Rozwój płatności elektronicznych to nie tylko wygoda i oszczędność czasu. Okazuje się, że wykorzystując możliwości współczesnych banków, przedsiębiorca może zapewnić sobie dowód księgowy nawet wtedy, gdy nie posiada faktury. Taką funkcję - w określonych przypadkach - może spełniać potwierdzenie przelewu.
Potwierdzenie przelewu a koszty uzyskania przychodów
Aby podatnik mógł zakwalifikować dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów, powinien spełniać definicję zapisaną w art. 22 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z nią musi być poniesiony w celu osiągnięcia lub zachowania przychodów bądź zachowania ich źródła, a ponadto nie może być wymieniony w zestawieniu wydatków niemożliwych do zakwalifikowania w koszty uzyskania przychodu, który znajduje się w art. 23 wspomnianej ustawy.
Wydatek, który przedsiębiorca chce ująć w kosztach podatkowych, musi być właściwie udokumentowany - najlepiej fakturą. Jednakże może się zdarzyć, że uzyskanie takiego dokumentu jest niemożliwe - czasem przedsiębiorca musi zadowolić się np. potwierdzeniem przelewu. Z tego powodu ustawodawca dopuścił ewidencję kosztów także na bazie innych dowodów księgowych.
- dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem,
- noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi,
- dowody przesunięć,
- dowody opłat pocztowych i bankowych,
- inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa poniżej.
Podstawowym zobowiązaniem podatnika jest rzetelne i niewadliwe prowadzenie KPiR, dlatego wymienione wyżej dowody księgowe muszą dokumentować operację gospodarczą zgodnie z jej faktycznym przebiegiem i zawierać minimum:
- wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
- datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
- przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
- podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
W niektórych przypadkach wystarczy dowód wewnętrzny, do którego zastosowanie mają regulacje zawarte w par. 14 - chodzi tu np. o opłaty sądowe czy skarbowe.
