Przedsiębiorca w ramach swojej działalności ponosi różnorodne koszty, które następnie musi uwzględnić w odpowiednich kolumnach podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jest to istotne nie tylko ze względu na rzetelność ewidencji, ale też dlatego, że w przeprowadzanym na zakończenie i rozpoczęcie roku podatkowego remanencie należy ujmować wyłącznie pozycje z kolumny 10 - czyli materiały i towary.
Materiały i towary - definicja
Definicje materiałów i towarów zostały wyjaśnione w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Zgodnie z § 3. ust. 1 lit. b ww. rozporządzenia pojęciem materiałów podstawowych określa się takie surowce, które w procesie produkcji albo podczas świadczenia usług stają się główną substancją gotowego wyrobu. Zgodnie z tym za materiał podstawowy można uznać np. drewno w zakładzie stolarskim, czy też mąkę w piekarni.
Dalej, w grupie tej znajdują się też części składowe, z których producent montuje gotowy wyrób - będą to zatem żarówki i klosze dla wytwórcy lamp, czy też procesory, obudowy i płyty główne w zakładzie produkującym komputery. Ponadto, za taki materiał uznaje się także elementy ściśle z towarem złączone - np. puszki u producenta napojów gazowanych oraz etykiety określające towar i jego właściwości, opakowania wielokrotnego użytku, które nie są w firmie środkami trwałymi - czyli np. palety.
Oprócz materiałów podstawowych w kolumnie 10 należy umieścić także materiały pomocnicze. W tym przypadku chodzi o surowce, które nie są podstawą danego wyrobu, ale w toku produkcji oddają mu swoje właściwości. Tak więc materiałem pomocniczym będzie klej w zakładzie stolarskim, a wata i strzykawki - u lekarza.
W kolumnie 10 - zakup towarów handlowych oraz materiałów podstawowych podatnik powinien ujmować także towary handlowe, czyli takie zakupy, których dokonuje się bezpośrednio do ich dalszej odsprzedaży. Łatwo jest tu znaleźć przykłady - owoce i warzywa w warzywniaku, książki w księgarni, części samochodowe w sklepie motoryzacyjnym.
Pozostałe wydatki a materiały i towary
Kolumna 13 księgi to miejsce, w którym podatnik ujmuje większość pozostałych kosztów, niestanowiących materiałów czy towarów.
Podstawowe wydatki księgowane w tym miejscu, to m.in. koszty czynszu, mediów, usług telekomunikacyjnych, materiały biurowe, paliwo do samochodów, składki na ubezpieczenie społeczne przedsiębiorcy czy odpisy amortyzacyjne od środków trwałych.
Także w przypadku, kiedy podatnik tworzy coś w ramach swojej firmy - np. maszynę czy nowe stanowisko pracy - to wydatki poniesione na ten cel uwzględnia właśnie w kolumnie 13. Przykładem może tu być np. zakup części do zbudowania stacji napełniania butli gazem. Bez względu na to, czy wydatki przekroczą 10 000 zł (netto w przypadku czynnych podatników VAT, brutto w przypadku podatników zwolnionych z VAT) i trzeba będzie taką maszynę amortyzować jako stworzony we własnym zakresie środek trwały, czy też koszty będą jednak mniejsze i będzie je można ująć w księdze jednorazowo, odpowiednią kolumną będzie tu zawsze kolumna 13 - pozostałe wydatki.
Należy pamiętać, że oprócz najczęściej wykorzystywanych kolumn w KPiR (10 i 13) przewidziano jeszcze dwie dodatkowe kolumny na wydatki. W kolumnie 11 ujmuje się koszty uboczne zakupu towarów i materiałów - czyli np. transport, wysyłkę czy ubezpieczenie. Ważne, że nie uwzględnia się w tym miejscu kosztów ubocznych dotyczących innych wydatków - w takiej sytuacji całość kwoty z faktury czy rachunku powinna znaleźć się w kolumnie 13 KPiR. Natomiast w kolumnie 12 należy ujmować koszty wynagrodzeń pracowników - zatrudnionych zarówno na umowę o pracę, jak i w ramach umów cywilnoprawnych.
Jak zaksięgować materiały i towary w systemie wFirma.pl?
System wFirma.pl umożliwia rozksięgowanie do właściwej kolumny wydatków związanych z zakupem towarów oraz pozostałych wydatków. Fakturę księguje się poprzez WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT / FAKTURA (BEZ VAT) lub WYDATEK (w przypadku nievatowca) gdzie należy wybrać właściwy rodzaj wydatku:
- ZAKUP TOWARÓW HANDLOWYCH ORAZ MATERIAŁÓW PODSTAWOWYCH w przypadku towarów (dodatkowo, jeśli na fakturze są koszty np. dostawy to je ujmuje się rodzajem KOSZTY UBOCZNE ZAKUPU) lub
- INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z DZIAŁALNOŚCIĄ GOSPODARCZĄ jeśli nie są to towary oraz materiały.
Po zapisaniu wydatku zostanie on zaksięgowany w kolumnie 10 KPiR - zakup towarów handlowych i materiałów lub 13 KPiR - pozostałe wydatki oraz w Rejestrze VAT zakupu (w przypadku czynnych podatników VAT).
