Zamierzam sprzedawać osobom fizycznym ręcznie produkowane meble z montażem. W firmie ewidencjonuję sprzedaż na rzecz osób prywatnych na kasie fiskalnej, jako że w zeszłym roku przekroczyłam limit do kasy. Na podstawie wcześniej sporządzonej umowy kupujący będzie wpłacał zaliczkę w wysokości 20%, a po upływie 2–3 miesięcy będzie realizowany montaż wykonanego zestawu. Czy należy ująć otrzymane zaliczki na kasie fiskalnej?
Karolina, Bydgoszcz
W przypadku sprzedaży na rzecz firmy przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT z tytułu otrzymanej zaliczki ma obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej. Jednak w sytuacji, gdy zaliczkę otrzymano od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, to taka zaliczka na kasie fiskalnej może być udokumentowania w inny sposób, w przypadku gdy przedsiębiorca utracił prawo do zwolnienia z kasy fiskalnej.
Obowiązek podatkowy z tytułu otrzymanej zaliczki
Zgodnie z ogólną zasadą obowiązek podatkowy na gruncie podatku VAT powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi. Jednak na mocy art. 19a ust. 8 ustawy o VAT, jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi podatnik otrzyma całość lub część zapłaty, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do tej kwoty. Oznacza to, że otrzymana zaliczka przed wykonaniem usługi lub sprzedażą towaru będzie powodowała konieczność wykazania podatku należnego z tytułu otrzymanej kwoty. Podatnik VAT ma również obowiązek prawidłowo udokumentować otrzymaną zaliczkę, jeżeli dostawa towaru lub wyświadczenie usługi oraz wpłata zaliczki odbędą się w różnych okresach rozliczeniowych.
Istnieją także wyjątki od powyższej reguły, ponieważ przy wykonywaniu niektórych czynności obowiązek podatkowy VAT powstaje w innym terminie, przez co otrzymana zaliczka na poczet tych czynności nie będzie powodowała konsekwencji w podatku VAT. Do takich czynności należą m.in.:
- dostawy energii cieplnej, elektrycznej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
- usługi telekomunikacyjne i radiokomunikacyjne,
- usługi związane z dostarczaniem oraz uzdatnianiem wody za pośrednictwem sieci wodociągowych,
- usługi dzierżawy, najmu czy też leasingu,
- usługi ochrony mienia i osób, oraz przechowywania mienia,
- usługi świadczenia obsługi biurowej oraz prawnej,
- dystrybucja energii elektrycznej.
Kto ma obowiązek ewidencji na kasie fiskalnej?
Co do zasady sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej powinna być ewidencjonowana na kasie fiskalnej. Istnieją jednak zwolnienia w tym zakresie, dzięki którym przedsiębiorca może uniknąć obowiązku posiadania kasy fiskalnej.
Zwolnienie podmiotowe z kasy fiskalnej
Zwolnienie podmiotowe z kasy fiskalnej przysługuje ze względu na nieprzekroczenie w ubiegłym roku podatkowym limitu obrotów. W 2022 r. limit ten wynosi 20 tys. zł. Jeżeli przedsiębiorca rozpoczyna działalność gospodarczą w trakcie roku podatkowego, limit liczony jest proporcjonalnie.
Do limitu zwolnienia z kasy nie wlicza się obrotu z tytułu sprzedaży:
- nieruchomości,
- środków trwałych,
- wartości niematerialnych i prawnych.
Należy mieć na uwadze, że istnieją czynności, które bezwzględnie muszą być ewidencjonowane na kasie fiskalnej. Zostały one wymienione w § 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Zaliczka na kasie fiskalnej - ewidencja
Z racji tego, że otrzymane zaliczki powodują konsekwencje wyłącznie na gruncie podatku VAT, sposób w jaki powinna być zewidencjonowana zaliczka na kasie fiskalnej, może być nieco utrudniony – przyjęcie zapłaty skutkuje bowiem obowiązkiem nabicia jej na kasie fiskalnej i wydania paragonu.
Istnieje również możliwość stosowania uproszczenia, dzięki któremu za moment powstania przychodu na gruncie podatku dochodowego można uznać dzień wpłaty zaliczki. Jak jednak stanowi art. 14 ust. 1j ustawy o PIT, warunkiem jest korzystanie z wybranej metody cały rok podatkowy. O wyborze takiej metody ewidencjonowania zaliczek na kasie należy poinformować urząd skarbowy w zeznaniu rocznym składanym za rok, w którym była ona stosowana.
- PIT-36 – pole 46, jeżeli osoba występuje jako podatnik, 47 – jeżeli jako współmałżonek;
- PIT-36L – pole 13;
- PIT-28 – pole 266.
W przypadku spółki osobowej o wyborze tej metody mają obowiązek poinformować wszyscy wspólnicy w zeznaniu rocznym, w którym uproszczenie to było stosowane.
