Podwyższone koszty uzyskania przychodu - wzór z omówieniem

Pracownik, który zamieszkuje poza miejscowością wykonywania pracy, ponosi dodatkowe koszty związane z dojazdem do miejsca pracy. W takiej sytuacji możliwe jest, by przy wyliczaniu zaliczki na podatek dochodowy zastosować podwyższone koszty uzyskania przychodu. Aby tego dokonać, potrzebne jest oświadczenie na cele stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodu.

Podwyższone koszty uzyskania przychodu - wzór z omówieniem

Ile wynoszą podwyższone koszty uzyskania przychodu pracownika?

Przychód osiągany przez pracownika na podstawie umowy o pracę podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Wartość podatku naliczana jest od dochodu pomniejszonego o pracownicze koszty uzyskania przychodów. Wartość standardowych kosztów uzyskania przychodu pracownika uległa zmianie za sprawą ustawy z dnia 30 sierpnia 2019 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw.

Koszty uzyskania przychodów, od dnia 1 października 2019 roku, z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej:

• wynoszą 250 zł miesięcznie, a za rok podatkowy nie więcej niż 3 000 zł, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;

• nie mogą przekroczyć łącznie 4 500 zł za rok podatkowy, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;

• wynoszą 300 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3 600 zł, w przypadku, gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę;

• nie mogą przekroczyć łącznie 5 400 zł za rok podatkowy, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, a miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Określone powyżej roczne limity kosztów uzyskania przychodu mają zastosowanie od 2020 roku.

Podwyższone koszty uzyskania przychodu - oświadczenie

Przy wyliczeniu zaliczki na podatek dochodowy stosuje się podwyższone koszty uzyskania przychodu w wysokości 300 zł, jeżeli pracownik:

• mieszka poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy,

• nie otrzymuje dodatku za rozłąkę,

• złoży oświadczenie na cele stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodu.

W przypadku niezłożenia przez pracownika takiego oświadczenia, pracodawca nawet jeśli posiada wiedzę o tym, że pracownik zamieszkuje w innej miejscowości, nie ma obowiązku stosowania wyższej kwoty kosztów.

Oświadczenie na cele stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodu pracownika zachowuje ważność do odwołania, czyli zatrudniony nie składa go ponownie, jeżeli stan faktyczny wynikający z tego oświadczenia nie uległ zmianie. W sytuacji, gdy pracownik powiadomi pracodawcę o zmianie miejsca zamieszkania, wówczas uwzględnione będą koszty w kwocie 250 zł.

Rozliczenie faktycznie poniesionych wydatków na dojazd

W przypadku, gdy wydatki z tytułu dojazdów do miejsca pracy przewyższają określony kwotowo limit kosztów uzyskania przychodów pracownika, istnieje możliwość rozliczenia pełnej kwoty faktycznie poniesionych wydatków na dojazd do pracy. W zeznaniu rocznym koszty uzyskania przychodów ze stosunku pracy w wysokości wydatków faktycznie poniesionych można przyjąć wyłącznie, gdy:

• są one wyższe od wskazanych zryczałtowanych rocznych kosztów uzyskania przychodów,

• podatnik dojeżdżał do zakładu pracy środkiem transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej,

• poniesione koszty dojazdów są udokumentowane imiennymi biletami okresowymi.

Jeżeli podatnik chce w zeznaniu rocznym rozliczyć podwyższone koszty uzyskania przychodu, wyższe niż określone ustawowo, powinien posiadać imienny bilet okresowy, gdyż tylko na jego podstawie może dokonać rozliczenia faktycznie poniesionych kosztów.

Warunków umożliwiających rozliczenie faktycznie poniesionych wydatków z tytułu dojazdów do pracy nie spełnia pracownik, który do zakładu pracy dojeżdżał własnym samochodem, a poniesione z tego tytułu wydatki dokumentował fakturami.

Rozliczenie faktycznie poniesionych wydatków na dojazdy do pracy jest niemożliwe, jeżeli pracownik otrzymuje zwrot kosztów, z wyjątkiem gdy zwrócone koszty zostały zaliczone do przychodów podlegających opodatkowaniu.