Prawidłowe potwierdzanie zapłaty dokonanej gotówką

Z dniem 1 stycznia 2013 roku w życie weszły przepisy dotyczące tzw. korekty kosztów na gruncie podatku dochodowego. Zgodnie z art. 24d ust. 1 oraz ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podatnik jest zobligowany do zmniejszenia kosztów uzyskania przychodu o kwoty wynikające z faktur, rachunków, umów i innych dokumentów, gdy zobowiązanie to nie zostało uregulowane w ciągu 30 dni od terminu płatności, wskazanego na dokumencie. W sytuacji, gdy termin płatności jest dłuższy niż 60 dni, zmniejszenia kosztów dokonuje się z upływem 90 dni od daty zaliczenia tej kwoty do kosztów uzyskania przychodu, o ile nie została ona uregulowana w tym terminie. 

W związku z powyższym przepisem przedsiębiorcy zgłaszają szereg wątpliwości co do sposobu dokumentowania płatności swoich zobowiązań. Jeżeli wierzytelność zostanie uregulowana przelewem lub za pomocą karty płatniczej, oczywistym jest, że wystarczającym dowodem płatności w tej kwestii będzie wyciąg bankowy. W celu zachowania porządku w swojej dokumentacji podatnik może każdą z faktur lub innych dokumentów opłaconych w ten sposób opisać np. “Zapłacono przelewem dnia …” + podpis. Przedsiębiorca może również prowadzić dodatkową ewidencję płatności zobowiązań, w której będzie ujmował informacje o ich uiszczeniu. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jak powinno wyglądać prawidłowe potwierdzanie zapłaty dokonanej gotówką.

Potwierdzanie zapłaty dokonanej gotówką

Zgodnie z art. 462 par. 1 Kodeksu cywilnego dłużnik, spełniając świadczenie, może żądać od wierzyciela pokwitowania. Gdy wierzyciel nie chce go wydać, wówczas dłużnik może powstrzymać się ze spełnieniem świadczenia albo złożyć przedmiot świadczenia do depozytu sądowego.

Czy w przypadku płatności gotówką wystarczające jest potwierdzanie zapłaty na fakturze? Tak, ale jedynie w sytuacji, gdy na dokumencie zakupu znajduje się fraza “Zapłacono” wraz określeniem wartości lub “Do zapłaty: 0 zł”. Co ważne, samo wskazanie gotówki jako sposobu zapłaty nie jest jednoznaczne z uregulowaniem należności. W praktyce gospodarczej niektóre firmy stosują pieczątki “Zapłacono gotówką” przybijane na dokumencie w momencie zapłaty. Rozwiązanie takie również jest prawidłowe. Ponadto respektowane są odręczne adnotacje np. “Zapłatę otrzymano”. Te czynności należy uznać za poprawne potwierdzanie zapłaty dokonanej gotówką.

Kolejną wątpliwością, jaka może pojawić się przy płatności gotówką w świetle obowiązujących przepisów jest pytanie o to, jakie elementy powinno zawierać pokwitowanie wystawione przez wierzyciela? Niestety przepisy Kodeksu cywilnego nie określają, jakie dane powinny znaleźć się na takim dokumencie. Mimo to niezbędnymi wydają się być:

  • nazwa dłużnika lub jego imię i nazwisko,
  • kwota uregulowanego zobowiązania,
  • tytuł zobowiązania,
  • podpisy.

Na co dzień wielu przedsiębiorców, zamiast specjalnych pokwitowań wykorzystuje w tym celu gotowe druczki dokumentów kasowych, jak np. KP - kasa przyjmie, który również może zostać wystawiony w związku z dokonaniem płatności gotówką.

Posiadanie dowodu zapłaty jest istotne nie tylko ze względu na tzw. korektę kosztów, ale również w przypadku dochodzenia swoich roszczeń na drodze sądowej. Z punktu widzenia art. 6 Kodeksu cywilnego, ciężar udowodnienia faktu dokonania płatności spoczywa na osobie, która z faktu tego wywodzi skutki prawne. Przykładem takiej sytuacji może być uregulowanie przez firmę należności za towar, którego w rzeczywistości dostawca nigdy nie dostarczył.