Magia delegowania

Menedżer nie zawsze jest w stanie wykonywać samodzielnie swoje zadania. Trudności pojawiają się szczególnie wówczas, gdy wraz z rozwojem działalności obowiązki mnożą się w nieskończoność. Nie musi on wtedy za wszelką cenę starać się wywiązać ze wszystkich projektów, ponieważ ma także pracowników, którzy pomagając mu w wypełnianiu części obowiązków, ułatwią jego pracę i przede wszystkim - będą mieli szansę zyskać nową wiedzę i umiejętności. Poniższy artykuł przybliży wam ważne zasady i korzyści z rozdzielania zadań, czyli tzw. delegowania obowiązków.

Czym jest delegowanie zadań?

Delegowanie obowiązków polega na przydzielaniu zadań pracownikom przez menedżera, wraz ze wszystkimi koniecznymi uprawnieniami i odpowiedzialnością. Nie chodzi w nim jednak o powierzanie spraw, które mają niewielkie znaczenie lub takich, których przełożony nie ma ochoty załatwiać. Delegowanie powinno obejmować czynności cykliczne lub te, które są związane z dużymi projektami. Przełożony musi także aktywnie uczestniczyć w procesie realizacji. Nie wystarczy, że wskaże on jedynie zadania, określi ramy czasowe ich wykonania, a później krótko skomentuje efekty. Ważne, żeby ciągle komunikował się z delegowanymi pracownikami, pytał o postęp prac i ewentualne problemy, a w razie ich wystąpienia służył radami i pomocą. Dzięki temu przydzielone do zadań osoby, nie będą ich traktowały jak niewdzięczny obowiązek, a jako możliwość do nauczenia się czegoś nowego. Samo zadanie zostanie natomiast wykonane w ustalonym terminie, ilości, jakości, a także - ze względu na czynny nadzór menedżera - dokładnie i przy pomocy wszystkich dostępnych narzędzi.  

Jak efektywnie delegować obowiązki?

Aby osiągnąć właściwy efekty delegowania - poprawne wykonanie projektu w określonym czasie - warto przestrzegać kilku kluczowych zasad:

    1.  Przygotowanie pracownika do delegowania z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym.

Nie należy zostawiać przekazywania informacji o zadaniu do wykonania na ostatnia chwilę, ponieważ wtedy terminowe zakończenie projektu może okazać się nierealne. Dlatego najszybciej, jak tylko jest to możliwe, menedżer powinien zakomunikować podwładnym o nowych działaniach.

    2.  Wybieranie pracowników z odpowiednimi kompetencjami lub potencjałem do ich zdobycia.

Podejmując decyzję o podziale obowiązków, przełożony powinien wybrać do nich osoby, które są w stanie je wykonać, ponieważ np. mają już na dany temat jakąś wiedzę. Można także wytypować osoby, które w opinii menedżera szybko się uczą i nie mają problemów z przyswajaniem nowych umiejętności. Lepiej nie przydzielać nigdy pracowników, których nie jest się pewnym, ponieważ może pojawić się ryzyko niewykonania projektu w terminie.

    3.  Dokładne określenie, co należy zrobić i w jaki sposób.

Należy zapoznać pracownika z zasadami i etapami realizacji danego projektu, a także jasno określić, którymi z nich powinien się zająć. Trzeba również zapewnić swoją pomoc w razie jakichkolwiek wątpliwości.

    4.  Dyskutowanie i motywowanie.

Menedżer powinien także prowadzić częste rozmowy z osobą pracującą nad danym zadaniem. Wśród pytań powinny pojawić się takie, które dotyczą dodatkowych pomysłów pracownika oraz przewidywanych przez niego zagrożeń projektu.

Prowadzony w ten sposób dialog wpłynie na zaangażowanie pracownika i przyczyni się do zbudowania partnerskiej relacji między nim a menedżerem. Dobrym elementem motywacji może być natomiast docenianie postępu prac.