Poradnik Przedsiębiorcy

W jaki sposób wyliczać wynagrodzenie urlopowe?

Należy pamiętać, iż za czas nieświadczenia pracy spowodowany wykorzystaniem urlopu wypoczynkowego pracownikowi przysługuje takie wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował. Co więcej, nie może on zrzec się prawa do urlopu, dlatego też w trakcie zatrudnienia nie ma możliwości wypłacenia ekwiwalentu za urlop. Wynagrodzenie urlopowe przysługuje dopiero w sytuacji, gdy urlop nie został wykorzystany w naturze w momencie ustania stosunku pracy.

Zasady ustalania wynagrodzenia urlopowego oraz ekwiwalentu za urlop zostały zawarte w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

Wynagrodzenie urlopowe - jak wyliczyć podstawę?

Konstrukcja przepisów regulujących wypłatę wynagrodzenia urlopowego sprawia, że pracownik za czas przebywania na urlopie wypoczynkowym ma otrzymać wynagrodzenie, które będzie najbardziej zbliżone do tego, które otrzymałby za czas pracy. Jest to szczególnie istotne w przypadku stanowisk, na których wysokość wynagrodzenia jest różna z uwagi na system wynagradzania.

Ustalając wysokość wynagrodzenia urlopowego, w pierwszej kolejności należy wyznaczyć podstawę wymiaru, pamiętając o:

  • przyporządkowaniu danego rodzaju wypłaty do źródła, jakim jest stosunek pracy,

  • rodzaju składników wynagrodzenia wliczanych oraz pomijanych w podstawie wynagrodzenia,

  • stałości bądź zmienności wysokości poszczególnych elementów wynagrodzenia,

  • długości okresów, za które przysługuje dany składnik wynagrodzenia.

Wynagrodzenie urlopowe należy ustalać z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy. Co ważne, nie wszystkie składniki mogą tworzyć podstawę wynagrodzenia urlopowego, dlatego konieczne jest oparcie się na wypłatach, które:

  • cechuje powtarzalność - wypłaty są dokonywane co pewien czas, przy czym nie muszą mieć charakteru regularnego, a okresy, za które są wypłacane, mogą być zróżnicowane,

  • mają charakter roszczeniowy - przysługują pracownikowi na podstawie przepisów prawa lub na podstawie wewnętrznego regulaminu.

W kwestii ustalania podstawy wynagrodzenia urlopowego wątpliwości mogą dotyczyć zaliczania wypłaty premii uznaniowej do podstawy wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego. Należy wskazać, iż w tym wypadku istotne znaczenie ma charakter premii. Wypłata premii uznaniowej powinna zostać uregulowana w przepisach wewnętrznych firmy, dotyczących wynagrodzeń i płac.

Premia powinna mieć charakter gwarancyjny, jeżeli pracownik spełni określone warunki. Co ważne, przyczyną uzyskania premii może być również np. osiągnięcie konkretnych warunków pracy lub pozytywnej jakości oceny pracy.

Wynagrodzenie urlopowe - jakie składniki nie powiększą podstawy?

W przypadku niektórych składników wynagrodzenia lub świadczenia (nawet jeśli wynikają one z przepisów prawa) nie jest możliwe uwzględnienie ich w wynagrodzeniu urlopowym. Co ważne, stanowią one katalog zamknięty i zostały wymienione w par. 6 wskazanego wyżej rozporządzenia. Zgodnie z tym przepisem poza podstawą wymiaru w tym wypadku pozostają:

  • wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,

  • ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy,

  • jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,

  • dodatkowe wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,

  • gratyfikacje (nagrody) jubileuszowe,

  • wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

  • wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,

  • odprawy emerytalne lub rentowe albo inne odprawy pieniężne,

  • kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,

  • nagrody z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenia roczne, należności przysługujące z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,

  • wynagrodzenia i odszkodowania przysługujące w razie rozwiązania stosunku pracy.

Oznacza to, że do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego nie są zaliczane jednorazowe wypłaty, które nie wiążą się z żadnym okresem, a także nagrody uznaniowe, które nie są uregulowane wewnętrznymi przepisami.

 

Wynagrodzenie urlopowe a składniki zmienne za okresy nie dłuższe niż miesiąc

Obliczając podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego, należy wziąć pod uwagę składniki wynagrodzenia, które przysługują za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, inne niż stałe. Ich wysokość nie jest z góry znana i w poszczególnych miesiącach może się różnić. W podstawie wynagrodzenia urlopowego należy w związku z tym ująć:

  • wynagrodzenie zmienne uzależnione od ilości, wartości wykonanej pracy czy godzin do przepracowania w danym miesiącu (wynagrodzenie określone stawką godzinową, akordową, prowizyjnie),

  • dodatki np.: za pracę w godzinach nadliczbowych, za pracę w porze nocnej, premie regulaminowe itp.

Wskazane zmienne składniki wynagrodzenia za okresy nie dłuższe niż miesiąc należy wliczyć do podstawy wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości, wypłaconej zatrudnionemu w okresie 3 miesięcy przed miesiącem rozpoczęcia urlopu oraz za okres nie dłuższy niż 12 miesięcy kalendarzowych, które poprzedzają miesiąc rozpoczęcia urlopu, kiedy składniki te znacznie się wahają.

Wynagrodzenie urlopowe a składniki za okresy dłuższe niż miesiąc

Wypłacając składniki wynagrodzenia, które przysługują pracownikowi za okresy dłuższe niż miesiąc, okres urlopu wypoczynkowego traktuje się na równi z okresem wykonywania pracy. Oznacza to, że z tych składników nie ustala się podstawy wynagrodzenia urlopowego. Są one wypłacane dopiero po upływie danego okresu, za jaki przysługują.

W związku z powyższym okres urlopu wypoczynkowego nie powinien negatywnie wpływać na prawo do otrzymania tych składników wynagrodzenia (chodzi tu o np. premię kwartalną, nagrodę roczną etc.).

W tym miejscu należy również wskazać, iż dodatki za wypracowane nadgodziny z tytułu przekroczenia średniotygodniowej normy czasu pracy w przypadku okresu rozliczeniowego, który jest dłuższy niż miesiąc, są składnikami wynagrodzenia za okresy dłuższe niż miesiąc i tym samym nie są wliczane do podstawy wynagrodzenia urlopowego.

Wyliczenie wynagrodzenia urlopowego

Po ustaleniu podstawy wynagrodzenia urlopowego, w następnym kroku należy podzielić ją przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona podstawa. Otrzymana w ten sposób stawka za jedną godzinę pracy należy pomnożyć przez liczbę godzin, które pracownik przepracowałby w czasie urlopu.

Co ważne, przy ustalaniu liczby godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę, bierze się pod uwagę wszystkie faktycznie przepracowane godziny, z uwzględnieniem godzin nadliczbowych. Natomiast godziny nieprzepracowane - nawet te, za które przysługuje pracownikowi wynagrodzenie - są wyłączone z podstawy wynagrodzenia urlopowego, dlatego należy je odjąć.