Jak przeprowadzić remanent w firmie?

Każdy przedsiębiorca ma obowiązek dokonać inwentaryzacji majątku firmy. Ma ona na celu wewnętrzną kontrolę dokumentów i stanu faktycznego zaplecza firmy.

Jak prawidłowo przeprowadzić remanent?

Remanent to czynność, polegająca na spisaniu faktycznego stanu majątku firmy i porównaniu z dokumentami księgowymi, potwierdzającymi jego nabycie (fakturami, PZ-tami, raportami kasowymi, umowami kupna-sprzedaży). Inwentaryzacji podlegają głównie półwyroby, wyroby gotowe, towary handlowe, materiały podstawowe i pomocnicze oraz odpady. Dzięki zebranym w ten sposób informacjom, można ustalić braki lub nadwyżki magazynowe. Remanent sporządza się również w celu ustalenia faktycznego dochodu firmy, uzyskanego w danym roku podatkowym. Sporządza się go na koniec roku podatkowego lub w innym - przewidzianym ustawą - dniu zamknięcia księgi przychodów i rozchodów. W szczególnych sytuacjach, termin jest dotrzymany, jeżeli prace remanentowe zostaną rozpoczęte trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończone do piętnastego dnia roku następnego.

Jak sporządza się dokument inwentaryzacyjny?

Sposób sporządzenia remanentu reguluje ustawa o rachunkowości oraz rozporządzenia około podatkowe. Spis taki musi być pisemnie przygotowany w sposób skrupulatny i trwały oraz pisemnie poświadczony przez osobę go sporządzającą. Dodatkowo, powinien zawierać następujące dane:

  • datę sporządzenia spisu,
  • nazwę firmy/ imię i nazwisko właściciela,
  • numery pozycji
  • nazwę towaru lub innych elementów objętych spisem,
  • cenę jednostkową w złotych i groszach
  • jednostkę miary,
  • ilość potwierdzoną podczas inwentaryzacji,
  • wartość wynikającą z pomnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,
  • sumaryczną wartość,
  • ponumerowane arkusze,
  • klauzulę „Spis zakończono na pozycji…”,
  • podpisy osób sporządzających inwentaryzację i uczestniczących w inwentaryzacji,
  • podpis właściciela firmy (współwłaścicieli).

Sumę z remanentu wpisuje się do KPIR na koniec roku podatkowego w jej ostatniej pozycji oraz otwiera się nią nowy rok podatkowy, wpisując wartość z końca poprzedniego okresu pierwszym wpisem w księdze.

W jaki sposób przeprowadza się remanent?

W myśl wytycznych Ustawy o rachunkowości, istnieją trzy główne metody przeprowadzania remanentu:

  1. drogą spisu z natury

    Polega na ustaleniu faktycznego stanu składników majątku poprzez jego oszacowanie, zmierzenie, policzenie lub zważenie. Dane zebrane w ten sposób, wyszczególnia się na specjalnym arkuszu spisowym. Metodą tą inwentaryzuje się głównie:

    • budowle
    • maszyny
    • środki trwałe, w tym także odpady, towary handlowy, półwyroby, wyroby gotowe, materiały podstawowe i pomocnicze
    • środki pieniężne w kasie
    • papiery wartościowe
    • rzeczowe składniki majątku obrotowego
  2. metodą uzgodnienia sald

    Ta metoda polega na potwierdzeniu stanu aktywów i pasywów, przedstawionych w księgach rachunkowych z informacjami pisemnie potwierdzonymi przez kontrahentów, wierzycieli i dłużników firmy. Zgodność sald kasowych może być również potwierdzona poprzez wyciągi z konta bankowego. Jeżeli powstaną niezgodności, powinno się niezwłocznie wyjaśnić ich powstanie. Wszelkie potwierdzenia i protokoły z czynności wyjaśniających należy dołączyć do dokumentu inwentaryzacyjnego. Metodą uzgodnienia sald inwentaryzuje się w szczególności:

    • należności od kontrahentów
    • powierzone kontrahentom własne składniki majątku
    • środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych
  3. metodą weryfikacji

    Metoda ta polega na porównaniu zapisów księgowych z posiadanymi dokumentami źródłowymi. Metodą weryfikacji inwentaryzuje się m.in.:

    • fundusze specjalne
    • należności sporne i wątpliwe, a w bankach również zagrożone
    • grunty i środki trwałe o utrudnionym dostępie (np. instalacje)
    • należności i zobowiązania wobec pracowników i z tytułów publicznoprawnych
    • fundusze własne
    • wartości niematerialne i prawne
    • rozliczenia międzyokresowe czynne i bierne

Spis z natury może stanowić także podpisany wydruk z ewidencji magazynowej prowadzonej przy pomocy komputera, jednakże pod tym warunkiem, że stan według wydruku zostanie potwierdzony w rzeczywistości.

Terminy inwentaryzacji

Poza corocznym obowiązkiem istnieją sytuacje, kiedy przedsiębiorca jest zobowiązany do sporządzenia inwentaryzacji. Należy ją przeprowadzić, w następujących przypadkach:

  • rozpoczęcie działalności gospodarczej,
  • zamknięcie działalności gospodarczej – w takim wypadku remanent obejmuje również wyposażenie,
  • zmiana wspólnika albo stosunku udziałów,
  • nakaz z jednostki podatkowej.

Ponadto podatnicy mają prawo sporządzać remanent w każdej chwili. O zamiarze dokonania spisu powinni jednak poinformować w formie pisemnej właściwego naczelnika urzędu skarbowego w terminie co najmniej 7 dni przed datą inwentaryzacji.