Poradnik Przedsiębiorcy

W jaki sposób wyliczać wynagrodzenie urlopowe?

Osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę są uprawnione do płatnego urlopu wypoczynkowego. W zależności od stażu pracy pracownicy mają do wykorzystania 20 lub 26 dni. Za ten czas zgodnie z art. 172 Kodeksu pracy przysługuje im wynagrodzenie, jakie otrzymaliby, gdyby w tym czasie pracowali. Jak ustalić wynagrodzenie urlopowe?

Jak wylicza się wynagrodzenie urlopowe?

Zasady obliczania wynagrodzenia za urlop zawarte są w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

Wynagrodzenie urlopowe – określenie podstawy

Wspomniane rozporządzenie określa, że ustalając wynagrodzenie urlopowe, należy wziąć pod uwagę pensję zasadniczą oraz inne świadczenia ze stosunku pracy, jednak z pewnymi wyłączeniami. 

Do obliczenia podstawy wynagrodzenia za urlop bierze się pod uwagę m.in. takie składniki, jak:

  • dodatki do wynagrodzenia – jest to np. dodatek stażowy, funkcyjny, motywacyjny, prowizje oraz premie regulaminowe;

  • wynagrodzenie za nadgodziny;

  • dodatek za pracę w nocy;

  • wynagrodzenie za pracę ponadwymiarową osób zatrudnionych na część etatu.

Wśród składników wynagrodzeń, których nie bierze się pod uwagę podczas wyliczania wynagrodzenia urlopowego, są między innymi:

  • jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty przyznane za spełnienie określonego zadania, lub za osiągnięcie;

  • wynagrodzenia za czas gotowości do pracy i niezawinionego przestoju;

  • nagrody jubileuszowe;

  • wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego i za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy;

  • kwoty ekwiwalentów pieniężnych za urlop wypoczynkowy;

  • kwoty wyrównań wynagrodzenia do wysokości minimalnego wynagrodzenia;

  • wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu chorób lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną.

Warto pamiętać, że to od charakteru danego składnika wynikającego z treści umowy o pracę lub z przepisów (regulaminów) obowiązujących w zakładzie, zależy sposób, w jaki wpływa on na wysokość wynagrodzenia za urlop. Dlatego pracodawcy, analizując, które świadczenia należy wliczyć do podstawy urlopowej, powinni zwrócić na ten aspekt szczególną uwagę. 

Stałe składniki wynagrodzenia

Podczas obliczania wynagrodzenia za urlop należy określić, które składniki wynagrodzenia określone są w stałej miesięcznej wysokości, a które zależą m.in. od ilości wykonanej pracy czy przepracowanej liczby godzin w danym miesiącu (są zmienne).

Wśród stałych składników znajdują się m.in.:

  • wynagrodzenie zasadnicze,

  • niektóre dodatki np. funkcyjny, stażowy, zmianowy, za warunki szkodliwe,

  • premia regulaminowa.

W sytuacji, gdy wynagrodzenie pracownika składa się wyłącznie ze stałych składników, nie ustala się podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego i nie ma konieczności wykazywania odrębnego składnika na liście płac (wynagrodzenia za urlop).

Przykład 1.

Pracownik co miesiąc otrzymuje dwa stałe składniki wynagrodzenia, tj. wynagrodzenie zasadnicze – 4000 zł oraz dodatek zmianowy – 500 zł. W marcu przebywał on na tygodniowym urlopie wypoczynkowym. W związku z tym, że podczas korzystania z urlopu pracownik otrzymywał wyłącznie stałe składniki, zostanie mu wypłacona jego stała pensja. To oznacza, że w marcu uzyska on wynagrodzenie w wysokości 4500 zł (4000 + 500).

Za czas urlopu wypoczynkowego stałe składniki wynagrodzenia wypłacane są w takiej wysokości, w jakiej przysługują w miesiącu, w którym pracownik korzysta z urlopu.

Zmienne składniki wynagrodzenia 

Podczas wyliczania wynagrodzenia urlopowego zmienne składniki wynagrodzenia:

  • przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc – uwzględnia się w podstawie urlopowej w przeciętnej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie trzech miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu;

  • przy znacznych wahaniach wysokości zmiennych składników wynagrodzenia – powinny zostać uwzględnione w średniej kwocie wypłaconej w okresie nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop.

Podczas wyliczania wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy istotna jest data wypłaty wynagrodzenia, ponieważ do obliczeń należy przyjąć wynagrodzenie z trzech miesięcy poprzedzających miesiąc wykorzystywania urlopu.

W wynagrodzeniu urlopowym zmienne składniki należy uwzględnić w wysokości wypłaconej

Gdy wypłata wynagrodzenia następuje w terminie do dziesiątego dnia miesiąca następnego, wówczas podczas wyliczania podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego należy przyjąć wynagrodzenie wypłacone z trzech miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

Przykład 2.

Pensja pana Floriana wypłacana jest do dziesiątego dnia miesiąca następnego. Podczas wyliczania jego wynagrodzenia za urlop, który odbędzie się w sierpniu, w podstawie wymiaru urlopowego należy uwzględnić kwoty wynagrodzenia za czerwiec, maj i kwiecień (pensje, które zostały wypłacone w lipcu, czerwcu oraz maju).

Jeśli wynagrodzenie wypłacane jest na koniec miesiąca, wówczas do wyliczeń przyjmuje się wynagrodzenie wypłacone z trzech miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Nie są to jednak te same miesiące, co w przypadku wynagrodzeń wypłacanych z przesunięciem.

Przykład 3.

Wynagrodzenie pani Janiny wypłacane jest na koniec miesiąca, więc do wyliczeń wynagrodzenia urlopowego za urlop w sierpniu należy przyjąć pensje wypłacone w lipcu, czerwcu oraz maju (wynagrodzenia za lipiec, czerwiec oraz maj).

Przyjmuje się, że aby wyliczyć wynagrodzenie urlopowe, należy:

określić podstawę wymiaru urlopowego;

  • ustalić liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę (z okresu, z którego została ustalona ta podstawa);

  • obliczyć stawkę za 1 godzinę urlopu (podstawa wymiaru urlopu z punktu 1. podzielić przez liczbę godzin ustaloną w punkcie 2.);

  • określić liczbę godzin urlopu;

  • wyliczyć wynagrodzenie urlopowe (stawkę za 1 godzinę urlopu z punktu 3. pomnożyć przez liczbę godzin urlopu punkt 4.).

Przykład 4.

Pracownik, którego wynagrodzenie wypłacane jest na koniec miesiąca, skorzysta z 5 dni (40 godzin) urlopu w maju 2020 r. Jego wynagrodzenie składa się ze stałej kwoty 3000 zł oraz zmiennej premii. Do wyliczeń wynagrodzenia urlopowego przyjmujemy pensje wypłacone w kwietniu (400 zł), marcu (500 zł) oraz lutym (600 zł).

Wynagrodzenie urlopowe ze składników zmiennych wyliczamy następująco:

  • ustalamy podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego – sumujemy kwoty składników zmiennych: 400 zł + 500 zł + 600 zł = 1500 zł;

  • ustalamy liczbę godzin wykonywania pracy w okresie, z którego została ustalona ta podstawa: 168 godz. (kwiecień) + 176 godz. (marzec) + 160 godz. (luty) = 504 godz.;

  • stawka za jedną godzinę urlopu: 1500 zł / 504 godz. = 2,98 zł/godz.;

  • liczba godzin urlopu: 40;

  • wynagrodzenie urlopowe ze składników zmiennych: 2,98 zł x 40 godz. = 119,20 zł;

  • wynagrodzenie, które pracownik otrzyma za maj, wynosi: 3000 zł + 119,20 zł = 3119,20 zł.

Przykład 5.

Pracownik w maju 2020 r. skorzysta z 5 dni (40 godzin) urlopu. Jego wynagrodzenie wypłacane jest z przesunięciem i składa się ze stałej kwoty 3000 zł oraz zmiennej premii. Do wyliczeń wynagrodzenia urlopowego przyjmiemy premie wypłacone w marcu (400 zł), lutym (500 zł) oraz styczniu (700 zł).

Wyliczenie wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy ze składników zmiennych:

  • podstawa wymiaru wynagrodzenia urlopowego: 400 zł + 500 zł + 700 zł = 1600 zł;

  • liczba godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa: 176 godz. (marzec) + 160 godz. (luty) + 168 godz. (styczeń) = 504 godz.;

  • stawka za jedną godzinę urlopu: 1600 zł / 504 godz. = 3,17 zł;

  • liczba godzin urlopu: 40; 

  • wynagrodzenie urlopowe ze składników zmiennych: 3,17 x 40 godz.= 126,80 zł;

  • wynagrodzenie, które przysługuje pracownikowi za sierpień, wynosi: 3000 zł + 126,80 zł = 3126,80 zł.

Mimo że wyliczanie wynagrodzenia urlopowego może przysporzyć wielu wątpliwości, to nie zmienia to faktu, że poprawne wykonanie tego zadania należy to do obowiązków pracodawcy. Dlatego też należy znać i właściwie stosować zasady obliczania płacy za czas urlopu.