Urlop na żądanie - bez "terminu ważności"?

Analizując regulacje dotyczące urlopu na żądanie można wyciągnąć osobliwy wniosek - pomimo corocznych zmian w Kodeksie pracy, wciąż jest w nim luka prawna sprzyjająca pracownikom.

Czym dokładnie jest urlop na żądanie?

Urlop na żądanie jest elementem urlopu wypoczynkowego, rządzi się jednak innymi prawami. Wymiar urlopu wypoczynkowego w ciągu roku wynosi 20 lub 26 dni. W zależności od stażu pracy - pracując co najmniej 10 lat pracownikowi przysługuje dłuższy okres wypoczynkowy, ale można oba te wymiary zapisać “16+4” i “22+4”, ponieważ niezależnie od stażu zawodowego, przysługują mu 4 dni urlopu na żądanie. Zgodnie z Kodeksem pracy (art. 167(2) KP) pracodawca jest zobowiązany udzielić na żądanie pracownika nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym.

Kiedy należy złożyć wniosek o urlop na żądanie?

Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia (art. 167(2) KP). Zgodnie z wyrokiem SN z 15 listopada 2006 r. (I PK 128/06), ma obowiązek uczynić to przed rozpoczęciem pracy w danym dniu. Zgłoszenie NŻ po rozpoczęciu “dniówki” i próba wykorzystania go jako usprawiedliwienia nie musi być respektowana. Ponadto, może to stanowić poważne naruszenie obowiązków wynikających ze stosunku pracy i skutkować rozwiązaniem umowy bez zachowania terminu wypowiedzenia, z winy pracownika.

 

W jakiej formie wniosek o urlop na żądanie?

Ponieważ forma wnioskowania o NŻ nie jest uregulowana w przepisach prawa, zakłada się dowolność w wyborze - od pisemnego wniosku po SMS (w przypadku zawiadomienia innego niż pisemne, pracownik wypełnia wniosek niezwłocznie po powrocie do pracy). Ma on obowiązek oczekiwania na odpowiedź pracodawcy (wyrok SN z 16 września 2008 r, II PK 26/08). Jeśli skorzysta z NŻ, pomimo braku odpowiedzi lub odmowy, może (ale nie musi) to uzasadnić wypowiedzenie umowy przez pracodawcę bez zachowania terminu wypowiedzenia. Przypadek, gdy zwolnienie pracownika okazało się bezzasadne zakończył się wyrokiem SN z dnia 26 stycznia 2005 r (II PK 197/04). Obie sprawy, których dotyczą wymienione wyroki SN dotyczyły rozpoczęcia urlopu na żądanie pomimo braku odpowiedzi lub odpowiedzi negatywnej. Wnioski były skrajnie odmienne - w jednym przypadku skorzystanie z NŻ okazało się poważnym wykroczeniem, uzasadniającym zwolnienie pracownika w trybie dyscyplinarnym, w drugim odrzucenie wniosku o NŻ było nieuzasadnione, a więc prawa do jego odrzucenia i zwolnienia pracownika nie było. Ukazuje to możliwości interpretacji, dlatego właściwe wydaje się oczekiwanie na odpowiedź pracodawcy.

Co z niewykorzystanym urlopem na żądanie?

Urlop na żądanie w wymiarze 4 dni w roku można wykorzystać pojedynczo, w częściach, lub w całości - należy o tym informować we wniosku. Co dzieje się w przypadku niewykorzystania urlopu NŻ? W przeciwieństwie do pozostałej części urlopu wypoczynkowego, urlop w formie NŻ można wykorzystać tylko w roku kalendarzowym, od stycznia do grudnia. Nie oznacza to jednak, że niewykorzystany NŻ przepada, wręcz przeciwnie - przechodzi do bezterminowego wykorzystania. Mówi o tym Stanowisko Departamentu Prawnego GIP (GPP-110-4560-170/08/PE w sprawie terminu udzielania pracownikom zaległego urlopu na żądanie, odtąd Stanowisko):

“Jeśli pracownik uprawniony do 26 dni urlopu wypoczynkowego nie wykorzystał w 2007 r. sześciu dni urlopu, w tym czterech dni urlopu na żądanie, w 2008 r. będzie miał sześć dni urlopu zaległego. Jednak obowiązek wykorzystania zaległego urlopu do 31 marca 2008 r. będzie dotyczył tylko dwóch dni urlopu wypoczynkowego, gdyż pozostałe cztery dni urlopu zaległego były niewykorzystanym w 2007 r. urlopem na żądanie.”

Od czasu publikacji Stanowiska zmiany w KP wydłużyły termin wykorzystania zaległego, ale brak terminu wykorzystania NŻ pozostał bez zmian.

Zgodnie z art. 168 KP niewykorzystany urlop wypoczynkowy można wykorzystać do 30 września kolejnego roku, ale przepis ten nie dotyczy urlopu na żądanie. Co prawda traci on swoją moc jako dostępny od ręki (czyli na żądanie), ale przechodzi dalej jako urlop wypoczynkowy “na specjalnych zasadach” -  do wykorzystania bez ograniczenia czasowego (nie ma zapisu w KP, który jakkolwiek by taki termin wskazywał).

Sprawia to, że można go spokojnie zaplanować jako przedłużenie zwykłego urlopu wypoczynkowego w kolejnym roku, a nawet później, aż do przedawnienia. Brak regulacji w tym zakresie budził wiele kontrowersji, stąd też wydane stanowisko Departamentu Prawnego GIP.

Kiedy można się spodziewać odrzucenia wniosku o urlop na żądanie?

Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu (lub odmówić udzielenia urlopu na żądanie), gdy zachodzą specjalne okoliczności:

  • konieczność przeprowadzenia akcji ratowniczej, od której zależy życie, zdrowie lub mienie,
  • konieczność usunięcia usterek w obiekcie przeznaczonym do oddania,
  • niespodziewane spiętrzenie prac, którego pracodawca nie mógł przewidzieć, a ich niewykonanie może poważnie zagrażać pozycji firmy na rynku.

Wymienione okoliczności nie podlegają ocenie zewnętrznej, jedynym opiniującym jest w tym przypadku pracodawca. Pracownik może zanegować jego ocenę przed Sądem Pracy, ale do tego czasu odwołanie z urlopu traktowane jest jak polecenie służbowe, którego niewykonanie może skutkować zerwaniem umowy bez zachowania terminu wypowiedzenia. Odwołując pracownika z urlopu pracodawca pokrywa wszelkie koszty z tym związane - przelotu, wczasów etc. W sytuacji, w której pracownik pozostawia niesamodzielną rodzinę na wczasach, również koszty ich powrotu i koszty utraconych wczasów powinny być pokryte przez pracodawcę. Zwrotu kosztów dokonuje się na podstawie rachunków dostarczonych przez pracownika, jeśli takowych brak, stosuje się obowiązujące w firmie stawki zapisane w układzie zbiorowym pracy, umowy o pracę lub regulaminie wynagradzania, a jeśli brak również odpowiednich zapisów w dokumentach, stosuje się zasady rozliczania podróży służbowych.

WAŻNE!

Zgodnie z KP niewykorzystany urlop wypoczynkowy przedawnia się po 3 latach. Dotyczy to również urlopu NŻ. Zdarzają się przypadki przyznania zaległego urlopu sprzed dekady, ale aby do tego doszło niezbędne jest udowodnienie zaniedbania pracodawcy, który odmówił lub uniemożliwił zaplanowanie i wykorzystanie urlopu.