zaliczyć w danym miesiącu do kosztów, jest ograniczona do pewnej kwoty.

Jak oblicza się tą górną granicę? Działanie jest proste - należy przemnożyć liczbę przejechanych w danym miesiącu “firmowych” kilometrów przez specjalną stawkę, wskazaną w rozporządzeniu Ministra Finansów. Stawka ta jest zależna od pojemności silnika samochodu i może wynieść:

  • dla samochodu o pojemności do 900 cm3 - 0,5214 zł;

  • dla samochodu o pojemności od 900 cm3 - 0,8358 zł.

Po dokonaniu obliczeń przedsiębiorca uzyskuje górną granicę kosztów, o którą może w danym miesiącu obniżyć jego przychód. Należy jednak pamiętać, że kilometrówka funkcjonuje narastająco w skali roku. Oznacza to, że każda nadwyżka z danego miesiąca zostanie uwzględniona w miesiącu kolejnym - czy będzie to zbyt duża suma wydatków, czy też większy niż akurat potrzebny limit. Tak więc w przypadku kilometrówki nic nie przepada.

Kiedy potrzebuję kilometrówki?

Jak już wspomniano, kilometrówkę prowadzą przedsiębiorcy, korzystający w firmie z samochodów prywatnych. Zdarzają się jednak sytuacje, w których ewidencja przebiegu pojazdów wcale nie jest konieczna.

Przede wszystkim, kilometrówki nie musi prowadzić ten, kto rozlicza się z fiskusem na zasadach ryczałtu albo w formie karty podatkowej. W takiej bowiem sytuacji podatek wyliczany jest od całego, niepomniejszonego o koszty dochodu. W związku z tym prowadzenie kilometrówki - czyli obliczeń, w jakiej wysokości wydatki można zaliczyć do kosztów - staje się bezzasadne.

Prowadzenie kilometrówki nie jest także konieczne w przypadku samochodów innych, niż osobowe. Nawet jeśli podatnik wykorzystuje w firmie samochód niebędący środkiem trwałym, ale za to ciężarowy, nie musi stosować żadnego limitu wydatków. Skoro zatem nie ma limitu - nie jest konieczne prowadzenie kilometrówki.

Kilometrówka w Wfirmie

Jeśli przedsiębiorca, który wykorzystuje w działalności prywatny samochód korzysta z systemu Wfirma, to prowadzenie kilometrówki nie powinno być dla niego problemem. System oferuje bowiem możliwość łatwego i sprawnego prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów.

Pierwszym krokiem dla przedsiębiorcy jest dodanie samochodu do systemu. Do tego służy zakładka Ewidencje>>Majątek>>Pojazdy>>Dodaj pojazd. Trzeba przy tym pamiętać, aby NIE zaznaczać pola “Pojazd firmowy” - w takiej sytuacji system potraktowałby pojazd jako środek trwały. Istotne jest też, aby wprowadzić prawidłową pojemność silnika - należy bowiem pamiętać, że od tej liczby zależy przyszły limit wydatków.

Gdy samochód znajduje się w systemie, należy przenieść się do zakładki WYDATKI. Dodawanie wydatków związanych z samochodem nie różni się od innych kosztów - należy otworzyć zakładkę Dodaj wydatek>>Faktura VAT albo Dodaj wydatek>>Rachunek (gdy księgowane jest np. ubezpieczenie OC). Jako rodzaj wydatku należy wybrać “Zakup paliwa do pojazdu” lub “Inne wydatki związane z bieżącym użytkowaniem pojazdu”. Przy tych schematach w oknie pojawia się pozycja “Pojazd” - należy wybrać tu odpowiedni samochód, tak aby system poprawnie zaliczył koszt do kilometrówki.

Dodając wydatki, nie należy zapominać o drugiej “stronie” kilometrówki - wprowadzaniu tras. Jest to bardzo ważne, bo jeśli w systemie zabraknie przejechanych kilometrów, wydatki nie trafią do książki przychodów i rozchodów.

Dlatego też w zakładce Wydatki należy przejść do pozycji Kilometrówka, gdzie należy wybrać opcję “Dodaj wpis”. Pojawi się wtedy okno, w którym należy uzupełnić niezbędne dane: wybrać odpowiedni pojazd, datę oraz cel wyjazdu, a następnie podać informacje dotyczące trasy. Jeśli konkretne wyjazdy będą się powtarzały, można skorzystać z opcji “Dodaj definicję trasy” - dzięki temu w przyszłości wystarczające będzie wskazanie zapisanej trasy, bez konieczności ponownego wprowadzania danych.

Po zapisaniu trasy w zakładce Kilometrówka pojawi się odpowiednia informacja - trasa, jej długość, współczynnik oraz wysokość kosztu, jaki będzie można zawrzeć w książce przychodów i rozchodów.

Wydatki, zaliczane do kosztów firmowych w ramach kilometrówki, trafiają do książki przychodów i rozchodów zsumowane, w jednej kwocie na koniec miesiąca. Natomiast podatek VAT, który można odliczyć od poszczególnych wydatków, będzie trafiał do rejestru zakupu VAT klasycznie - osobno dla każdego wydatku. Należy przy tym pamiętać, że nie ma możliwości odliczenia podatku VAT od paliwa do samochodu osobowego - w związku z tym cała kwota brutto trafi do książki przychodów i rozchodów.

Na koniec miesiąca należy zainteresować się pozycją “Drukuj ewidencję” w zakładce Kilometrówka. Wydruk należy umieścić w dokumentacji firmy, podpinając pod niego wszystkie faktury i inne dowody dotyczące wydatków poniesionych na samochód.

Jak widać, kilometrówka to nic trudnego - szczególnie z systemem Wfirma. Warto z niej korzystać, bo dzięki niej możliwe jest zaliczenie w koszty wydatków od samochodu, który wcale nie musi być środkiem trwałym. Tak więc - nakład pracy niewielki, a bardzo opłacalny.