Rozszerzenie informacji o warunkach zatrudnienia i nowe obowiązki pracodawcy

Rządowy projekt ustawy o zmianie Kodeksu pracy oraz niektórych innych ustaw ma na celu wdrożenie do polskiego ustawodawstwa rozwiązań przewidzianych w dyrektywach unijnych. Jedną z nich jest Dyrektywa Rady 91/533/EWG z dnia 14 października 1991 roku w sprawie obowiązku pracodawcy dotyczącego informowania pracowników o warunkach stosowanych do umowy lub stosunku pracy. Na tej podstawie zostały wprowadzone zmiany dotyczące zasad informowania pracowników o warunkach zatrudnienia, czyli czeka nas rozszerzenie informacji o warunkach zatrudnienia i pojawią się nowe obowiązki informacyjne pracodawcy. Jakie czekają nas jeszcze zmiany w Kodeksie pracy już od kwietnia 2023r.?

Co zawiera informacja o warunkach zatrudnienia?

Do kwietnia 2023 roku art. 29 § 3 Kodeksu pracy (kp) regulował zakres obowiązku informowania pracowników o warunkach zatrudnienia. Zgodnie z nim pracodawca informował pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, o:

1. obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy;
2. częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę;
3. wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego;
4. obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę;
5. układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty,

a jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy – dodatkowo o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy, a także usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Dodatkowo należy pamiętać, że taką informację przekazywało się na piśmie, a pracodawca miał obowiązek informowania pracownika na piśmie o zmianie jego warunków zatrudnienia oraz o objęciu pracownika układem zbiorowym pracy, a także o jego zmianie. Pracodawca powinien to uczynić niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu miesiąca od dnia wejścia w życie tych zmian.

Rozszerzenie informacji o warunkach zatrudnienia

Nowy Kodeks pracy zakłada zmianę dotyczącą zakresu obowiązkowej informacji dodatkowej związanej z zatrudnieniem. Po zmianach informacje należy przekazać pracownikowi w ciągu 7 dni od dnia dopuszczenia go do pracy.

Informacja o warunkach zatrudnienia oprócz lub w miejsce niektórych elementów wymienionych powyżej obejmuje również informacje o:

• obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy;
• przysługujących pracownikowi przerwach w pracy;
• przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku;
• zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią;
• w przypadku pracy zmianowej – zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę;
• w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy;
• innych niż określone w umowie o pracę składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych;
• wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, o procedurach jego przyznawania i ustalania;
• obowiązującej procedurze rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia;
• prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy;
• układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje – nazwie takich organów lub instytucji.

Taką informacje otrzymają nowi pracownicy, natomiast w przypadku umów o pracę trwających w dniu wejścia w życie przepisów (26 kwietnia 2023 r.) pracodawca będzie zobowiązany – na wniosek pracownika – do stosownego uzupełnienia (zaktualizowania) stosowanych przez niego informacji dodatkowych w terminie 3 miesięcy od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Co ważne, gdy elementy, które obejmuje informacja, będą ulegać zmianom, będzie to powodować konieczność przekazania pracownikom zaktualizowanej jej wersji.

Dodatkowy obowiązek informacyjny

Został także nałożony obowiązek poinformowania pracowników, nie później niż w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia do pracy, o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do której wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz o ochronie związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę. Nie dotyczy to sytuacji, w której pracownik dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego. W większości przypadków będzie tu wskazany Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Dlatego, mimo że obowiązuje tu dłuższy termin przekazania informacji, warto ją umieścić już w informacji o warunkach zatrudnienia.

Pracodawca będzie miał obowiązek informowania o każdorazowej zmianie adresu siedziby lub zamieszkania pracodawcy – w tym przypadku nie później niż w ciągu 7 dni.

Jak przekazywać nową informację?

Informacje o warunkach zatrudnienia i o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego można przekazać pracownikowi w postaci elektronicznej, jednak pod warunkiem, że będą one dostępne dla pracownika z możliwością ich wydrukowania oraz przechowywania. Pracodawca powinien zachować dowód ich przekazania lub otrzymania przez pracownika.

Obowiązki informacyjne w przypadku skierowania pracownika za granicę

Zmiany wprowadzają dodatkowe obowiązki związane ze skierowaniem pracownika za granicę. W razie skierowania pracownika za granicę na okres przekraczający 4 kolejne tygodnie pracodawca będzie zobligowany przekazać mu uprzednio informacje o:

• państwie lub państwach, w których praca za granicą ma być wykonywana;
• przewidywanym czasie trwania tej pracy;
• walucie, w której będzie wypłacane pracownikowi wynagrodzenie w czasie wykonywania pracy za granicą;
• świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych związanych z wykonywaniem pracy za granicą w przypadku, gdy takie świadczenia przewidują przepisy prawa pracy, chyba że wynika to z umowy o pracę;
• zapewnieniu lub braku zapewnienia powrotu pracownika do kraju;
• warunkach powrotu pracownika do kraju (w przypadku zapewnienia takiego powrotu).

O zmianie tych warunków zatrudnienia pracodawca informuje niezwłocznie, nie później jednak niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie do pracownika. Nie dotyczy to przypadku, w którym zmiana warunków zatrudnienia wynika ze zmiany przepisów prawa pracy, postanowień regulaminów, statutów, układów zbiorowych pracy lub innych porozumień zbiorowych.

Dodatkowo przed oddelegowaniem pracownika do pracy w innym państwie członkowskim na okres przekraczający 4 kolejne tygodnie pracodawca ma być zobowiązany do poinformowania pracownika o:

• wynagrodzeniu za pracę przysługującym zgodnie z prawem państwa członkowskiego, na którego terytorium pracownik został delegowany;
• dodatku z tytułu delegowania lub regulacjach dotyczących zwrotu wydatków na pokrycie kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania, w przypadku gdy takie świadczenia przewidują przepisy prawa pracy, postanowienia regulaminów, statutów, układów zbiorowych pracy lub innych porozumień zbiorowych, lub należnościach na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową;
• linku do oficjalnej strony internetowej prowadzonej przez państwo członkowskie, na którego terytorium pracownik został delegowany, zawierającej informacje o warunkach zatrudnienia, które muszą być stosowane do pracowników delegowanych.

O zmianach w tej sprawie pracodawca jest zobowiązany, co do zasady, poinformować pracownika niezwłocznie, nie później jednak niż w dniu wejścia w życie danej zmiany.

W przypadku umów o pracę trwających w dniu 26 kwietnia 2023r. zaktualizowaną informację przekazuje się dopiero na wniosek pracownika – w terminie 3 miesięcy od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Nowe przepisy nakładają na pracodawcę wiele dodatkowych obowiązków informacyjnych. Rozszerzenie informacji o warunkach zatrudnienia sprawiło, że omawiany dokument stał się bardzo skomplikowany i wielostronicowy. W związku z tym jego przygotowanie będzie zajmowało dużo czasu.

Informacja o warunkach zatrudnienia w systemie wFirma.pl

System wFirma.pl został dostosowany do najnowszych zmian i w łatwy sposób można wygenerować informacje zawierającą najnowsze punkty wystarczy KADRY » PRACOWNICY » ZAZNACZYĆ PRACOWNIKA » DRUKUJ » INFORMACJA O WARUNKACH ZATRUDNIENIA.