Większe i mniejsze zmiany w Kodeksie pracy 2023, o których należy wiedzieć

Zgodnie z prawem unijnym Kodeks pracy powinien zostać dostosowany do dyrektyw UE już od sierpnia 2022 roku. Tak się jednak nie stało, a nowe przepisy weszły w kwietniu 2023 roku. Co przyniosły nowe regulacje i jakie z pozoru drobne zmiany w Kodeksie pracy pojawiły się? Wyjaśniamy!

Dyrektywy wymusiły zmiany w Kodeksie pracy

Nowy Kodeks pracy ma być przede wszystkim odpowiedzią na konieczność dostosowania prawa polskiego do unijnego. Chodzi konkretnie o dwie dyrektywy, których regulacje Polska powinna wdrożyć już na początku sierpnia 2022 roku:

• Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152 z dnia 20 czerwca 2019 roku w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej (Dz. Urz. UE. L nr 186, str. 105);
• Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1158 z dnia 20 czerwca 2019 roku w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów oraz uchylającej dyrektywę Rady 2010/18/UE (Dz. Urz. UE. L. nr 188, str. 79).

Zmiany w Kodeksie pracy weszły w życie w kwietniu 2023. 

Co w nowym Kodeksie pracy?

Nowy Kodeks pracy obfituje w modyfikacje szczególnie w zakresie praw rodziców i opiekunów dzieci. Nic dziwnego, bowiem główna koncepcja dyrektyw polega na poprawie warunków pracy oraz osiągnięciu równości kobiet i mężczyzn na rynku pracy. Cel ten jest realizowany poprzez zagwarantowanie pracownikom będącym rodzicami lub opiekunami godzenia życia zawodowego z życiem rodzinnym. Poniżej zestawienie zmian w Kodeksie pracy. Choć niektóre z nich są niewielkie, mogą wywołać spore zamieszanie – dają bowiem pracownikom nowe prawa, zaś pracodawcom nowe obowiązki.

Umowa na okres próbny

Umowa na okres próbny do kwietnia 2023 roku mogła być zawarta na maksymalnie 3 miesiące. Uległo to jednak zmianie i strony umowy obecnie mogą uzgodnić w umowie o pracę, że zostanie ona przedłużona o czas urlopu, a także o czas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy (np. urlop bezpłatny, wypoczynkowy, macierzyński, okolicznościowy), jeżeli takie wystąpią. W umowie powinny znaleźć się dodatkowe zapisy w tym zakresie. Można je wprowadzić od razu przy zawieraniu umowy lub w trakcie zatrudnienia poprzez porozumienie lub poprzez wypowiedzenie zmieniające (jeśli pracownik nie zgodzi się na porozumienie). Co więc w praktyce oznacza ten przepis? Przede wszystkim pracodawca powinien dobrze zaplanować kolejne umowy nowego pracownika, czyli mieć wstępną koncepcję, na jaki czas zatrudni go po umowie próbnej. Zgodnie bowiem z nowymi przepisami umowę o pracę na okres próbny zawiera się na okres nieprzekraczający:

• 1 miesiąca – w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony krótszy niż 6 miesięcy; 
• 2 miesięcy – w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony wynoszący co najmniej 6 miesięcy i krótszy niż 12 miesięcy.

Przykładowo, jeśli więc w naszym zakładzie pracy po umowie na okres próbny pracownicy otrzymują umowę na czas określony na 2 lata, to umowę na okres próbny należy zawrzeć na minimum 3 miesiące.

Kolejną zmianą w zakresie umów na okres próbny jest możliwość zawarcia ponownej umowy na okres próbny z tym samym pracownikiem. Do kwietnia 2023 roku było tak, że po upływie co najmniej 3 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniej umowy o pracę, jeżeli pracownik ma być zatrudniony w celu wykonywania tego samego rodzaju pracy, dopuszczalne było jednokrotne ponowne zawarcie umowy na okres próbny. Obecnie, po zmianach umowę na okres próbny można zawrzeć tylko z jednego powodu, a mianowicie pod warunkiem wykonywania innego rodzaju pracy.

Umowa na czas określony

Również umowy na czas określony zostały objęte zmianami i to znaczącymi dla pracodawców. W przypadku rozwiązania umowy na czas określony konieczne jest wskazanie przez pracodawcę przyczyny podjęcia takiej decyzji. Za wypowiedzeniem powinna stać konkretna i realna przyczyna, podobnie jak ma to miejsce podczas wypowiadania umowy na czas nieokreślony. Na przykład jeśli pracodawca wskaże w przyczynie wypowiedzenia utratę zaufania, to powinien określić, czemu stracił zaufanie lub czemu pracownik nie spełnia jego oczekiwań, jeśli to właśnie taki powód przywoła.

Treść informacji o warunkach zatrudnienia

Nowy kodeks pracy zakłada zmianę dotyczącą zakresu obowiązkowej informacji dodatkowej związanej z zatrudnieniem. Od kwietnia 2023 roku informacje trzeba przekazać pracownikowi w ciągu 7 dni od dnia dopuszczenia go do pracy (do kwietnia 2023 roku należało to zrobić w terminie 7 dni od momentu zawarcia umowy). Został także znacznie poszerzony jej zakres.

Pracownik może wnioskować o nową umowę

Nowy Kodeks pracy wprowadza zmiany w art. 293 § 1. Pracownik zatrudniony u danego pracodawcy co najmniej 6 miesięcy może wystąpić do niego z wnioskiem – złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej – o zmianę rodzaju pracy, zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę na czas nieokreślony lub o zatrudnienie w pełnym wymiarze czasu pracy. Nie dotyczy to pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę na okres próbny. Prawo to przysługuje raz na rok. Pracodawca ma obowiązek ustosunkować się do złożonego wniosku.

Urlop z powodu siły wyższej

Pracownik otrzymał również nowe uprawnienie zwane „zwolnieniem od pracy z powodu wystąpienia siły wyższej”. Zwolnienie przysługuje w wymiarze 2 dni albo 16 godzin w roku kalendarzowym. Możliwość skorzystania z niego musi jednak dotyczyć pilnych spraw rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, przy których niezbędna jest natychmiastowa obecność pracownika. Pracodawca jest obowiązany udzielić zwolnienia od pracy na żądanie zgłoszone przez pracownika we wniosku najpóźniej w dniu korzystania z tego zwolnienia. W okresie zwolnienia pracownik zachowa prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy pensji. Wynagrodzenie za zwolnienie z powodu siły wyższej powinno być wyliczone zgodnie z takimi zasadami, jak przy wynagrodzeniu urlopowym, ale zmienne składniki wynagrodzenia należy przyjąć nie 3 miesiące wstecz, tylko z tego samego miesiąca, w którym przypadło zwolnienie. Wzór wniosku nie jest narzucony przez ustawodawcę.

Nowy urlop opiekuńczy

Pracownik otrzymał nowy urlop opiekuńczy. Przysługuje on w wymiarze 5 dni w roku, a za czas korzystania z niego pracownik nie zachowa prawa do wynagrodzenia. We wniosku należy wskazać imię i nazwisko osoby, która wymaga znacznej opieki lub znacznego wsparcia z poważnych względów medycznych, przyczynę konieczności zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia przez pracownika oraz w przypadku członka rodziny ‒ stopień pokrewieństwa z pracownikiem, a w przypadku osoby niebędącej członkiem rodziny ‒ jej adres zamieszkania.

Zmiany w urlopie rodzicielskim

Zmienił się także łączny wymiar urlopu rodzicielskiego. Przy urodzeniu jednego dziecka przy jednym porodzie wymiar urlopu wynosi 41 tygodni albo 43 tygodnie w razie porodu mnogiego. W ramach urlopu rodzicielskiego każdemu z rodziców przysługuje prawo do indywidualnego urlopu rodzicielskiego w wymiarze 9 tygodni.

Elastyczny czas pracy

Nowy Kodeks pracy dał wybranym rodzicom możliwość wnioskowania o elastyczną organizację pracy. Zgodnie z projektowanym przepisem pracownik opiekujący się dzieckiem do ukończenia przez nie 8. roku życia może złożyć wniosek, w postaci papierowej lub elektronicznej, o zastosowanie elastycznej organizacji pracy w terminie 14 dni przed planowanym rozpoczęciem korzystania z niej. Za elastyczny czas pracy uważa się:

• telepracę (choć ta ma zostać uchylona i zastąpiona pracą zdalną);
• przerywany czas pracy;
• skrócony czas pracy;
• weekendowy czas pracy;
• indywidualny czas pracy.

Po rozpatrzeniu wniosku pracodawca zobligowany jest do poinformowania pracownika, w postaci papierowej lub elektronicznej, o wyrażeniu zgody albo o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku, bądź o innym możliwym terminie zastosowania elastycznej organizacji pracy niż ten wskazany we wniosku. Powinien dokonać tego w ciągu 7 dni od dnia otrzymania wniosku. O czym szerzej piszemy tu: Rozszerzenie informacji o warunkach zatrudnienia i nowe obowiązki i pracodawcy.

Praca zdalna w Kodeksie pracy

Do tej pory praca zdalna nie miała swojego miejsca w Kodeksie pracy, zmieniło się to jednak i w nowym kp praca zdalna ma swoją definicję. Poza tym uregulowane zostaną kwestie związane z poleceniem pracy zdalnej, z obowiązkami pracodawcy w tym zakresie oraz kwestiami BHP czy też kontroli pracy zdalnej.

Nowy katalog wykroczeń

Wraz z nowymi przepisami pracownik zyskał nowe uprawnienia, które z kolei nałożą na pracodawcę nowe obowiązki. Przede wszystkim pracodawca musi pamiętać o konieczności odpowiadania na wnioski składane przez pracowników – np. te dotyczące elastycznego czasu pracy czy też wniosku o zmianę rodzaju pracy, zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę na czas nieokreślony lub o zatrudnienie w pełnym wymiarze czasu pracy. Pracodawca musi udzielić pracownikowi odpowiedzi na wniosek wraz z jej uzasadnieniem. Nieudzielenie pracownikowi pisemnej odpowiedzi na wniosek stanowi wykroczenie; będzie nim również naruszenie przepisów o zwolnieniu od pracy z powodu działania siły wyższej. Jak wiemy, za wykroczenia przeciwko prawom pracownika przewidziana jest kara grzywny od 1 tys. zł do 30 tys. zł.

Zasady dotyczące dyskryminacji pracowników

Zgodnie z nowym brzmieniem art. 18^3e Kodeksu pracy skorzystanie przez pracownika z uprawnień przysługujących z tytułu naruszenia przepisów prawa pracy, w tym zasady równego traktowania w zatrudnieniu, nie może być podstawą jakiegokolwiek niekorzystnego traktowania pracownika, a także nie może powodować negatywnych konsekwencji wobec pracownika. Przede wszystkim nie powinno stanowić przyczyny wypowiedzenia umowy lub rozwiązania jej bez wypowiedzenia przez pracodawcę. Dotyczy to również pracowników wspierających osoby korzystające z uprawnień przysługujących z tytułu naruszenia przepisów prawa pracy, w tym zasady równego traktowania w zatrudnieniu. W sytuacji złamania przez pracodawcę tych zakazów tacy pracownicy będą uprawnieni do otrzymania odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę ustalane na podstawie odrębnych przepisów.

Dodatkowa przerwa w pracy

Nowe przepisy mają ponadto wprowadzić obowiązek przyznawania dodatkowych przerw, które podlegają wliczeniu do czasu pracy. W myśl nowego brzmienia art. 134 Kodeksu pracy przerwa ta w dalszym ciągu ma być zależna od dobowego wymiaru czasu pracy i jeżeli wynosi on:

• co najmniej 6 godzin – przysługuje jedna przerwa 15-minutowa;
• więcej niż 9 godzin – przysługują dwie przerwy 15-minutowe;
• więcej niż 16 godzin – przysługują trzy przerwy 15-minutowe.

Inne drobne zmiany w Kodeksie pracy

Na koniec warto wspomnieć o jeszcze innych – mniejszych i większych – zmianach w kodeksie, które są planowane. Pracodawca jest zobligowany informować pracowników, w sposób przyjęty u siebie, o:

• możliwości zatrudnienia w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy;
• procedurach awansu;
• wolnych stanowiskach pracy.

Pracodawca nie może bezwzględnie zakazać w okresie zatrudnienia równoległego zatrudnienia w różnych zakładach pracy.

Jeśli pracownik jest skierowany przez pracodawcę na szkolenie, to szkolenia takie mają odbywać się na koszt pracodawcy oraz, w miarę możliwości, w godzinach pracy pracownika. Natomiast czas szkolenia odbywanego po godzinach pracy pracownika będzie wliczany do jego czasu pracy.

Zmiany w Kodeksie pracy – podsumowanie

Nowy Kodeks pracy znacznie wzmocnił prawa pracowników, bez wątpienia więc pracodawcy stoją przed dużym wyzwaniem. Muszą bowiem dostosować i zaplanować wdrożenie wymaganych procedur i dokumentacji.