Poradnik Przedsiębiorcy

Nota księgowa (obciążeniowo-uznaniowa) - wzór z omówieniem

Nie wszystkie transakcje, które są dokonywane pomiędzy podmiotami, muszą być dokumentowane fakturą. Zdarzają się sytuacje, kiedy wystarczającym dokumentem pozwalającym na obciążenie i równocześnie uznanie obciążenia przez drugą stronę jest nota księgowa, zwana także notą obciążeniowo-uznaniową.

Nota księgowa - w jakich sytuacjach się ją wykorzystuje?

Noty księgowe wykorzystywane są w sytuacjach, kiedy należy udokumentować transakcje niepodlegające opodatkowaniu podatkiem VAT. Najczęściej są to cele: 

  • obciążenia dłużnika naliczonymi odsetkami od niezapłaconych zobowiązań;

  • obciążenia kontrahenta karą umowną za nieterminową realizację umowy;

  • uznania dłużnika kwotą umorzonego długu;

  • udokumentowania żądania wypłaty odszkodowania od ubezpieczyciela;

  • sprostowania pomyłek w wystawionych wcześniej dowodach księgowych;

  • przenoszenia kosztów niepodlegających opodatkowaniu na nabywcę np. opłat skarbowych.

Nota księgowa a ustawa o rachunkowości

Nota księgowa z powodzeniem może być podstawą do zapisów w księgach rachunkowych. Jednak warunkiem jest, aby widniały na niej informacje wymienione w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości:

  1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
  2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
  3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
  4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;
  5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
  6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Ze względu na to, że nota księgowa nie dokumentuje zmiany stanów aktywów ani też nie jest dowodem zastępczym, nie ma potrzeby składania na niej podpisów, wystarczą znaki zapewniające ustalenie danych osób.

Nota księgowa a kwestia KPiR

Jeżeli nie jesteśmy pewni, jakie dokumenty mogą być podstawą zapisów w księdze przychodów i rozchodów, odpowiedź można znaleźć m.in. w § 12 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, gdzie zostało określone, że podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

  • faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej "fakturami", wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub (...)
  • inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
    • wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
    • datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
    • przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
    • podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

Zgodnie z powyższym, nota księgowa może być uznana za inny dowód księgowy i jednocześnie stanowić podstawę do zapisów w księdze przychodów i rozchodów. Jednak, jak można przeczytać w § 13, podstawą zapisów w podatkowej księdze może być nota księgowa otrzymana od kontrahenta lub przekazana kontrahentowi. Jednak tylko taka, która została sporządzona w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego.Należy również podkreśli, że nota księgowa nie jest notą korygującą.W innych przypadkach, aby nota stanowiła dowód księgowy, musi być dodatkowo potwierdzona wyciągiem bankowym lub umową.

Do pobrania:

pdf
Nota księgowa obciążeniowo-uznaniowa.pdf druk do ręcznego wypełnienia
doc
Nota księgowa obciążeniowo-uznaniowa.doc edytowanie, wydrukowanie, zapisywanie