Wirtualna księgowość - dlaczego warto ją prowadzić?

Od kilku lat możemy obserwować znaczny wzrost zainteresowania internetem nie tylko pod kątem rozrywki, lecz także praktycznych rozwiązań, które miałyby ułatwić nam codzienne życie oraz pracę. Wiele czynności można wykonywać w sposób wirtualny np. zarządzać swoimi finansami i robić przelewy, komunikować się z innymi przy pomocy poczty elektronicznej bądź portali społecznościowych, prowadzić działalność gospodarczą i oczywiście księgowość. W wielu przypadkach nie musimy nawet opuszczać własnego mieszkania, aby zarabiać pieniądze i zarządzać własną firmą. Wygodnie, komfortowo, szybko, ale czy bezpiecznie? Nad tym zastanawia się wielu, szczególnie jeżeli w grę wchodzi wirtualna księgowość. Mimo że już bardzo dużo osób zrezygnowało z usług klasycznego księgowego, to nadal istnieją obawy przed księgowością online. Czy można na tym zyskać i w jaki sposób?

Klasyczna księgowość kontra wirtualna księgowość 

Wirtualna księgowość wbrew pozorom nie jest do końca czymś nowym. Jedyne, co zmienia się w tego typu usługach to sposób ich prowadzenia. Potrzebujemy wyłącznie komputera i dostępu do internetu. W ostatnich latach na rynku pojawiło się bardzo dużo firm, które oferują wirtualną księgowość. Oznacza to, że mamy bardzo szeroki wachlarz ofert, jednak nie każdy wybór musi okazać się tym najlepszym. W pierwszej kolejności trzeba zasięgnąć informacji na temat poszczególnych usługodawców i dopiero potem podjąć decyzję. Pamiętajmy, że chodzi o finanse naszej firmy, dlatego warto zadbać, aby były one w dobrych rękach.

O finansach, księgowości i prowadzeniu firmy mówi się w sieci bardzo dużo. Można na ten temat przeczytać mnóstwo tekstów, w których przedstawia się innowacyjne rozwiązania. Nieustannie poszukuje się coraz nowocześniejszych narzędzi, które miałyby ułatwić przedsiębiorcom prowadzenie firmy. Dzięki wirtualnej księgowości nie musimy wychodzić z domu, jechać do biura księgowego celem zawiezienia dokumentów czy tez omówienia istotnych spraw.

Więcej możliwości i wygodne rozwiązanie

Wirtualna księgowość rozwija się z roku na rok, a to za sprawą dużego zainteresowania tymi usługami. Szczególnie firmy w dużych miejscowościach oraz te prowadzone w zaciszu własnego domu, który znajduje się daleko od miasta, decydują się na takie rozwiązanie. Nie muszą już poświęcać całego dnia na wizytę u księgowej i jest to wygodne. W internecie mamy dostęp do wielu portali księgowych, które w pewien sposób różnią się między sobą. Możemy wybierać spośród:

  • prowadzenia księgowości w oparciu o księgi przychodów i rozchodów;

  • możliwości wglądu do danych księgowych oraz dostarczania dokumentów przez internet;

  • całkowitego prowadzenia księgowości online.

To jednak tylko wierzchołek góry lodowej, ponieważ obecnie mamy dostęp również do usług księgowych, które oprócz podstawowych obowiązków oferują pomoc w związku z otworzeniem działalności gospodarczej lub doradztwo finansowe. Możemy również uzyskać program do fakturowania i tym samym w jednym miejscu mamy wszystkie potrzebne nam narzędzia.

Aby móc skorzystać z oferty wirtualnej księgowości, trzeba zarejestrować się na odpowiedniej platformie. Przed zaakceptowaniem regulaminu, który jest formą zawarcia umowy, należy go bardzo dokładnie przeczytać. Następnie wprowadzamy wszystkie potrzebne systemowi dane i możemy korzystać z oferowanych usług. Dodatkową korzyścią, jaką czerpiemy z księgowości wirtualnej jest to, że na podstawie wszystkich informacji dotyczących firmy konsultanci udzielają nam cennych wskazówek i rad. Zatem brak możliwości spotkania twarzą w twarz nie jest już przeszkodą, aby móc się swobodnie komunikować i ustalać wszystkie ważne decyzje.

Mała firma - wirtualna księgowość  jest dla ciebie

Nad taką formą księgowości powinni zastanowić się szczególnie ci przedsiębiorcy, którzy prowadzą małą firmę. Zaleca się ją również jednoosobowym działalnościom i freelancerom. Duże przedsiębiorstwa stawiają przed księgowymi dużo większe wymagania, co oznacza, że oczekują niestandardowych rozwiązań, które bardzo trudno jest wdrożyć przy prowadzeniu wirtualnej księgowości. Jeżeli rozliczamy niewielką liczbę dokumentów, zdecydowanie się na księgowość online będzie bardzo dobrym krokiem, ponieważ znacznie usprawni działanie firmy oraz pozwoli zaoszczędzić czas i pieniądze.

Pakiet korzyści, które może dawać wirtualna księgowość jest bardzo bogaty, jednak pozostaje jeszcze jedna bardzo istotna kwestia, a mianowicie odpowiedzialność za ewentualne błędy. Kto właściwie ją ponosi? W przypadku tradycyjnej księgowości sprawa jest jasna, ponieważ biuro rachunkowe musi posiadać ubezpieczenie i licencję potwierdzającą kwalifikacje, zatem prowadzenie księgowości jest w maksymalnym stopniu chronione przed wszystkimi pomyłkami i zagrożeniami.

W momencie, kiedy korzystamy z wirtualnej księgowości, sprawa nie zawsze jest taka jasna i klarowna. Zdarza się, że platforma ponosi pełną odpowiedzialność za swoje działania, ale może również zaznaczyć, że w niektórych przypadkach i z zakresu konkretnych usług odpowiedzialność leży po stronie klienta. Właśnie dlatego tak ważne jest czytanie regulaminu platformy.

Księgowość mobilna, czyli krok naprzód

Własna firma często wiąże się z dużą liczbą obowiązków, godzinami spędzonymi w biurze czy na spotkaniach biznesowych i wyjazdach służbowych. Czasami nie mamy czasu na wizytę u swojego księgowego, aby omówić z nim wszystkie strategie działania oraz podpisać stosowne dokumenty. Innowacyjne rozwiązanie księgowości wirtualnej to duże ułatwienie dla przedsiębiorców i skorzystanie z takiej możliwości może pomóc w usprawnieniu prowadzania swojej działalności.

Mniej obowiązków to więcej czasu na doskonalenie swojej firmy. Platformy, które przystosowały swoją stronę i usługę do urządzeń mobilnych, cieszą się większą popularnością. W każdej chwili i z każdego miejsca możemy sprawdzić, jak wygląda nasza sytuacja finansowa. Jesteśmy na bieżąco i możemy kontrolować wszystko, co dzieje się w naszych sprawach księgowych:

  • Wystawianie faktur sprzedaży odbywa się przy pomocy programu do fakturowania. Nie musimy już ręcznie ich wypełniać, co wiązało się z wizytą w biurze księgowym.

  • Faktury po zatwierdzeniu są automatycznie rozsyłane do klientów. Wszystkie operacje znajdują się w systemie, a my w każdej chwili możemy sprawdzić, które faktury zostały już zapłacone, a które jeszcze nie.

  • Będziemy również dużo lepiej poinformowani, ponieważ przed spotkaniem z klientem możemy sprawdzić historię płatności i tym samym jego rzetelność.

  • Informacje o terminach płatności otrzymujemy SMS-em bądź mailem i mamy do nich wgląd 24 godziny na dobę.