Remanent, czyli spis z natury - to warto wiedzieć!

Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą na podstawie KPiR zobowiązani są do sporządzenia remanentu na koniec i początek roku podatkowego. Sporządzony remanent umożliwia przedsiębiorcy ustalenie uzyskanego dochodu w zeznaniu rocznym. Czym jest remanent i w jaki sposób prawidłowo sporządzić spis z natury? Odpowiadamy w artykule.

Czym jest remanent?

Remanent to czynność mająca na celu zbadanie faktycznej liczby towarów handlowych, materiałów, półwyrobów, wyrobów gotowych i braków/odpadów posiadanych przez przedsiębiorstwo, a następnie uzgodnienie tego stanu z liczbą wynikającą z odpowiednich dokumentów księgowych i ewidencji.

Spis z natury powinien zostać przeprowadzony:

• na 1 stycznia,
• na koniec każdego roku podatkowego,
• na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego,
• w razie zmiany wspólnika,
• w razie zmiany proporcji udziałów wspólników,
• w razie likwidacji działalności.

Ponadto istnieje możliwość sporządzenia spisu z natury na koniec dowolnego miesiąca. Z takim przypadkiem będziemy mieć do czynienia w 2 sytuacjach:

1. podatnik sam, z własnej inicjatywy, decyduje o sporządzeniu takiego remanentu, chcąc w ten sposób mieć pełniejszy obraz prowadzonej działalności;
2. naczelnik urzędu skarbowego wydaje postanowienie zobowiązujące podatnika do sporządzenia i wyceny spisu z natury na koniec konkretnego miesiąca.

Zgodnie z art. 44 ust. 2 ustawy o PIT dochodem z działalności gospodarczej stanowiącym podstawę obliczenia zaliczki u podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów jest różnica pomiędzy wynikającym z tych ksiąg przychodem i kosztami jego uzyskania. Jeżeli jednak podatnik na koniec miesiąca sporządza remanent towarów, surowców i materiałów pomocniczych lub naczelnik urzędu skarbowego zarządzi sporządzenie takiego remanentu, dochód ustala się według zasad określonych w art. 24 ust. 2. 

Wskazany przepis ustawy o PIT podaje, że dla podatników prowadzących księgi przychodów i rozchodów dochodem z działalności jest różnica pomiędzy przychodem a kosztami uzyskania, powiększona o różnicę pomiędzy wartością remanentu końcowego i początkowego towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, wyrobów gotowych, braków i odpadów, jeżeli wartość remanentu końcowego jest wyższa niż wartość remanentu początkowego. W przypadku gdy wartość remanentu początkowego jest wyższa od remanentu końcowego, dochód ustala się jako różnicę między przychodem a kosztami uzyskania, pomniejszoną o różnicę pomiędzy wartością remanentu początkowego i końcowego.

Przykład 1.

Pani Ewa sporządziła remanent początkowy na 1 stycznia 2025 roku. Jego wartość to 10 000 zł. W marcu 2025 roku kobieta sporządziła remanent śródroczny i jego wartość wyniosła 8000 zł. Wysokość dochodu z działalności gospodarczej za marzec to 5000 zł. W jaki sposób okoliczność sporządzenia remanentu wpłynie na wysokość zaliczki na podatek?

Dochód do opodatkowania w zaliczce na podatek dochodowy za marzec zostanie pomniejszony o 2000 zł. Oznacza to, że podstawą obliczenia zaliczki za marzec będzie kwota 3000 zł.

Obowiązek sporządzenia remanentu w terminach 31 grudnia i 1 stycznia nie oznacza oczywiście, że czynność techniczna przeprowadzenia spisu powinna zostać dokonana dwukrotnie. Spis dokonany na ostatni dzień roku podatkowego jest bowiem jednocześnie spisem na pierwszy dzień roku następnego i ma tę samą wartość. W innym przypadku nie byłoby możliwe prawidłowe ustalenie wyniku finansowego przedsiębiorstwa.

Składniki remanentu

Spisem z natury powinny zostać objęte:

• towary handlowe;
• materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze;
• półwyroby;
• produkcja w toku;
• wyroby gotowe;
• braki i odpady;
• towary stanowiące własność podatnika, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza jego zakładem;
• towary obce znajdujące się w zakładzie podatnika (nie trzeba ich jednak wyceniać – wystarczające jest ich ilościowe ujęcie w spisie i wskazanie, czyją stanowią własność).

Spis z natury powinien zawierać co najmniej następujące dane:

• imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy),
• datę sporządzenia spisu,
• numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury,
• szczegółowe określenie towaru i innych składników podlegających spisowi,
• jednostkę miary,
• ilość stwierdzoną w czasie spisu,
• cenę w złotych i groszach za jednostkę miary,
• wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,
• łączną wartość spisu z natury,
• klauzulę „Spis zakończono na pozycji…”,
• podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela zakładu (wspólników).

Remanent w KPiR

Jeśli po sporządzeniu spisu z natury okaże się, że przedsiębiorca fizycznie posiada więcej lub mniej towaru niż w systemie magazynowym, należy rozliczyć nadwyżki lub niedobory magazynowanych towarów odpowiednio jako przychód i koszt uzyskania przychodu.

Jako jedną z przykładowych kategorii przychodów wymienia się wartość otrzymanych nieodpłatnie lub częściowo odpłatnie rzeczy lub praw, a także wartość innych nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych świadczeń. Przypadek, gdy wskutek przeprowadzonej inwentaryzacji okazuje się, że towarów jest faktycznie więcej, niż wynika to z ewidencji magazynu, oznacza, że towary te zostały otrzymane nieodpłatnie.

Nadwyżka inwentaryzacyjna, w myśl art. 14 ust. 2 pkt 8 ustawy o PIT, będzie przychodem z tytułu otrzymania nieodpłatnego świadczenia w naturze. Jeżeli podatnik zdecyduje o dalszej sprzedaży nadwyżki inwentaryzacyjnej, wówczas w momencie sprzedaży przychód powstanie po raz drugi. Aby zapobiec takiej sytuacji, należy zastosować regułę określoną w art. 22 ust. 1d pkt 1 ustawy o PIT. W przepisie tym podano, że kosztem jest wartość przychodu, jaką podatnik wykazał wcześniej z tytułu ujawnienia  nadwyżki inwentaryzacyjnej. 

Po ujawnieniu nadwyżki inwentaryzacyjnej trzeba sporządzić odpowiedni protokół, który powinien być podstawą wpisu do PKPiR w kol. 8 „pozostałe przychody”. Natomiast koszt w momencie zbycia należy ująć w kol. 10 „Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu”.

Przykład 2.

W wyniku sporządzenia remanentu końcowego na 31 grudnia 2024 roku ujawniono nadwyżkę inwentaryzacyjną w postaci towaru o wartości 1000 zł. 10 stycznia 2025 roku towar ten został sprzedany za 1200 zł. W jaki sposób powyższy przypadek trzeba rozliczyć na gruncie PIT?

Przede wszystkim należy rozpoznać przychód z nieodpłatnych świadczeń w postaci nadwyżki inwentaryzacyjnej w kwocie 1000 zł. Będzie to przychód z działalności gospodarczej podlegający opodatkowaniu. Przychodem będzie również kwota uzyskana ze sprzedaży tego towaru, jednakże zgodnie z art. 22 ust. 1d ustawy o PIT podlega on pomniejszeniu o uprzednio rozpoznany przychód z nadwyżek. W konsekwencji dochodem ze zbycia towarów będzie kwota 200 zł (1200 zł – 1000 zł).

Jeżeli natomiast w trakcie inwentaryzacji zostaną stwierdzone niedobory towarowe, możliwe jest ujęcie powstałych różnic w kosztach podatkowych. W kosztach tych można uwzględnić wyłącznie niedobory powstałe w wyniku zdarzenia losowego, które nie było zależne od podatnika, tylko związane z jego normalnym i racjonalnym działaniem.

Wartość remanentu początkowego i końcowego uwzględniana jest w bilansie firmy i ma wpływ na wysokość kosztów uzyskania przychodów poniesionych w danym okresie podatkowym.