Kilometrówka dla celów PIT a kilometrówka dla celów VAT - podobieństwa i różnice

Przedsiębiorcy wykorzystujący w prowadzonej działalności gospodarczej prywatne samochody osobowe, znają dobrze kwestie dotyczące kilometrówki dla celów PIT. Od 1 kwietnia 2014 r. z mechanizmem ewidencji przebiegu pojazdów muszą zapoznać się ponadto przedsiębiorcy, którzy w swojej firmie posiadają pojazdy wprowadzone na środki trwałe. Nowe przepisy umożliwiają bowiem w określonych sytuacjach odliczyć 100% podatku VAT od poczynionych wydatków. Warunkiem w tym przypadku będzie właśnie założenie kilometrówki dla celów VAT.

Kilometrówka dla celów PIT przy samochodach prywatnych

Ewidencja przebiegu pojazdów - czyli kilometrówka dla celów PIT kojarzona jest przez podatników przede wszystkim z samochodami prywatnymi, wykorzystywanymi do celów działalności gospodarczej. Podstawową funkcją kilometrówki jest wyliczenie, ile z faktycznie poniesionych w danym miesiącu "samochodowych" wydatków można zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodów, na podstawie limitu przejechanych kilometrów. Kilometrówka służy więc do poprawnego ustalania podstawy opodatkowania w kontekście podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT).

Wątpliwości może wzbudzić pytanie: co powinna zawierać kilometrówka dla celów PIT? Zgodnie z przepisem zawartym w art. 23 ust. 7 ustawy o PIT, przedsiębiorca powinien w swojej ewidencji przebiegu pojazdów uwzględnić następujące informacje:

  • imię, nazwisko i adres osoby korzystającej z pojazdu,
  • numer rejestracyjny pojazdu,
  • numer kolejny wpisu,
  • pojemność silnika,
  • datę i cel wyjazdu,
  • opis trasy – od miejsca rozpoczęcia podróży do jej zakończenia,
  • stawkę za 1 kilometr przebiegu,
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  • kwotę wynikającą z przemnożenia stawki za 1 km przebiegu oraz liczby faktycznie przejechanych kilometrów,
  • podpis i dane podatnika lub pracodawcy.

Kilometrówka dla celów PIT wprowadza ograniczenie w zaliczaniu faktycznie poniesionych wydatków do kosztów, jednak nie jest to stałe ograniczenie procentowe. Kwestia ta zależy od ilości pokonanych w celach firmowych kilometrów, jakie w danym miesiącu przedsiębiorca przejechał swoim prywatnym samochodem.

Z kolei w przypadku podatku VAT od wydatków ponoszonych na zakup paliwa i innych kosztów eksploatacji dla samochodów prywatnych, przedsiębiorcy nie mają prawa do potrącenia naliczonego podatku przy zakupie paliwa. Przy innych wydatkach mają natomiast możliwość odliczenia 50% wartości podatku.

Kilometrówka dla celów VAT

Przedsiębiorcy posiadający w firmie pojazdy samochodowe, stanowiące ich środki trwałem, od 1 kwietnia 2014 r. zaczęli również interesować się kilometrówką. Powodem są nowe zasady rozliczania podatku od towarów i usług (VAT), ponoszonego przy zakupie samochodów oraz dodatkowych wydatkach w postaci paliwa, części, naprawy itp. Przedsiębiorcy mogą zatem zdecydować się na odliczenie całej wartości podatku VAT od wymienionych zakupów, bądź skorzystać z 50% odliczenia – opcja ta nie dotyczy wówczas paliwa.

Kilometrówka dla celów VAT odnosi się do sytuacji, w których przedsiębiorcy decydują się na 100% potrącenie podatku. Taka możliwość zgodnie z obowiązującymi przepisami powstaje wtedy, gdy pojazd używany jest wyłącznie do celów firmowych – w przypadku pojazdów osobowych przedsiębiorca ma obowiązek udokumentować sposób użytkowania kilometrówką.

Kilometrówka dla celów VAT powinna zawierać elementy, które zostały wyszczególnione w art. 86a ust. 7 ustawy o VAT, a mianowicie:

  • datę rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
  • numer rejestracyjny pojazdu samochodowego,
  • stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji oraz na koniec każdego okresu rozliczeniowego,
  • liczba przejechanych kilometrów na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji oraz na koniec każdego okresu rozliczeniowego,
  • wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący opis trasy (skąd-dokąd), kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem oraz liczbę przejechanych kilometrów, potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem.

Jak wynika z powyższego, ewidencja przebiegu pojazdów prowadzona dla celów podatku VAT jest znacznie bardziej szczegółowa, niż ta dla celów PIT. Należy podkreślić, że w przypadku tej ewidencji, wartość wydatków, stanowiących koszty uzyskania przychodów nie jest w żaden sposób ograniczona – gdy samochód stanowi środek trwały, to koszty te w całości mogą pomniejszyć podstawę opodatkowania.

Kilometrówka dla samochodu osobowego będąca środkiem trwałym nie jest obowiązkowa. W przypadku jej braku powstaje wspomniane wcześniej ograniczenie. Podatnik zamiast odliczać 100% podatku Vat od zakupu paliwa i innych wydatków eksploatacyjnych, ma prawo do potrącenia wyłącznie połowy podatku od kosztów samochodowych poza paliwem – w tym przypadku odliczenie nie będzie w ogóle możliwe. Zmiany pojawią się z dniem 1 lipca 2015 – wówczas również w przypadku paliwa możliwe będzie 50% odliczenie podatku VAT.

Pamiętaj!

Samochód wprowadzony na środki trwałe firmy nie powinien być wykorzystywany do celów prywatnych, niezależnie od wyboru metody rozliczenia podatku VAT. Rezygnacja z kilometrówki dla celów VAT jest dana przedsiębiorcom w celu zmniejszenia obciążeń formalnych.

W przypadku chęci wykorzystywania samochodu zarówno prywatnie jak i do celów służbowych, podatnik nie powinien wprowadzać go do ewidencji środków trwałych firmy, a rozliczać na zasadach kilometrówki dla PIT.

 

Z powyższego widać, że kilometrówka dla celów VAT zawiera również wszystkie wymagane elementy kilometrówki dla celów PIT. W ustawie o PIT wskazano, że ewidencja przebiegu pojazdów musi zawierać co najmniej te elementy. Podatnicy, którzy zamierzają prowadzić ewidencję przebiegu pojazdów dla samochodów prywatnych, jak i tych będących środkami trwałymi, mogą wszystkie rozliczenia dokonywać za pomocą jednej ewidencji, bez konieczności zakładania osobnych kilometrówek.

Czy wiesz, że przy najmie samochodu też powinieneś prowadzić kilometrówkę? Sprawdź: Najem samochodu a kilometrówka.