Poradnik Przedsiębiorcy

Materiały i towary czy może pozostałe wydatki - ewidencja w KPiR

Przedsiębiorca w ramach swojej działalności ponosi różnorodne koszty, które następnie musi uwzględnić w odpowiednich kolumnach podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jest to istotne nie tylko ze względu na rzetelność ewidencji, ale też dlatego, że w przeprowadzanym na zakończenie i rozpoczęcie roku podatkowego remanencie należy ujmować wyłącznie pozycje z kolumny 10 - czyli materiały i towary.

Materiały i towary- definicja

Definicje materiałów i towarów zostały wyjaśnione w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Zgodnie z § 3. ust. 1 lit. b ww. rozporządzenia pojęciem materiałów podstawowych określa się takie surowce, które w procesie produkcji albo podczas świadczenia usług stają się główną substancją gotowego wyrobu. Zgodnie z tym za materiał podstawowy można uznać np. drewno w zakładzie stolarskim, czy też mąkę w piekarni.

Dalej, w grupie tej znajdują się też części składowe, z których producent montuje gotowy wyrób - będą to zatem żarówki i klosze dla wytwórcy lamp, czy też procesory, obudowy i płyty główne w zakładzie produkującym komputery. Ponadto, za taki materiał uznaje się także elementy ściśle z towarem złączone - np. puszki u producenta napojów gazowanych oraz etykiety określające towar i jego właściwości, opakowania wielokrotnego użytku, które nie są w firmie środkami trwałymi - czyli np. palety.

Oprócz materiałów podstawowych w kolumnie 10 należy umieścić także materiały pomocnicze. W tym przypadku chodzi o surowce, które nie są podstawą danego wyrobu, ale w toku produkcji oddają mu swoje właściwości. Tak więc materiałem pomocniczym będzie klej w zakładzie stolarskim, a wata i strzykawki - u lekarza.

W kolumnie 10 - zakup towarów handlowych oraz materiałów podstawowych podatnik powinien ujmować także towary handlowe, czyli takie zakupy, których dokonuje się bezpośrednio do ich dalszej odsprzedaży. Łatwo jest tu znaleźć przykłady - owoce i warzywa w warzywniaku, książki w księgarni, części samochodowe w sklepie motoryzacyjnym.

Pozostałe wydatki a materiały i towary

Kolumna 13 PKPiR to miejsce, w którym podatnik ujmuje większość pozostałych kosztów, niestanowiących materiałów czy towarów.

Podstawowe wydatki księgowane w tym miejscu, to m.in. koszty czynszu, mediów, usług telekomunikacyjnych, materiały biurowe, paliwo do samochodów, składki na ubezpieczenie społeczne przedsiębiorcy czy odpisy amortyzacyjne od środków trwałych.

Od stycznia 2019 roku nastąpiły zmiany w rozliczaniu pojazdów osobowych wykorzystywanych w firmie, o czym szczegółowo w artykule: Wydatek eksploatacyjny pojazdu w 2019 roku - koszt podatkowy a odliczenie VAT

Także w przypadku, kiedy podatnik tworzy coś w ramach swojej firmy - np. maszynę czy nowe stanowisko pracy - to wydatki poniesione na ten cel uwzględnia właśnie w kolumnie 13. Przykładem może tu być np. zakup części do zbudowania stacji napełniania butli gazem. Bez względu na to, czy wydatki przekroczą 10 000 zł (netto w przypadku czynnych podatników VAT, brutto w przypadku podatników zwolnionych z VAT) i trzeba będzie taką maszynę amortyzować jako stworzony we własnym zakresie środek trwały, czy też koszty będą jednak mniejsze i będzie je można ująć w księdze jednorazowo, odpowiednią kolumną będzie tu zawsze kolumna 13 - pozostałe wydatki.

Należy pamiętać, że oprócz najczęściej wykorzystywanych kolumn w KPiR (10 i 13) przewidziano jeszcze dwie dodatkowe kolumny na wydatki. W kolumnie 11 ujmuje się koszty uboczne zakupu towarów i materiałów - czyli np. transport, wysyłkę czy ubezpieczenie. Ważne, że nie uwzględnia się w tym miejscu kosztów ubocznych dotyczących innych wydatków - w takiej sytuacji całość kwoty z faktury czy rachunku powinna znaleźć się w kolumnie 13 KPiR. Natomiast w kolumnie 12 należy ujmować koszty wynagrodzeń pracowników - zatrudnionych zarówno na umowę o pracę, jak i w ramach umów cywilnoprawnych.