Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych powinna być ewidencjonowana na kasie fiskalnej chyba, że przedsiębiorca korzysta ze zwolnienia z kasy fiskalnej. Prowadząc sprzedaż na kasie fiskalnej zdarza się, że klienci zwracają zakupiony towar, mają bowiem prawo do reklamacji i zwrotu towaru. Czy jednak sprzedawca może skorygować sprzedaż, jeśli klient nie odda oryginału paragonu? Sprawdź, czy zwrot towaru bez paragonu jest możliwy.
Obowiązek wydania paragonu
Przedsiębiorcy, prowadzący sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych, zobowiązani są do jej ewidencji na kasie fiskalnej i wydania paragonu kupującemu. Tylko w wyjątkowych sytuacjach możliwe jest skorzystanie przez przedsiębiorcę ze zwolnienia z kasy - wówczas nie ma on obowiązku wystawiania paragonów, a co za tym idzie, nie musi wydawać ich nabywcy ani nie wymaga ich przy zwrocie towaru.
Zwrot towaru do paragonu
Sprzedawcy niejednokrotnie spotykają się z sytuacją, w której klient żąda przyjęcia zwrotu towaru. Co należy w takiej sytuacji uczynić? Jeżeli zwrot lub reklamacja zostanie pozytywnie rozpatrzona, klient otrzyma zwrot pieniędzy, a sprzedawca przyjmie towar z powrotem. To jednak nie wszystko. Przepisy wymagają od sprzedawcy dokonania kliku innych czynności.
Ewidencja zwrotów towarów
Ponieważ na kasie fiskalnej nie ewidencjonuje się bezpośrednio zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług konieczne jest założenie dodatkowej ewidencji, tzw. "zeszytu zwrotów".
W zeszycie zwrotów ujmuje się zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które spowodowały, że sprzedawca zwrócił całość lub części należności (zapłatę). Prowadzony zgodnie z przepisami Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących zeszyt zwrotów powinien zawierać następujące informacje:
- datę sprzedaży;
- nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;
- termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
- wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;
- zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;
- dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży;
- protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.
Protokół zwrotu towaru
Ostatnią pozycją z obowiązkowych zapisów w ewidencji zwrotów towaru jest protokół przyjęcia zwrotu/reklamacji. Obowiązkiem nałożonym przepisami jest opatrzenie protokołu podpisami obu stron, czyli sprzedawcy i nabywcy. Co prawda nie określono wprost przepisami jego treści, ale zgodnie z przyjętymi praktykami powinny się na nim znaleźć:
- numer protokołu;
- oznaczenie stron transakcji;
- nazwa towaru;
- numer paragonu, do którego jest zwrot (lub jeżeli zwrot następuje bez paragonu, warto podać podstawę przyjęcia zwrotu, czyli np. potwierdzenie przelewu);
- przyczyna zwrotu;
- informacja czy sprzedawca przyjął towar.
Poza protokołem zwrotu towaru w obowiązkowych elementach zeszytu zwrotu towarów należy zamieścić dokument potwierdzający sprzedaż.
Czy sprzedawca może przyjąć zwrot towaru bez paragonu?
Sprzedawca może przyjąć zwrotu towaru bez paragonu, ale tylko gdy jest w stanie udowodnić, że zwrot ten miał rzeczywiście miejsce. Należy zwrócić uwagę na fakt, że Minister Finansów w wydanym w sprawie kas fiskalnych rozporządzeniu podkreśla konieczność posiadania dokumentu potwierdzającego sprzedaż, ale nie wskazuje wprost, że powinien to być tylko i wyłącznie oryginał paragonu fiskalnego, tak, jak się przyjęło.
Dokumentem potwierdzającym sprzedaż poza oczywistym paragonem fiskalnym może być również:
- faktura;
- wyciąg z terminala (przy płatnościach bezgotówkowych);
- potwierdzenie transakcji z konta bankowego;
- oświadczenie o zagubieniu paragonu fiskalnego wraz z oświadczeniem dokonania zakupu;
- zeznania świadków;
- dokument gwarancji podbity przez sprzedawcę.
"Reklamacje uwzględnione są tylko wraz z oryginalnym dowodem zakupu (paragonem fiskalnym lub fakturą VAT). W przypadku jego braku reklamacja nie zostanie uznana, a towar zostanie odesłany na koszt Klienta".
"Zwrot pieniędzy możliwy jest wyłącznie za okazaniem dowodu zakupu w postaci paragonu fiskalnego lub karnetu".
Sprzedawca ma zatem obowiązek przyjąć zwrot towaru od nabywcy, jeżeli udowodni on, że zakupu dokonał w danym sklepie, nawet jeśli nie posiada paragonu.
Czy brak paragonu to brak możliwości korekty przychodu?
Nie. Sprzedawca ma prawo do dokonania korekty przychodu, jednak pod warunkiem, że udowodni, iż zwrot towaru faktycznie miał miejsce, a więc że zostały spełnione łącznie dwa podstawowe warunki:
- sprzedawca otrzymał zwracany towar;
- klient otrzymał zwrot pieniędzy.
Podsumowując, dokonując zwrotu towaru bez paragonu, sprzedawca może uznać taki zwrot, jeżeli przedstawiony zostanie dowód na to, że zakupu dokonano właśnie w jego sklepie. Dlaczego tylko wówczas? W razie kontroli będzie musiał on udowodnić, że transakcja zwrotu towaru faktycznie miała miejsce. Dlatego też w praktyce mniej problemów stwarza zwrot towaru, gdy klient przedkłada sprzedawcy oryginał paragonu fiskalnego.
