Pracownik, który zamieszkuje poza miejscowością wykonywania pracy, ponosi dodatkowe koszty związane z dojazdem do miejsca pracy. W takiej sytuacji możliwe jest, by przy wyliczaniu zaliczki na podatek dochodowy zastosować podwyższone koszty uzyskania przychodu. Aby tego dokonać, potrzebne jest oświadczenie na cele stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodu.
Podwyższone koszty uzyskania przychodu - wzór z omówieniem
Ile wynoszą podwyższone koszty uzyskania przychodu pracownika?
Przychód osiągany przez pracownika na podstawie umowy o pracę podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Wartość podatku naliczana jest od dochodu pomniejszonego o pracownicze koszty uzyskania przychodów. Obecnie wysokość pracowniczych kosztów uzyskania przychodu z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej:
- wynosi 250 zł miesięcznie, a za rok podatkowy nie więcej niż 3 000 zł, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;
- nie może przekroczyć łącznie 4 500 zł za rok podatkowy, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;
- wynosi 300 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3 600 zł, w przypadku, gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę;
- nie może przekroczyć łącznie 5 400 zł za rok podatkowy, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, a miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.
Podwyższone koszty uzyskania przychodu - oświadczenie
Przy wyliczeniu zaliczki na podatek dochodowy stosuje się podwyższone koszty uzyskania przychodu w wysokości 300 zł, jeżeli pracownik:
- mieszka poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy,
- nie otrzymuje dodatku za rozłąkę,
- złoży oświadczenie na cele stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodu.
W przypadku niezłożenia przez pracownika takiego oświadczenia, pracodawca nawet jeśli posiada wiedzę o tym, że pracownik zamieszkuje w innej miejscowości, nie ma obowiązku stosowania wyższej kwoty kosztów.
Od 2023 roku można całkowicie zrezygnować nie tylko z KUP w standardowej wysokości, ale i z tych podwyższonych. Dodatkowo pracodawca powinien pamiętać, że jeśli pracownik złoży wniosek o stosowanie kosztów podwyższonych, to w wypłatach po zakończeniu zatrudnienia ten wniosek nie powinien być już stosowany, tj. wówczas konieczne jest naliczenie kosztów w wysokości 250 zł.
Rozliczenie faktycznie poniesionych wydatków na dojazd
W przypadku, gdy wydatki z tytułu dojazdów do miejsca pracy przewyższają określony kwotowo limit kosztów uzyskania przychodów pracownika, istnieje możliwość rozliczenia pełnej kwoty faktycznie poniesionych wydatków na dojazd do pracy. W zeznaniu rocznym koszty uzyskania przychodów ze stosunku pracy w wysokości wydatków faktycznie poniesionych można przyjąć wyłącznie, gdy:
- są one wyższe od wskazanych zryczałtowanych rocznych kosztów uzyskania przychodów,
- podatnik dojeżdżał do zakładu pracy środkiem transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej,
- poniesione koszty dojazdów są udokumentowane imiennymi biletami okresowymi.
Jeżeli podatnik chce w zeznaniu rocznym rozliczyć podwyższone koszty uzyskania przychodu, wyższe niż określone ustawowo, powinien posiadać imienny bilet okresowy, gdyż tylko na jego podstawie może dokonać rozliczenia faktycznie poniesionych kosztów.
Rozliczenie faktycznie poniesionych wydatków na dojazdy do pracy jest niemożliwe, jeżeli pracownik otrzymuje zwrot kosztów, z wyjątkiem gdy zwrócone koszty zostały zaliczone do przychodów podlegających opodatkowaniu.
Podwyższone koszty uzyskania przychodu w systemie wFirma
Jeżeli pracownik złożył oświadczenie na cele stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodu, pomocnym w comiesięcznym rozliczaniu ich będzie narzędzie, które pozwoli na automatyzację tego zadania. Takim narzędziem jest system wFirma. By podwyższone koszty uzyskania przychodu były automatycznie uwzględniane przy każdym wynagrodzeniu danego pracownika, należy dokonać odpowiednich ustawień. Podczas dodawania umowy o pracę dla pracownika poprzez KADRY » UMOWY » DODAJ » UMOWA O PRACĘ należy przejść do zakładki PODATEK DOCHODOWY i w polu KOSZTY UZYSKANIA PRZYCHODU ustawić "Podwyższone".
Dzięki temu podczas wyliczania wynagrodzenia pracownika zostaną uwzględnione koszty w wysokości 300 zł.
