Ewidencja materiałów i towarów w KPiR – jak ją prowadzić?

Znaczna część przedsiębiorców nabywa materiały lub towary na cele prowadzonej działalności gospodarczej. W jaki sposób odróżnić, czy podatnik ma do czynienia z materiałem, czy towarem na gruncie podatkowym? JAk powinna być prowadzona ewidencja materiałów i towarów w KPiR? Na te i wiele innych pytań odpowiedziano w niniejszej publikacji.

Materiały i towary – definicja

Definicja materiałów i towarów na cele podatkowe została określona w Rozporządzeniu Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Zgodnie z § 2. pkt 1 lit. b ww. rozporządzenia przez pojęcie materiałów (surowców) podstawowych należy rozumieć materiały (surowce), które w procesie produkcji lub przy świadczeniu usług stają się główną substancją wyrobu gotowego. 

Do materiałów (surowców) podstawowych zalicza się również materiały (surowce) stanowiące część składową (montażową) wyrobu lub ściśle z wyrobem złączone (np. opakowania – puszki, butelki) oraz opakowania wysyłkowe wielokrotnego użytku (np. transportery, palety), jeżeli opakowania te nie są środkami trwałymi.

Z kolei materiałami (surowcami) pomocniczymi prawodawca określa materiały (surowce) niebędące materiałami (surowcami) podstawowymi, które są zużywane w związku z działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości.

Natomiast towarami handlowymi są wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym; towarami handlowymi są również produkty uboczne uzyskiwane przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej.

Poza materiałami i towarami prawodawca określił także definicję:

• wyrobów gotowych, którymi są wyroby własnej produkcji, których proces przerobu został całkowicie zakończony, wykonane usługi, prace naukowo-badawcze, prace projektowe, geodezyjno-kartograficzne, zakończone roboty, w tym także budowlane;

• produkcji niezakończonej, którą stanowi produkcja w toku oraz półwyroby (półfabrykaty), tj. niegotowe jeszcze produkty własnej produkcji, a także wykonywane roboty, usługi przed ich ukończeniem;

• braków, którymi są nieodpowiadające wymaganiom technicznym wyroby własnej produkcji, całkowicie wykończone bądź też doprowadzone do określonej fazy produkcji; brakami są również towary handlowe, które na skutek uszkodzenia lub zniszczenia w czasie transportu bądź magazynowania utraciły częściowo swą pierwotną wartość;

• odpadów, którymi są materiały, które na skutek procesów technologicznych lub na skutek zniszczenia albo uszkodzenia utraciły całkowicie swą pierwotną wartość użytkową.

Materiały i towary w PKPiR

W której kolumnie podatkowej księgi przychodów i rozchodów podatnik powinien wpisać wartość nabytych materiałów, surowców, towarów?

Kolumna nr 12 przeznaczona jest do ujęcia wartości nabytych przez podatnika:

1. materiałów (surowców) – także części składowych, z których producent montuje gotowy wyrób, elementów ściśle złączonych z towarem i inne materiały, które nie są w firmie środkami trwałymi (np. żarówki i klosze dla wytwórcy lamp, procesory, obudowy i płyty główne w zakładzie produkującym komputery, puszki u producenta napojów gazowanych oraz etykiety określające towar i jego właściwości, opakowania wielokrotnego użytku – palety);

2. materiałów (surowców) pomocniczych, czyli materiałów, surowców, które nie są podstawą danego wyrobu, ale w toku produkcji oddają mu swoje właściwości (materiałem pomocniczym może być klej w zakładzie stolarskim);

3. towarów handlowych – czyli zakupów składników majątku niebędących środkami trwałymi, które w stanie nieprzetworzonym zostają przeznaczone do dalszej odsprzedaży (np. sprzęt RTV nabyty celem odsprzedaży, owoce i warzywa w sklepie spożywczym czy na targu, książki w księgarni, części samochodowe w sklepie motoryzacyjnym)

– według cen zakupu.

Podatnik prowadzący działalność kantorową w kolumnie tej wpisuje miesięczną wysokość zakupionych wartości dewizowych, wynikającą z ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych.

Podstawą zapisów w PKPiR dla nabytych towarów, materiałów są:

• faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne;

• umowy nabycia;

• inne dowody potwierdzające dokonanie zdarzenia gospodarczego;

• spis z natury.

Jeżeli materiał (surowiec) podstawowy lub pomocniczy lub towar handlowy, którego zakup jest udokumentowany fakturami dostawców, został dostarczony do zakładu lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury, należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału (surowca) podstawowego lub pomocniczego lub towaru handlowego, podając:

• imię, nazwisko (nazwę firmy) i adres dostawcy;

• ilość i rodzaj;

• cenę jednostkową i wartość 

– materiału (surowca) podstawowego lub pomocniczego lub towaru handlowego i dokonać zapisu w księdze na podstawie opisu. 

Opis jest potwierdzany datą i podpisem osoby, która przyjęła dostawę, oraz przechowywany jako dowód zakupu i połączony z nadesłaną następnie fakturą w postaci papierowej. 

Jeżeli nie jest to faktura w postaci papierowej, podatnik uzupełnia opis o numer tej faktury, a w przypadku faktury wystawionej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur – o numer identyfikujący tę fakturę w tym systemie. 

Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej na fakturze jest wpisywana do księgi w dniu otrzymania faktury. Jeżeli podatnik otrzymał fakturę przed dniem dokonania zapisu w księdze, opis dołącza do otrzymanej faktury, a zapisów w księdze dokonuje na podstawie otrzymanej faktury.

Warto podkreślić, że podatnik może nie sporządzać powyższego opisu, jeżeli zakup jest udokumentowany specyfikacją dostawcy pod warunkiem, że specyfikacja spełnia ww. wymagania określone dla opisu.

Pozostałe wydatki a materiały i towary

Kolumna nr 15 PKPiR to miejsce, w którym podatnik wpisuje pozostałe wydatki niestanowiące towarów, materiałów oraz wydatków niebędących kosztami uzyskania przychodów. 

W kolumnie nr 15 podatnik wpisuje w szczególności takie wydatki jak:

• czynsz za lokal;

• opłata za energię elektryczną, gaz, wodę, c.o.;

• opłata za telefon;

• zakup paliw;

• wydatki dotyczące remontów;

• amortyzacja środków trwałych;

• składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracowników;

• wpłaty dokonywane do pracowniczych planów kapitałowych w części finansowanej przez pracodawcę;

• składki na ubezpieczenie wypadkowe pracowników;

• składki na Fundusz Pracy;

• Fundusz Solidarnościowy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych;

• wartość zakupionego wyposażenia (rzeczowych składników majątku, związanych z wykonywaną działalnością, niezaliczonych do środków trwałych);

• pozostałe.

Zapisów dotyczących kosztów podróży służbowej, w tym również diet właściciela oraz osób z nim współpracujących, dokonuje się na podstawie rozliczenia tych kosztów sporządzonego na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej. 

Do rozliczenia podróży służbowej podatnik ma obowiązek dołączyć dowody (faktury) potwierdzające poszczególne wydatki. 

Jeżeli uzyskanie dowodu (faktury) nie było możliwe, pracownik powinien złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Nie wymagają udokumentowania fakturami diety oraz wydatki objęte ryczałtem, a także koszty przejazdu własnym samochodem pracownika.

Warto zaznaczyć, że w przypadku gdy podatnik wytworzy składnik majątku w ramach prowadzonej działalności swojej firmy – np. maszynę czy nowe stanowisko pracy – to wydatki poniesione na ten cel uwzględnia właśnie w kolumnie 15. 

Przykładem może tu być np. zakup części do zbudowania stacji napełniania butli gazem. Bez względu na to, czy wydatki przekroczą 10 000 zł (netto w przypadku czynnych podatników VAT, brutto w przypadku podatników zwolnionych z VAT) i trzeba będzie taką maszynę amortyzować jako stworzony we własnym zakresie środek trwały, czy też koszty będą jednak mniejsze i będzie je można ująć w księdze jednorazowo, odpowiednią kolumną będzie tu zawsze kolumna 15 – pozostałe wydatki.

Nabyte materiały i towary a spis z natury

Podatnik jest obowiązany do sporządzenia i wpisania do PKPiR wartości spisu z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów:

• na 1 stycznia, 

• na koniec każdego roku podatkowego, 

• na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego, 

• w razie utraty w ciągu roku podatkowego prawa do opłacania ryczałtu, 

• w razie zmiany wspólnika, 

• w razie zmiany proporcji udziałów wspólników,

• w razie likwidacji działalności.

Należy wspomnieć, że spis z natury obejmuje również:

1. towary stanowiące własność podatnika, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu z natury poza zakładem podatnika, oraz 

2. towary obce znajdujące się w zakładzie podatnika. 

Towary obce nie podlegają wycenie. Wystarczy ustalenie liczby tych towarów i ujęcie jej w spisie z natury z podaniem informacji, czyją stanowią własność.

Podatnik jest obowiązany wycenić materiały (surowce) i towary handlowe objęte spisem z natury według:

• cen zakupu, lub 

• cen nabycia, lub 

• cen rynkowych 

– z dnia sporządzenia spisu.

Jeżeli ceny rynkowe materiałów, towarów na dzień sporządzenia spisu z natury są niższe od cen zakupu lub nabycia, podatnik wycenia je w spisie z natury według cen rynkowych. 

Spis z natury półwyrobów, wyrobów gotowych i braków własnej produkcji wycenia się według kosztów wytworzenia, a odpadów użytkowych, które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową, wycenia się według wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania.

Należy podkreślić, że ustalona przez podatnika wartość spisu z natury:

1. zwiększa (roczny) dochód do opodatkowania podatkiem dochodowym (obniża stratę), jeżeli wartość spisu z natury na koniec okresu sprawozdawczego (roku podatkowego) była wyższa niż na początku tego okresu;

2. obniża (roczny) dochód do opodatkowania podatkiem dochodowym (powiększa stratę), jeżeli wartość spisu z natury na koniec okresu sprawozdawczego (roku podatkowego) była niższa niż na początku tego okresu.

Ewidencja materiałów i towarów w KPiR w systemie wFirma.pl?

System wFirma.pl umożliwia rozksięgowanie do właściwej kolumny wydatków związanych z zakupem towarów oraz pozostałych wydatków. Fakturę księguje się poprzez WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT/FAKTURA (BEZ VAT) lub WYDATEK (w przypadku nievatowca), gdzie należy wybrać właściwy rodzaj wydatku:

1. ZAKUP TOWARÓW HANDLOWYCH ORAZ MATERIAŁÓW PODSTAWOWYCH w przypadku towarów (dodatkowo, jeśli na fakturze są koszty, np. dostawy, to ujmuje się je rodzajem KOSZTY UBOCZNE ZAKUPU), lub

2. INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z DZIAŁALNOŚCIĄ GOSPODARCZĄ, jeśli nie są to towary oraz materiały.

Po zapisaniu wydatku zostanie on zaksięgowany w kolumnie 12 KPiR – zakup towarów handlowych i materiałów lub 15 KPiR – pozostałe wydatki oraz w Rejestrze VAT zakupu (w przypadku czynnych podatników VAT).