Poradnik Przedsiębiorcy

Zasady prowadzenia księgi przychodów i rozchodów

Jedną z najpopularniejszych form prowadzenia księgowości wśród małych podatników rozliczających się na zasadach ogólnych lub liniowo jest księga przychodów i rozchodów. W księdze przychodów i rozchodów, w skrócie KPiR, ujęciu podlegają wszystkie przychody oraz koszty związane z przedmiotem działalności, otrzymane lub poniesione w okresie jej prowadzenia. Na podstawie informacji zawartych w KPiR, w odniesieniu do wartości przychodów i kosztów, następuje wyliczenie zobowiązania podatkowego. Dowiedź się, jakie są zasady prowadzenia księgi przychodów i rozchodów!

Kiedy księga przychodów i rozchodów jest wymagana?

W przypadku wyboru formy opodatkowania na zasadach ogólnych (skala podatkowa) lub podatku liniowego, księgę przychodów i rozchodów należy prowadzić obowiązkowo. Sytuacja dotyczy nie tylko jednoosobowych działalności gospodarczych, lecz także spółek jawnych, partnerskich i cywilnych, zakładanych przez osoby fizyczne. Ponadto KPiR mogą prowadzić te podmioty, których przychody netto za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyły kwoty 2 000 000 euro w walucie polskiej przeliczonej po kursie NBP z pierwszego, roboczego dnia października tego roku (dla 2018 r. będzie to więc kwota 8 627 400zł). W momencie przekroczenia wskazanej kwoty konieczne będzie prowadzenie pełnej księgowości.

W wyjątkowych sytuacjach przedsiębiorca może zostać zwolniony z prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Wśród wyjątków wyszczególnia się: chorobę podatnika, jego zaawansowany wiek czy wielkość przedsiębiorstwa. Jednak aby zostać zwolnionym z tego obowiązku, trzeba złożyć podanie w urzędzie skarbowym przynajmniej 30 dni przed miesiącem, od którego chcemy zrezygnować z prowadzenia KPiR.

Warto zaznaczyć, że księga przychodów i rozchodów nie musi być prowadzona przez właściciela firmy. Często podatnicy korzystają z usług profesjonalnych biur rachunkowych w zakresie prowadzenia księgowości.

Księga przychodów i rozchodów – kiedy założyć?

Księga przychodów i rozchodów powinna zostać założona wraz z dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej. W przypadku, kiedy już prowadzimy firmę, a zmieniamy na przykład formę jej opodatkowania na podatek liniowy lub zasady ogólne, prowadzenie księgi przychodów i rozchodów zaczynamy wraz z 1 stycznia nowego roku podatkowego. Ponadto na poinformowanie urzędu skarbowego o zmianie formy opodatkowania mamy czas do 20 stycznia.

To, czy księga będzie prowadzona w formie papierowej, czy elektronicznej, zależy od decyzji i wygody przedsiębiorcy. Na rynku dostępnych jest wiele programów komputerowych przeznaczonych specjalnie do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Funkcje oferowanych pakietów zdecydowanie to ułatwiają, dokonując niezbędnych obliczeń za podatnika. Jeśli zdecyduje się on na prowadzenie księgi przychodów i rozchodów w formie papierowej, a ma taką możliwość, gdyż przepisy nie narzucają formy elektronicznej, musi on pamiętać o tym, aby wszystkie jej strony oraz poszczególne wpisy były ponumerowane w odpowiedniej kolejności.Jednym z dostępnych na rynku programów do księgowości online jest wFirma.pl, która zawiera wygodne narzędzia do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów.

Zasady prowadzenia księgi przychodów i rozchodów

Co do zasady księga przychodów i rozchodów powinna być prowadzona w sposób rzetelny, jasny i przejrzysty. Zarówno każdy przychód, jak i koszt powinien podlegać ujęciu w niej w momencie jego uzyskania/poniesienia. Księga przychodów i rozchodów, co do zasady, jest przedstawiana w formie tabelarycznej z podziałem na poszczególne kolumny dotyczące zarówno przychodów, jak i kosztów. Księgowania należy dokonywać na podstawie posiadanych dokumentów, poprzez ich ujęcie w odpowiednich pozycjach tabeli. Następnie na koniec miesiąca należy dokonać podsumowania każdej kolumny oraz wyliczenia na tej podstawie wysokości zobowiązania podatkowego.

Co powinna zawierać księga przychodów i rozchodów?

Jak wskazano powyżej, w księdze prowadzonej w sposób rzetelny, jasny i przejrzysty powinny znaleźć się wszystkie transakcje firmy. Mowa tu zarówno o przychodach związanych ze sprzedażą usług lub towarów, jak i wszelkich poniesionych wydatkach, w tym nie tylko faktur dokumentujących koszty, lecz także pensjach dla pracowników, opłat za prąd, internet, zakup materiałów i towarów handlowych, a także kosztach szkoleń pracowniczych. Zasady prowadzenia księgi przychodów i rozchodów jasno określają wydatki podlegające ujęciu, które zgodnie z art. 22 ust. 1 muszą spełniać warunki do uznania ich za koszty uzyskania przychodów. W myśl przepisów za koszty uzyskania przychodów uznaje się wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła. Oznacza to, że wszystkie wydatki, które nie dotyczą prowadzonej działalności gospodarczej, nie podlegają ujęciu w księdze przychodów i rozchodów.

Księga przychodów i rozchodów – właściwości kolumn

Na strukturę księgi przychodów i rozchodów składają się poszczególne kolumny, z których każda jest opisana w załączniku do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r.. Prawidłowe prowadzenie księgi przychodów i rozchodów powinno uwzględniać obowiązujące opisy:

  • Kolumna 1 zawiera liczbę porządkową, nadawaną kolejnym wpisom. Jeżeli np. numerem czwartym zostanie oznaczona faktura za zakup biurka do gabinetu, wówczas ten sam numer otrzymuje również dowód zakupu.
  • Kolumna 2 zawiera datę wydatku lub przychodu (daty wpisu oraz dowodu transakcji muszą być ze sobą zgodne).
  • Kolumna 3 to miejsce, gdzie należy umieścić numer faktury lub numer innego dowodu zakupu. Jeżeli w ciągu jednego dnia dokonanych zostało kilka transakcji zakupu, wówczas należy wpisać tylko numer zestawienia faktur.
  • W 4 i 5 kolumnie wprowadzane są dane kontrahentów – imiona i nazwiska lub nazwy firm oraz ich adresy.
  • Kolumna 6 zawiera informacje na temat rodzaju transakcji. Należy w niej zawrzeć informację, czy przedmiotem transakcji był przychód, czy wydatek, wraz z dodatkowym opisem, np. „zakup kserokopiarki”.
  • Kolumna 7 zawiera dokładną kwotę przychodu.

Przedsiębiorcy prowadzący kantory wymiany walut w kolumnie 7 wpisują miesięczny przychód, który jest sumą wykazu kupna oraz sprzedaży wartości dewizowych. Natomiast podatnicy, którzy zajmują się udzielaniem pożyczek pod zastaw (np. w lombardach), wpisują w tej kolumnie sumę wszystkich prowizji wpłaconych w danym miesiącu albo kwotę, którą uzyskali, sprzedając zastawione towary na rzecz udzielonych pożyczek. Ponadto są oni zobowiązani do prowadzenia dodatkowych ewidencji w księdze przychodów i rozchodów.

  • Kolumna 8 to miejsce, w którym należy uwzględnić wszystkie przychody, jakie uzyskuje firma, niezwiązane bezpośrednio ze sprzedażą towarów lub usług. Mogą to być różnego rodzaju przychody, np. odszkodowania czy dotacje.
  • W kolumnie 9 należy zsumować wartości z dwóch poprzednich kolumn.
  • W kolumnie 10 uwzględnia się zakup materiałów podstawowych, których firma potrzebuje do produkcji swoich wyrobów oraz zakup towarów handlowych, które są przeznaczone do sprzedaży w formie niezmienionej. Podatnicy prowadzący działalność kantorową, powinni umieszczać w tej kolumnie informację o sumie walut, które zakupili w danym miesiącu, odpowiednio przeliczoną na złotówki.
  • Kolumna 11 to miejsce, gdzie należy uwzględnić koszty poniesione w związku z wydatkami z kolumny 10. Mogą to być na przykład koszty transportu materiału, opłata za załadowanie i rozładowanie itp.
  • W kolumnie 12 należy ująć informacje o pensjach pracowników, niezależnie od tego, czy wynagrodzenie jest wypłacane w gotówce czy w naturze – wartości w tej kolumnie powinny być ujęte w kwocie brutto. W przypadku pensji wypłacanej w naturze pracodawca musi dokonać wyceny towaru, którym płaci pracownikom.
  • W kolumnie 13 uwzględnia się wszystkie pozostałe koszty, które nie zostały wymienione w poprzednich kolumnach. Będą to między innymi wydatki na ubezpieczenia dla pracowników, czynsz za wynajmowany lokal, opłaty administracyjne itd. Do podsumowania kosztów z kolumn 12 i 13 wykorzystujemy kolumnę 14.
  • Kolumna 15 zazwyczaj pozostaje pusta, jednak podatnik może w niej ująć koszty z poprzednich lat podatkowych.
  • Kolumna 16 wprowadzona została 8 kwietnia 2016 roku. Służy do wprowadzania kosztów związanych z działalnością badawczo rozwojową, o której mowa w art. 26f ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
  • Ostatnia kolumna 17 zatytułowana jest „uwagi” i jak sama nazwa wskazuje, przeznaczona jest do wpisywania adnotacji do konkretnych wpisów, ale też do zapisywania pobranych zaliczek.

Co jeszcze ujmujemy, a czego nie w KPiR?

Zasady prowadzenia księgi przychodów i rozchodów odnoszą się także do ujmowanych w niej transakcji. Oprócz standardowych przychodów i kosztów należy w niej ujmować także wartości przeprowadzanych na koniec i na początek roku remanentów. Ich księgowanie najczęściej ma miejsce w kolumnie 15 lub sporadycznie w kolumnie 13. Różnica w księgowaniu jest zależna od indywidualnych praktyk, w przepisach nie jest bowiem jasno zaznaczone, w której dokładnie kolumnie wartości te powinny zostać ujęte. Jako że wartość remanentów nie wpływa na zobowiązanie podatkowe, indywidualne ich umiejscowienie w kolumnie 13 lub 15 nie ma większego znaczenia. Każdy przedsiębiorca na początku roku kalendarzowego oraz na końcu wprowadza wartości przeprowadzonych spisów z natury, co oznacza, że stanowią one zawsze pierwszą i ostatnią pozycję w księdze przychodów i rozchodów.

Ponadto w księdze przychodów i rozchodów nie ujmujemy:

  • zaliczek na poczet przyszłych dostaw towarów lub usług zarówno sprzedawanych, jak i kupowanych,
  • kosztów związanych z inwestycją, która jest realizowana,
  • wartości otrzymanych dotacji,
  • wartości dotyczących opakowań zwrotnych.