E-faktura – dlaczego wciąż jej nie doceniamy?

W dobie internetu i rozwoju technologicznego bardzo trudno jest nieustannie uciekać przed rozwijającą się e-bankowością, która zyskuje na znaczeniu w innych krajach Europy. Polacy, pomimo że coraz chętniej przekonują się do programów, ułatwiających im prowadzenie własnej działalności, nadal są sceptycznie nastawieni do takich nowości jak e-faktura.

W 2013 roku wprowadzono wiele udogodnień i przełamano bariery prawne, które stały na drodze do korzystania z takich narzędzi jak e-faktura. Jednak zmiany prawne nie przyczyniły się do drastycznego porzucenia papierowych faktur na rzecz elektronicznych. Gdzie tkwi problem?

Z rozliczenia podatkowego w formie elektronicznej korzysta niewiele firm. Głównie są to duże przedsiębiorstwa, operatorzy telekomunikacyjni i sprzedawcy energii. Małe i średnie firmy pozostają w tyle i są wierne papierowej wersji faktur. Strach? Przyzwyczajenie? A może coś innego wpływa na to, że nie polubiliśmy e-księgowości?

Należałoby zapytać samych zainteresowanych, aby poznać przyczynę tej sytuacji. Bardzo dużo osób twierdzi zgodnie, że w życiu prywatnym e-faktura jest doskonałym rozwiązaniem. Inaczej jest w przedsiębiorstwach. Zaledwie ok. 10% faktur przesyłanych jest drogą elektroniczną, cała reszta nadal pozostaje w formie papierowej. Niewiele, zważywszy na to, że nawet kapitałem firmy zarządza się przez Internet, wysyłając przelewami i dokonując transakcji z pomocą bankowości elektronicznej. Niewiele osób, które przekonały się do e-faktur, zdały sobie sprawę, że jest to bardzo duże udogodnienie i może przynieść wiele korzyści.

E-faktura dla niewtajemniczonych

Często niechęć do zmian wynika z naszej niewiedzy. Nie jesteśmy zbyt dobrze poinformowani i tak naprawdę nie wiemy, co właściwie możemy zyskać i jak wdrożony projekt będzie funkcjonował. Nie możemy winić za to innych. W naszym interesie leży zasięgnięcie informacji na dany temat. Podobnie jest z e-fakturami, które dla niektórych są bardzo odległym tematem.

E-faktura jest tak samo ważna, jak faktura papierowa. W przypadku wezwania do Urzędu Skarbowego może zostać przedstawiona na nośniku danych, a w kompetencjach urzędnika jest ją w takiej formie przyjąć. Wysyłając fakturę papierową pocztą, nie mamy 100% pewności, że dotrze ona do odpowiednio kompetentnej osoby. Przechodzi ona przez wiele rąk i tym samym na każdym etapie może się ona zgubić.

Dokumentacja przechowywana na nośniku danych gwarantuje bezpieczeństwo i możemy być pewni, że wgląd mają do niej tylko ci, którzy zostali do tego upoważnieni. Takie faktury przechowywane są w odpowiednich systemach internetowych, do których dostęp chroniony jest szyfrem.

Na pewno spotkałeś się z propozycją wysuniętą przez bank umożliwiającą korzystanie z takiego typu rozliczeń. Zachęcają one do wykonywania płatności on-line, dając możliwość zapłaty e-faktur bez konieczności wprowadzania potrzebnych danych tj. adres odbiorcy czy numer konta.

Strach przed postępem, czyli niepopularna e-faktura

Przede wszystkim nie można dopuścić do tego, aby strach nas zdominował i zamknął nam drogę do wielu udogodnień. Wielu przedsiębiorców ma obawy, że e-faktura może być niezgodna z prawem. Inni obawiają się, że osoba, która przyjdzie do nas z urzędu skarbowego, nie będzie na tyle zaznajomiona z nowoczesną technologią, że nie będzie potrafiła sprawdzić dokumentacji, która jest w formie elektronicznej. Przedsiębiorca boi się związanych z tym problemów. Myśli, że pozostając przy tradycyjnej wersji księgowania, uniknie kłopotów.

Trzeba jednak pamiętać, że od momentu wejścia w życie e-faktur, każdy urzędnik powinien zostać zaznajomiony z tą formą dokumentu. Ich obowiązkiem jest sprawdzić zarówno faktury w formie papierowej, jak i elektronicznej. Jeżeli została ona prawidłowo wypełniona, kontroler nie ma prawa jej unieważnić. Obie faktury nie różnią się między sobą niczym poza formą, w jakiej zostały wystawione.

Również kwestia bezpieczeństwa jest argumentem, dla którego wciąż tak mało firm decyduje się na e-faktury. Hakerzy są w internecie od zawsze i na niebezpieczeństwo narażeni jesteśmy każdego dnia. Otrzymując maila o tytule „faktura”, powinna nam się zapalić czerwona lampka. Może być to groźny wirus w załączniku. Najlepszym rozwiązaniem będzie otwieranie tylko tych załączników, które pochodzą ze znanych nam źródeł. Dotyczy to również osób prywatnych, które często „łapią haczyk” i narażają się na niebezpieczeństwo w sieci.

E-faktura pomaga oszczędzać

Osoby niewystarczająco poinformowane o e-fakturę z pewnością nie wiedzą, że zmieniając papierowe fakturowanie na elektroniczne, można zaoszczędzić. W przypadku małych przedsiębiorstw jest to niezwykle istotne i ma duży wpływ na rozwój. Często nie zwracamy uwagi na takie wydatki, jak opłaty pocztowe, zakup papieru i kopert czy koszty eksploatacji urządzeń, twierdząc, że są to groszowe sprawy. Nic bardziej mylnego. Owszem przy jednorazowych wysyłkach może wydawać się to mało ważne i koszty rzeczywiście są niskie.

Jednak, kiedy zagłębimy się w działalność naszej firmy, dostrzeżemy, że w przeciągu miesiąca jesteśmy w stanie wysłać kilkaset, a w przypadku dużych firm nawet kilka tysięcy faktur. Załóżmy, że przeciętnie koszt obsługi jednej faktury to 4 zł. Wysyłając 100 e-faktur, ile jesteś w stanie zaoszczędzić?

Dlaczego e-faktura, a nie faktura papierowa?

  • Przede wszystkim wspomniane wyżej bezpieczeństwo. Nasze dokumenty nie są wysyłane tradycyjną pocztą, zatem dostęp do nich mamy tylko my i osoby do tego upoważnione. Nie ma możliwości, aby po drodze się zagubiły, czy zniszczyły. Wszystko mamy zapisane na dysku. Dla zwiększenia bezpieczeństwa, można również zapisać faktury na dysku zewnętrznym. W ten sposób żadna awaria systemu nie wpłynie na utratę ważnych danych.

  • Nie jesteśmy również ograniczeni, co do miejsca opłaty faktury. Przelewu możemy dokonać w dowolnej lokalizacji, gdzie mamy dostęp do internetu.

  • Ponosimy do 70% kosztów mniej, niż w przypadku faktury papierowej. Zważywszy na ilość wysyłanych faktur w przeciągu jednego miesiąca, mogą być to bardzo duże oszczędności. Pomyśl, ile jesteś w stanie zaoszczędzić przez cały rok.

  • Księgowanie jest dużo łatwiejsze. E-faktura nie musi być przepisywana do systemów workflow, co znacznie skraca czas i koszty z nimi związane. Można wdrożyć automatyczną dekretację kwot na kontach księgowych. Taki system wpływa na jeszcze sprawniejsze prowadzenie księgowości.

  • Mamy również łatwy dostęp do faktur. Wszystkie znajdują się w jednym miejscu, w jednym systemie. W każdej chwili mamy do nich wgląd, bez potrzeby szukania ich w teczkach naszych kontrahentów.