Nadpłata za fakturę - rozliczenie podatkowe

Głównym celem prowadzenia własnego biznesu jest osiąganie zysku. Tak więc sprzedaż oferowanych towarów i usług to podstawa. W praktyce gospodarczej przedsiębiorcy najpierw wystawiają fakturę, a nabywca na jej podstawie dokonuje płatności. Co zrobić w sytuacji, gdy kupujący zapłacił więcej niż powinien? Jakie konsekwencje podatkowe wywołuje nadpłata za fakturę? Wyjaśniamy poniżej.

Nadpłata za fakturę a podatek dochodowy

Aby sprawdzić, czy nadpłata za fakturę będzie stanowiła przychód z działalności gospodarczej, należy odnieść się do definicji przychodu ujętego w art. 14 ust. 1 ustawy o PIT:

“Za przychód z działalności, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 3, uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. U podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych podatkiem od towarów i usług za przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o należny podatek od towarów i usług.”

Ponadto definicja przychodów z działalności gospodarczej została poszerzona o składniki wymienione w art. 14 ust. 2 ustawy. Wśród nich wymienia się m.in. :

  • otrzymane kary umowne,

  • różnice kursowe,

  • wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń,

  • przychody z odpłatnego zbycia składników majątku itd. pozostałych na dzień likwidacji działalności gospodarczej lub działów specjalnych produkcji rolnej, prowadzonych samodzielnie.

Kolejną, równie istotną kwestią jest data powstania przychodu z działalności gospodarczej. Zgodnie z ustawą za datę powstania przychodu co do zasady uważa się dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień:

  • wystawienia faktury albo

  • uregulowania należności.

Jak widać wśród powyższych nie wymieniono nadpłat dokonanych przez nabywców w związku z zakupem towarów lub usług. Jednak to nie koniec naszej analizy. Należy pamiętać, że jeżeli omyłkowa nadpłata za fakturę zostanie niezwłocznie zwrócona, nie będzie stanowiła przychodu z działalności. Potwierdzeniem tego stanowiska jest interpretacja wydana przez Dyrektora Izby w Łodzi z dnia 25 czerwca 2015 r. o sygn. IPTPB1/415-211/13-2/DS, który stwierdza, że:

“(...) otrzymana ponowna wpłata od kontrahenta z Algierii nieprawidłowo została zaliczona przez Wnioskodawcę do przychodów należnych w dacie jej otrzymania. Wpłata ta bowiem miała charakter nienależnego świadczenia, została dokonana bez podstawy, przez kontrahenta, który nie był zobowiązany do jej zapłaty.(...)”

W takich sytuacjach strony mogą jednak przyjąć, że nadpłacona kwota będzie stanowiła zaliczkę na poczet przyszłych dostaw towarów lub usług. Wówczas należy pamiętać, że przekwalifikowanie nadpłaty na zaliczkę wywołuje konsekwencje na gruncie VAT, o czym mowa poniżej.

Ostatnia sytuacja, na którą warto zwrócić uwagę, to taka, w której podatnik zdecydował się zatrzymać nadpłatę i nie traktuje jej jako zaliczki na poczet przyszłych dostaw bądź usług. Wówczas nadpłata będzie stanowiła pozostały przychód, który należy wykazać w kol. 8 - KPiR - pozostałe przychody.

Nadpłata za fakturę a podatek VAT

W przypadku nadpłat za fakturę na gruncie podatku VAT należałoby przyjrzeć się przepisom dotyczącym powstawania obowiązku podatkowego. Zasada ogólna, określona w art. 19a ust. 1 ustawy o VAT wskazuje, że obowiązek podatkowy na gruncie VAT powstaje co do zasady z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi.

Kolejny przepis, na który podatnik powinien zwrócić uwagę gdy wystąpi nadpłata za fakturę, to art. 19a ust. 8 ustawy o VAT, który wskazuje:

“Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, wkład budowlany lub mieszkaniowy przed ustanowieniem spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego lub lokalu o innym przeznaczeniu, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty, z zastrzeżeniem ust. 5 pkt 4.”

Zdaniem organów podatkowych nienależnie otrzymana zapłata nie stanowi zapłaty za towar lub usługę ani zaliczki. Potwierdzeniem powyższego stanowiska jest interpretacja indywidualna wydana przez Pierwszy Wielkopolski Urząd Skarbowy w Poznaniu z dnia 10 sierpnia 2007 r., który stwierdził:

“(...) wpływ kwot nienależnych na konto jednostki nie może być utożsamiany z otrzymaniem, przed wykonaniem usługi, części należności, w szczególności przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty (...) ustawodawca nie ukształtował odmiennych zasad określających powstanie obowiązku podatkowego w sytuacji, gdy korzystający z przedmiotu leasingu ureguluje należność wyższą niż wynikająca z umowy, przed określonym terminem płatności i przed wykonaniem usługi, zatem należy uznać, że nie powstanie obowiązek podatkowy w tej części. (...) Z chwilą otrzymania oświadczenia woli klienta o zaliczeniu nadpłaconej kwoty na poczet konkretnej należności obowiązek podatkowy powstanie wg zasad określonych w art. 19 ust. 13 pkt 4 ww. ustawy(...)”.

W związku z tym sama nadpłacona za fakturę kwota nie rodzi obowiązku podatkowego VAT. Z tym że tą kwotę należałoby zwrócić nabywcy.

Natomiast w sytuacji, gdy strony potraktują nadpłatę za fakturę jako zaliczkę na poczet przyszłych dostaw, sprzedawca powinien sporządzić fakturę zaliczkową i wykazać należny VAT.

Gdyby sprzedawca zdecydował się na niezwracanie nadpłaty oraz nie potraktowałby jej jako zaliczkę, wówczas co do zasady na gruncie VAT nie wywołuje ona żadnych konsekwencji.