Poradnik Przedsiębiorcy

Sprzedaż wysyłkowa - jak prawidłowo rozliczyć?

Obecnie sprzedaż na odległość, czyli sprzedaż wysyłkowa, cieszy się bardzo dużą popularnością, głównie ze względu na brak czasu nabywców bądź ochoty na fizyczne odwiedzanie stacjonarnego sklepu. Bardzo często internetowe ceny są także znacznie niższe, co przemawia za tego rodzaju usługą. Z punktu widzenia sprzedawcy, wystarczy jedynie wystawić towar na aukcji internetowej lub na własnej stronie WWW i po dokonaniu zamówienia przez nabywcę udać się na pocztę albo skorzystać z usług jednego z kurierów.

Problemy mogą pojawić się natomiast przy rozliczaniu sprzedaży wysyłkowej na gruncie podatku dochodowego od osób fizycznych oraz podatku od towarów i usług. Specyfikę rozliczenia sprzedaży wysyłkowej opisujemy w artykule!

Sprzedaż wysyłkowa - definicja

Sprzedaż wysyłkowa jako jedna z form sprzedaży detalicznej polega na wysyłce zamówionego towaru do nabywcy za pośrednictwem poczty bądź kuriera. Zapłata następuje w formie przedpłaty na konto bankowe lub pobierana jest przez przewoźnika przy dostarczeniu przesyłki.

Sprzedaż wysyłkowa w KPiR

Na tle podatku dochodowego od osób fizycznych, przychód powstaje w dniu wydania rzeczy, jednak nie później niż w dniu wystawienia faktury albo uregulowania należności - w zależności od tego, co miało miejsce jako pierwsze (zgodnie z art. 14 ust. 1c ustawy o PIT).

Przedsiębiorcy, w myśl przepisów podatkowych, na wystawienie faktury mają czas do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce dostawa towarów lub realizacja usługi. Fakturę można również wystawić 30 dni przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, ewentualnie przed otrzymaniem całości lub części zapłaty, jeżeli wystąpi to przed dokonaniem sprzedaży towaru lub usługi.

 

Ważne!

Faktura, która jest wystawiana przed dokonaniem dostawy towaru, nie powinna zawierać daty sprzedaży (ponieważ nie jest ona jeszcze znana).

 

Podsumowując, sprzedawca zasadniczo powinien ująć w KPiR przychód z tytułu sprzedaży wysyłkowej w dniu wystawienia faktury.

Brak odbioru przesyłki przez nabywcę

Niestety w praktyce zdarzają się sytuacje, gdy nabywca nie odbierze przesyłki. W tym przypadku przedsiębiorca będzie zobowiązany do dokonania korekty przychodów, czyli pomniejszenia ich o wartość otrzymanych z powrotem towarów.

Jeżeli:

  • transakcja faktycznie nie miała miejsca i nie doszło do sprzedaży,
  • faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego (nie została odebrana przez nabywcę, a jej oba egzemplarze posiada wystawca) oraz
  • przedsiębiorca nie otrzymał płatności,

istnieje możliwość anulowania faktury bez konieczności wystawiania faktury korygującej. Wówczas na obu egzemplarzach faktur zamieszcza się adnotacje uniemożliwiającą ich powtórne wykorzystanie, w praktyce zamieszczane jest wyrażenie „anulowano”. Warto także dołączyć pismo wyjaśniające powody anulowania faktur.

W sytuacji, gdy jedna z powyższych przesłanek nie zostanie spełniona, przedsiębiorca powinien wystawić fakturę korygującą “do zera”. Warto wówczas pamiętać, że obniżenie podstawy opodatkowania w podatku VAT zobowiązuje do uzyskania od nabywcy potwierdzenia odbioru faktury korygującej. Może do tego posłużyć:

  • potwierdzenie przesłane w wiadomości e-mail;
  • fax potwierdzający odbiór faktury korygującej;
  • pisemne potwierdzenie odbioru korekty;
  • potwierdzenie przyjęcia przesyłki poleconej przez adresata;
  • przesłanie odręcznie podpisanej faktury korygującej.

Sprzedaż wysyłkowa na rzecz klientów z UE

Ustawa o podatku od towarów i usług przewiduje dwa rodzaje sprzedaży wysyłkowej, które różnią się między sobą formą opodatkowania oraz miejscem zapłaty podatku VAT. Za wspomnianym aktem prawnym można wyróżnić:

  1. wysyłkę z terytorium kraju,
  2. wysyłkę na terytorium kraju.

Sprzedaż wysyłkowa z terytorium kraju

Ustawa o podatku od towarów i usług mówi, że sprzedaż wysyłkowa z terytorium kraju to dostawa towarów wysyłanych lub transportowanych przez podatnika podatku od towarów i usług (podatnika z Polski) na terytorium innego państwa członkowskiego, które jest jednocześnie docelowym państwem wysyłki. Ponadto dostawa towarów musi być dokonana na rzecz:

  1. podatnika podatku od wartości dodanej lub osoby prawnej niebędącej podatnikiem podatku od wartości dodanej, którzy nie mają obowiązku rozliczania wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów lub
  2. innego podmiotu niż wyżej wymienieni podatnicy, który nie jest podatnikiem podatku od wartości dodanej.

 

Podatek od wartości dodanej w najprostszym ujęciu to podatek od towarów i usług na terytorium innego państwa Wspólnoty.

 

Reasumując, sprzedaż wysyłkowa z terytorium kraju występuje wtedy, gdy dostawa towarów dokonywana jest na rzecz zagranicznego przedsiębiorcy, który nie jest czynnym podatnikiem i nie ma obowiązku rozpoznawania WDT lub na rzecz osoby prywatnej z terytorium państwa członkowskiego.

Sprzedaż wysyłkowa z terytorium kraju - rozliczenie podatkowe

Sposób rozliczenia sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju uzależniony jest od wysokości obrotów, jakie sprzedawca osiągnął w danym roku z tytułu zrealizowanych dostaw na rzecz odbiorców z konkretnego kraju. Poszczególne państwa mają obowiązek ustalenia limitów dla sprzedaży wysyłkowej, które nie mogą być niższe niż 35 000 euro i wyższe niż 100 000 euro.

Po przekroczeniu określonych przez państwo limitów podatnik zasadniczo powinien uznać dostawę towarów, jakby została ona dokonana na terytorium tego państwa członkowskiego. Wówczas obowiązkiem podatnika będzie zarejestrowanie się jako podatnik podatku od wartości dodanej w kraju, do którego będzie prowadzona sprzedaż wysyłkowa.

Co istotne, każda sprzedaż wysyłkowa z terytorium kraju będzie wówczas podlegała przepisom obowiązującym w danym państwie konsumpcji. Oznacza to, że tego typu transakcje nie będą wykazywane w polskiej ewidencji i deklaracjach VAT.

Sprzedaż wysyłkowa na terytorium kraju

Sprzedaż wysyłkowa na terytorium kraju rozumiana jest jako dostawa towarów wysyłanych lub transportowanych przez podatnika podatku od wartości dodanej lub na jego rzecz z terytorium innego państwa członkowskiego na terytorium Polski, które jest jednocześnie państwem docelowym dostawy. Ponadto dostawa musi być dokonana na rzecz:

  1. podatnika lub osoby prawnej niebędącej podatnikiem w rozumieniu art. 15 ustawy o VAT, którzy nie mają obowiązku rozliczania wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów lub
  2. innego podmiotu od wyżej wymienionego, który nie jest podatnikiem w rozumieniu art. 15 i nie ma obowiązku rozliczania wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów.

Towary zbywane w ten sposób opodatkowane są zgodnie z polskimi przepisami, jednak tylko do pewnego pułapu sumy wszystkich transakcji (35 000 do 100 000 euro - każdy kraj ustala limity samodzielnie, Polska ustaliła limit w wysokości 160 000 zł = 40 293 euro). Po przekroczeniu ustalonego limitu wysyłający będzie podlegał opodatkowaniu w Polsce do końca roku, a także przez cały następny rok.

Krajowa sprzedaż wysyłkowa a VAT

Sprzedaż wysyłkowa wiąże się najczęściej z wysyłką za pośrednictwem poczty lub firmy kurierskiej. Natomiast zapłata dokonywana jest:

  • przed wysłaniem towaru,
  • bezpośrednio pracownikowi poczty lub firmy kurierskiej w momencie dostarczenia towaru.

W obu przypadkach zastosowanie mają ogólne zasady powstania obowiązku podatkowego w VAT. Oznacza to, iż podatek od towarów i usług należy wykazać w rozliczeniu za okres, w którym miała miejsce dostawa towarów lub wykonanie usługi. Jeżeli jednak wcześniej otrzymano zapłatę (całość lub część), obowiązek podatkowy powstanie z chwilą jej otrzymania (w tej części).

 

Ważne!

Od początku 2014 roku nie ma już zastosowania zasada szczególna odnosząca się do tzw. sprzedaży za pobraniem, zgodnie z którą momentem powstania obowiązku podatkowego był moment otrzymania zapłaty, a więc przekazania należności przez firmę kurierską czy pocztę, pobierające płatność od klienta.

Sprzedaż wysyłkowa a kasa fiskalna

Wszyscy podatnicy dokonujący sprzedaży towarów i świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych mają obowiązek ewidencjonowania obrotów przy zastosowaniu kas rejestrujących. Przedsiębiorcy dokonujący dostawy towarów w systemie sprzedaży wysyłkowej na rzecz osób prywatnych, powinni więc udokumentować taką transakcję, wystawiając paragon fiskalny.

Obowiązku tego mogą jednak uniknąć, jeżeli zapłata za towary w całości następuje za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem).

Warunkiem skorzystania z tego zwolnienia jest posiadanie ewidencji i dowodów dokumentujących transakcję, z których jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie transakcji dotyczy zapłata.

Sprzedaż wysyłkowa może być zwolnienia z kasy fiskalnej jeśli:

  • zapłata nastąpi na rachunek bankowy, rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej lub za pośrednictwem poczty oraz

  • podatnik prowadzi szczegółową ewidencję dowodów zapłaty (może to być wyciąg bankowy, ale pod warunkiem, że tytuły przelewów odzwierciedlają wymagane dane), a na jej podstawie można również ustalić dane osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej lub rolnika ryczałtowego, na rzecz których dokonano wysyłki towarów.