Plany urlopowe - wszystko co warto wiedzieć

Zanim zdecydujemy się na upragniony urlop w celu odpoczęcia od codziennej pracy, należy pamiętać o wcześniejszym ustaleniu tej kwestii z pracodawcą. W tym celu w przedsiębiorstwach odpowiednio wcześniej tworzone są plany urlopowe, aby uniknąć nieporozumień lub sytuacji, w której wiele osób wybierze termin w tym samym czasie. Ze względu na dobrą organizację pracy, pracodawca może ustalić plan urlopowy z góry na cały rok kalendarzowy bądź tylko części roku – np. kwartału czy półrocza. W wielu firmach plany urlopowe różnią się w zależności od działu przedsiębiorstwa, co usprawnia pracę i eliminuje niepotrzebny chaos. Pracodawca powinien jednak pamiętać, że nie wszystkie urlopy powinno się uwzględniać w planie urlopowym. O ile część z nich powinna zostać rozpisana, tak niektóre można ustalić na zasadzie porozumienia słownego z pracownikiem.

Rodzaje urlopów

Rodzaje urlopów uwzględniane w planie urlopowym

Wśród urlopów, które należy ująć w planie urlopowym, można wyróżnić:

• bieżące, do których pracownicy nabyli już prawo,
• zaległe, które nie zostały wykorzystane wcześniej przez pracownika,
• przyszłe, do których pracownicy nabędą prawo w trakcie zaplanowanego okresu,
• kolejne – następne urlopy, do których pracownicy nabyli prawo po 1 stycznia,
• dodatkowe nabyte na podstawie szczególnych przepisów,
• uzupełniające – gdy pracownik wykorzystał już swój urlop w ciągu danego roku kalendarzowego.

Rodzaje urlopów, których nie uwzględnia się w planie

W planie urlopowym uwzględniane są wszystkie dni urlopu, które zaplanowaliśmy odpowiednio wcześniej. W przypadku urlopu na żądanie – 4 dni w roku – nie uwzględniamy tych dni w planie, ze względu na fakt, że są ustalane najczęściej dzień przed lub nawet tego samego dnia, w którym pracownik zdecyduje się wziąć urlop.

Plany urlopowe – o czym powinien pamiętać pracodawca?

Aby plany urlopowe były odpowiednio dopracowane, pracodawca przy ich stworzeniu powinien pamiętać o kilku podstawowych zasadach:

• Pracodawca powinien pamiętać, iż urlop wypoczynkowy jest nieprzerwany. To od pracownika zależy, czy chce go wykorzystać od razu w całości, czy tez podzielić na części. W tym drugim przypadku pracownik powinien pamiętać, że jedna z części urlopu musi mieć co najmniej 14 dni kalendarzowych (wliczając niedzielę, święta i dni wolne).
• Plany urlopowe należy ustalić odpowiednio wcześniej. W przypadku planu całorocznego termin powinien być wpisany najpóźniej do 31 grudnia roku poprzedzającego planowany urlop. Jeśli plan nie został utworzony przed tym okresem, wówczas pracodawca nie ma prawa odmówić udzielenia urlopu pracownikowi, który nabył prawo do niego z dniem 1 stycznia i w tym roku planuje z niego skorzystać.
• Pracodawca powinien pamiętać o pracownikach podejmujących pracę po raz pierwszy. W ich przypadku urlop wypoczynkowy przysługuje po upływie każdego miesiąca (30 dni) pracy w roku kalendarzowym, w którym podjęli daną pracę. Pracownicy mogą go jednak wykorzystać dopiero po uzyskaniu prawa do pełnego urlopu.
• Obowiązkiem pracodawcy jest zadbanie o to, aby pracownicy złożyli odpowiednie – poprawnie wypełnione - wnioski w terminie. Pracodawca powinien odpowiednio wcześniej ustalić termin uzupełnienia wniosku urlopowego, natomiast w przypadku przekroczenia tego terminu, ma obowiązek samodzielnie ustalić plan za pracownika, uwzględniając zarówno potrzeby pracowników, jak również nie zakłócać zwyczajowego toku pracy.
• Pracodawca powinien uwzględnić w planie urlopowym również urlopy pracowników powracających w trakcie roku kalendarzowego obejmującego plan (osoby, których urlop wybiega poza plan nie muszą być uwzględniane) do pracy, np. po urlopie wychowawczym lub urlopie bezpłatnym.
• Plany urlopowe powinny być jawne i dostępne dla wszystkich pracowników – np. na tablicy ogłoszeń lub dostarczony pocztą e-mail. W momencie, gdy plan urlopowy zostanie ustalony, staje się wiążący. Ewentualne przesunięcie ustalonego terminu może nastąpić tylko w wyjątkowych sytuacjach.
• Pracownik, który uzupełnił plan urlopowy w terminie, powinien od pracodawcy uzyskać zgodę na rozpoczęcie urlopu we wskazanym okresie. Pracodawca powinien zadbać, by pracownicy ponownie złożyli odpowiedni wniosek przed rozpoczęciem urlopu. Wprawdzie ponowne złożenie wniosku nie jest bezwzględnie konieczne, jednak pracodawca może zdecydować indywidualnie o zawarciu w regulaminie zakładu pracy tej reguły.
• Pracodawca powinien pamiętać o wszelkiego rodzaju korektach planu urlopowego. Korekty powinny obejmować wszelkie nieprzewidziane zdarzenia losowe, w wyniku których zmianie ulega termin urlopu:
• na wniosek pracownika – jeśli umotywuje zmianę ważnymi przyczynami (osobiste, rodzinne);
• z polecenia pracodawcy – jeśli pojawia się zagrożenie, że nieobecność pracownika spowoduje istotne zakłócenia w toku pracy;
• z powodu niezdolności do pracy z powodu choroby (np. zakaźnej), powołania do służby wojskowej lub ćwiczeń na okres do 3 miesięcy, konieczności sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny, przechodzi na urlop macierzyński, jeśli został tymczasowo aresztowany, gdy odbywa karę pozbawienia wolności.

Obowiązkiem pracodawcy jest ponadto poinformowanie pracowników o zmianach planu urlopowego w ten sam sposób lub tą samą drogą, którą udostępniony został plan początkowy.

Kiedy pracodawca może nie ustalać planu urlopowego?

W przypadku gdy zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę lub taka organizacja nie istnieje w firmie, wówczas plany urlopowe nie są ustalane. Terminy urlopów ustalane są w takiej sytuacji w porozumieniu z pracownikami. W pozostałych przypadkach pracodawca może stworzyć takie plany urlopowe, ale nie musi uzyskiwać zgody na jego tworzenie, choć może utworzyć go w porozumieniu ze związkami.

Tworzenie planu urlopowego – zalety

• Jeśli plan urlopowy został utworzony z góry, wówczas działanie firmy jest uporządkowane i nie dochodzi do powstania ewentualnego chaosu organizacyjnego.
• Ustalone odgórnie plany urlopowe sprawiają, że pracownicy sprawniej wykonują swoje obowiązki.
• Pracodawca może jedynie rozpatrywać wnioski pracowników. W przypadku, gdy nie może dojść z nimi do porozumienia, wówczas pracownicy mają większą swobodę w ustalaniu terminów urlopów.
• W przypadku ewentualnej kłótni pomiędzy pracownikami o to, kto w określonym momencie uda się na urlop i czyj termin jest lepszy, decydujący głos zapobiegający takim sytuacjom ma pracodawca.

Tworzenie planu urlopowego – wady

• Tworzenie planu urlopowego z dużym wyprzedzeniem wymaga od pracodawcy perspektywicznego myślenia oraz umiejętności przewidzenia ewentualnych wypadków losowych.
• Obowiązkiem pracodawcy przy ustalaniu planu urlopowego jest uwzględnienie szeregu czynników, aby firma działała sprawnie w trakcie nieobecności pracowników będących na urlopie.
• Istnieje ryzyko dokonania czasochłonnej korekty planu urlopowego w sytuacji, gdy pracodawca nie przewidział pewnych czynników.

Pracodawca powinien przygotować plany urlopowe w taki sposób, aby nie krzywdził lub faworyzował wybranych pracowników. Z kolei jeśli pracodawca nie stworzy planu urlopowego, wówczas związki zawodowe mogą wystąpić przeciwko niemu, żądając ustalenia takiego planu. Pracownicy, którzy nie dostosowują się do terminów zawartych w planie mogą nawet dostać wypowiedzenie umowy o pracę.