Poradnik Przedsiębiorcy

Faktura zaliczkowa a rejestry VAT i KPiR

Zaliczka jest to część należności wpłacana na poczet przyszłej dostawy towarów bądź usług w celu zabezpieczenia wykonania umowy. Przepisy podatkowe nie odnoszą się wprost do kwestii ujmowania zaliczek w kosztach podatkowych. Sprawdź, jak faktura zaliczkowa powinna być ujęta w rozliczeniach.

Faktura zaliczkowa - elementy

Informacje jakie powinny znaleźć się na fakturze zaliczkowej zostały zawarte w art. 106f ustawy o VAT. W dużej mierze pokrywają się one z tymi elementami, które musi posiadać “zwykła” faktura VAT i są to:

  • data wystawienia,
  • kolejny numer, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
  • imiona i nazwiska lub nazwa firmy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
  • adresy prowadzenia działalności obu stron biorących udział w transakcji,
  • numer, za pomocą którego podatnik jest identyfikowany na potrzeby podatku,
  • numer, za pomocą którego nabywca jest identyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej,
  • data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty, jeżeli została określona i różni się od daty wystawienia faktury,
  • kwota otrzymanej zapłaty,
  • kwota podatku,
  • dane dotyczące zamówienia lub umowy: nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, cenę jednostkową netto, ilość zamówionych towarów, wartość netto zamówionych towarów lub usług, stawki podatku, kwoty podatku, a także wartość zamówienia lub umowy z uwzględnieniem kwoty podatku.

Ujęcie faktury zaliczkowej w KPiR

Wystawiane w celu potwierdzenia otrzymania zaliczki faktury zaliczkowe nie są ujmowane w KPiR ani jako koszt, ani jako przychód. Wynika to z faktu, że w przypadku faktur zaliczkowych moment rozliczenia w podatku VAT i w podatku dochodowym jest odmienny.

Rozliczenie podatku dochodowego ma miejsce w momencie wystawienia/otrzymania faktury końcowej lub zakończenia świadczenia usługi czy dostawy towarów, natomiast rozliczenie VAT w momencie zapłaty/otrzymania zaliczki.

Faktura zaliczkowa w ewidencji wystawcy

Przedsiębiorca, który otrzymuje zaliczkę na poczet przyszłych dostaw lub usług, ma obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej po każdorazowym otrzymaniu zaliczki.

Otrzymanie zaliczki na poczet przyszłej dostawy towarów bądź wykonania usługi rodzi obowiązek podatkowy w zakresie VAT, nie jest natomiast opodatkowane podatkiem dochodowym. Obowiązek podatkowy w podatku VAT powstaje w momencie otrzymania zaliczki, czyli jeszcze przed dokonaniem realnej sprzedaży, a fakt jej otrzymania powinien być potwierdzony wystawieniem faktury zaliczkowej.

Ważne!

Faktura zaliczkowa powinna zostać wystawiona w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy towaru lub usługi. Przy czym należy pamiętać, że faktura zaliczkowa może być wystawiona nie prędzej niż 30 dni przed otrzymaniem płatności.

Jak prawidłowo zewidencjonować fakturę zaliczkową?

Przyjęcie zaliczki na poczet przyszłych dostaw towarów i usług oraz wystawienie faktury zaliczkowej nie jest traktowane jako przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym. W związku z tym zaliczek nie ujmuje się w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Obowiązek podatkowy co do podatku dochodowego powstanie w tym wypadku w momencie wydania towaru lub wykonania usługi, nie później jednak niż w dniu wystawienia faktury (w tym wypadku faktury końcowej bądź ostatniej faktury zaliczkowej, tak by łączna ich wartość wynosiła 100% należności za towar/usługę) albo uregulowania należności.

Sprzedawca ujmuje fakturę zaliczkową jedynie w rejestrze sprzedaży VAT, a dopiero fakturę końcową ewidencjonuje w KPiR. Z faktury końcowej rozliczana jest tylko tą część VAT, która nie została ujęta w fakturze zaliczkowej.

Faktura zaliczkowa w ewidencji odbiorcy

Tak jak w przypadku wystawcy faktura zaliczkowa nie jest podstawą do księgowania jej jako przychodu w chwili otrzymania zaliczki, tak w przypadku odbiorcy nie będzie księgowana w kosztach uzyskania przychodu w momencie jej zapłaty. W przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów, podstawą do zaliczenia zapłaconej zaliczki w koszty, będzie dopiero faktura końcowa.

Jeśli natomiast chodzi o naliczony podatek VAT w związku z fakturą zaliczkową, to podatnikowi przysługuje prawo do jego odliczenia na zasadach ogólnych, czyli już w momencie jej otrzymania. Fakturę zaliczkową kupujący, tak jak i sprzedawca, ewidencjonuje więc w rejestrze VAT, natomiast w KPiR dokonuje dopiero rozliczenia na podstawie otrzymanej faktury końcowej.

Zwrot wpłaconej przez kontrahenta zaliczki

Jeśli nie doszło do sprzedaży, gdyż nabywca po wpłaceniu zaliczki zrezygnował z zakupu towaru lub usługi, wówczas należy wystawić fakturę korygującą. Bowiem przyjmując zaliczkę, fakt ten został odzwierciedlony w ewidencji VAT, w związku z tym wycofanie wpłaconej zaliczki również musi zostać ujęte w ewidencji VAT. W ten sposób nastąpi “wycofanie” z rejestru VAT wcześniej wprowadzonej zaliczki.

Podsumowując, faktur zaliczkowych nie ujmuje się w KPiR w momencie zapłaty/przyjęcia zaliczki jako koszt ani jako przychód. Księgowanie następuje dopiero po sfinalizowaniu umowy - wydaniu towarów czy wykonaniu usług, na podstawie faktury końcowej lub wszystkich faktur zaliczkowych.

Wystawienie faktury zaliczkowej w systemie wfirma

System wfirma.pl umożliwia w prosty sposób wystawienie faktury zaliczkowej. W tym celu należy przejść do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » WYSTAW FAKTURĘ ZALICZKOWĄ.

Faktura zaliczkowa - wystawianie

#Następnie wybrać wprowadzone wcześniej zamówienie (fakturę pro forma), na podstawie której zostanie wygenerowana faktura zaliczkowa. W oknie wystawienia faktury zaliczkowej można zmienić dane, które zostały automatycznie uzupełnione przez system.

Po zapisaniu faktura zaliczkowa nie zostanie ujęta w Księdze Przychodów i Rozchodów ani Ewidencji Przychodów a jedynie w Rejestrze sprzedaży VAT.

Jeśli faktury zaliczkowe obejmują całość zapłaty za dostawę towaru lub wykonanie usługi, nie ma konieczności wystawiania faktury końcowej, gdyż ostatnia faktura zaliczkowa spełnia jej charakter. Wówczas przychód w KPiR lub Ewidencji Przychodów należy ująć na podstawie wystawionych faktur zaliczkowych, pod datą realizacji transakcji przez zakładkę: EWIDENCJE » KSIĘGA PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW lub EWIDENCJA PRZYCHODÓW » DODAJ WPIS.